档案管理和利用

摘 要：本文重点阐述档案管理工作的重要性和档案在文秘工作中

能发挥怎样的重大的作用、产生怎样深远的意义,文秘人员应如何做好档案的管理工作,以及如何更好的利用档案,使文秘人员在工作中更加的得心应手,提高文秘工作的效率.

关 键 词：档案管理意义档案利用工作效率

档案管理工作在知识的范畴内有着浓缩精华,承载与融汇知识量和展示知识,并将知识的信息量转变为人类寻求发展壮大的能量作用.因而人们常说,档案是人类知识和文化的结晶就是这个道理.档案是历史的真实记录,这是它的价值所在.它是客观形成的,是确凿的原始材料和历史.档案的管理和利用工作作为文秘工作中重要的组成部分,需要文秘人员进行深入的探讨,信息社会的到来,给档案的管理和利用工作提出了新的、更高的要求.同时文秘人员也要认清社会发展的形式,运用新的、科学的管理方法,更好地做好档案工作,让其发挥更大的作用.适应在快速变化社会中的新的发展需要,提高文秘人员的工作效率.

1档案的起源及分类

1.1档案的起源档案是人类发展到一定阶段的产物,是处理完毕的、具有参考价值的、集中保存的、系统的历史文件,是档案信息与档案客体的复合体,它具有个体意识和群体意识的功能.提高档案工作的效率与质量,可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息.“档案”一词源于清朝,在此以前在不同的朝代有不同的称谓.例如：在商朝叫做“册”,在周朝叫做“中”,在秦朝叫做“典籍”,在汉魏以后就叫做“文书”“文案”“案牍”和“簿书”了.据史料记载,清代是最早出现“档案”一词的.主要见于清代档案康熙十九年（1680年）的《起居注》中,书中记载：“边外文字,多书于木,往来传递者曰牌子,以削木片若牌故也；存储年久者曰档案,曰档子,以积累多贯皮条挂壁若档故也.然今文字书于纸者,也呼为牌子、档子矣.”所以,档案一词,沿用到现在,已经有三百多年的历史.

1.2档案的类型一般说来,档案的类型包括以下几种类型：

1.2.1按照档案的所属机构划分.按照档案的所属机构可分为国家机构档案、事业单位档案、企业单位档案、党派团体档案等.

1.2.2按照档案的性质和内容划分.按照档案性质和内容可分为行政档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、立法档案、诉讼档案、军事档案、艺术档案、宗教档案等.

1.2.3按照档案载体形式划分.按照记录信息方式可分为文字档案、图形档案、声像档案.声像档案又分为照片、录音、录像、影片档案.

1.2.4按照记录信息方式划分.按照记录信息方式划分,一般可分为古代档案、近代档案和现代档案.

1.2.5按照常见的档案分类.根据我国档案管理的习惯做法,一种是一般将档案划分为专门档案、科学技术档案和文书档案三大类；另一种是将档案划分为普通档案和专门档案两大类；第三是将其划分为社会管理档案和科学技术档案两大类.在每一大类下再分别继续下分.

2档案的管理

2.1档案管理的定义档案管理,是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动.包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用.

2.2档案管理的制度档案管理的制度包括：档案人员岗位责任制、档案保管制度、档案保密制度、档案移交制度、档案立卷归档制度、档案统计制度、档案的开发利用、检查与考核.做好档案的管理制度有着深远的社会意义,比如：从当前企业改革的现实要求来说,企业档案和企业档案工作也是不可或缺的.建立现代企业制度是国有企业改革的方向,并要求全面、准确地把握“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”这个现代企业制度的基本特征.

2.3档案管理工作的作用和意义

2.3.1档案是单位工作的查考凭据.档案是当时当事直接使用的文件资料转化来的,并非事后不使用另行编制的,档案记录了单位当时活动的状况,其中包括行使行政职权的法律依据,处理行政事务的过程与结果,以及管理活动的经验,它可以成为使人信服的历史证据,它是任何单位连续工作必须查考的凭据.

2.3.2档案是各类活动的参考依据.档案涵盖了单位各个时期的建设、科研、运营等各项工作活动中形成的具有价值的文献资料,档案中记载了各种活动的情况、成果、经验和教训,记录了各方面信息,反映了各类活动情况,能在不同程度上和不同的方面为单位发展和建设提供咨询研究、统计监督的情报信息,对制订工作计划,检查和总结运营情况,推广先进技术和管理经验等,都是重要的参考材料.

2.3.3档案是单位资产组成部分.档案作为单位各项工作及其管理活动的真实历史记录,其价值在于其记录中所蕴含的内容.首先档案是单位固定资产和流动资产的构成要素.设备仪器、房屋及建筑物这些“硬件”在其有效使用期间离不开对其起保证与依据作用的“软件”――档案,两者作为一个整体共同构成单位的固定资产.其次档案是单位无形资产的组成部分,如党群工作档案、行政管理档案、运营管理档案及科学技术管理档案等,它们真实记录着单位科技水平、文化建设及管理状况等,并伴随单位工作、运营发展的始终,是无形资产的构成要素.

2.3.4档案是科学研究的基础和必要条件.无论科学研究还是技术创新,所有的科研工作都需要借助于各种各样的档案资料才能更快更好地取得成果,一方面过去专门进行的科学研究的原始记录可供现实研究工作直接借鉴,另一方面,从记录广泛丰富的经验中,可为各项研究活动提供试验、观察和理论概括基础材料.

2.3.5档案机构是单位的历史宝库.档案室是单位的历史资料和特有的知识、技术等资料的库存地,它怎么写作于单位的各项工作,同时也是对外怎么写作的窗口,是社会公信度最高的部门.