高校人事档案达标工作中存在的问题应对

【摘 要】高校人事档案达标中存在着收集材料泾渭不明、鉴别材料真检测不辨、补充材料千篇一律、认定“三龄一历”生搬硬套等问题.解决对策主要是：收集人事档案材料应以突出“个性化”内容为重点；鉴别人事档案材料应以“客观严谨”为核心；材料补充及说明确材料真实性；“三龄一历”认定应有凭有据.

【关 键 词】高校；人事档案；达标工作；存在问题；解决对策

近年来,为进一步贯彻落实组织部对干部档案工作实行目标管理的要求,提高干部档案管理工作的制度化、规范化和科学化水平,各高校也高标准的完成干部人事档案目标管理达标工作.但在实际的操作过程中还存在一些问题,必须认真加以应对.

一、高校人事档案达标中存在的主要问题

近几年,为进一步贯彻落实组织部对干部档案工作实行目标管理的要求,相关文件规定各高校也必须严格按照《干部人事档案工作目标管理暂行办法》及《干部人事档案工作目标管理考评标准》（组通字[1996]55号）达标.鉴于人事档案达标的重要性和紧迫性,各高校分秒必争,动用一定的人力、物力、财力全面开展干部人事档案整理工作.目标管理达标要求无疑是对以前零散或不规范的干部人事档案是一缕阳光,但在档案达标操作过程中却存在一些特殊问题,笔者现提供出来望各位共同探讨.

1.收集材料泾渭不明

全国干部人事档案达标工作要求（下称达标要求）全面收集材料,确保档案内容齐全.基于传统做法的影响,目前,高校人事档案收集工作的着眼点不是放在个人科研能力、干部德、能、勤、绩、廉工作业绩等方面,强调的仍然是搜集个人政治历史、家庭社会关系等方面的材料.这种收集材料泾渭不明的做法,既体现不出教职工的突出成绩,也失去了挖掘和提拔干部的最佳渠道.

2.鉴别材料真检测不辨

达标要求按照相关文件规定认真甄别材料的真伪,判定材料的保存价值.但在实际操作中,人事组织部门对于材料的来源、真实性都没有认真进行辨别,当然对书的真伪更不加辨别,也无从辨别.凡是复印件都接收并统一盖章确认,甚至存在对涂改伪造的档案材料也盖章确认的情形.这种画蛇添足的做法使档案失去了其达标的真实意义.

3.补充材料千篇一律

为能满足达标规定,顺利达标,对于档案中缺失的各种原始材料,各高校几乎采取千篇一律的补填方式或个人说明,比如须有1988年版的干部履历表,如没有,重新填写；档案中历史性形成的材料中如缺少相关信息,补填,关系个人至关重要的陈年档案材料通过各种途径无法获取的等等,几乎采取千篇一律的补充方式或特别说明方式进行补充.这样的做法有失档案材料的原始性、真实性.

4.认定“三龄一历”生搬硬套

“三龄一历”指的是干部出生年月、参加工作时间、入党时间、学历等信息.达标要求特别强调要突出对“三龄一历”的审核.因缺乏对人事档案严肃性和真实性的认识和了解,多年来,大多数教职工在填写人事信息时随心所欲,于是乎不同程度的出现了其“三龄一历”等内容与真实情况甚至历史记载不符的现象,这种不严谨的做法严重破坏了人事档案的严肃性、真实性.在认定“三龄一历”时,档案人员也机械的理解为都是按照人事档案中最早形成的一份材料来认定,于是出现了实际年龄大于或小于档案年龄；实际参加工作时间早于或晚于档案工作时间；入党时间也标准不一；对于学历弄虚作检测的,未加辨别也未从辨别更无法辨别,干部人事目标管理达标工作有流于形式之嫌.

二、高校人事档案存在问题的应对策略

1、收集人事档案材料应以突出“个性化”内容为重点

《干部人事档案材料收集归档规定》第十四条明确指出,人事档案材料的收集范围包括“专业拔尖人才材料,科研工作及个人表现评定材料,业务考绩材料,创造发明,科研成果鉴定材料,著作、译著和有重大影响的论文目录等.”针对上述高校人事档案收集材料主次不分、泾渭不明的做法,档案人员应把以前作为收集重点的政审材料转换为反映个人业务能力、专业技术特长、学术科研成果等重点上来.人事档案材料收集应实现以“个性化”内容为重点的转化,其实际也是考察人才以德、能、勤、绩、廉为工作业绩的重大飞跃,也真正发挥了人事档案阅卷如见人的作用.

2、鉴别人事档案材料应以“客观严谨”为核心

档案材料的客观严谨性是人事档案的“生命线”.鉴于此,档案人员在审核鉴别存档材料时,应严格把好材料“入口关”,同时,要加强自己的业务水平及鉴别能力,形成一套与时俱进能准确、快速甄别日益繁杂的档案材料的鉴别方法,以确保归档材料的客观真实性.针对不同的材料分别采取直观判断、材料对比、逻辑推理等方法鉴别,这样就可以避免不规范、不完整、不真实的材料进入个人档案.同时,必须不断地完善伪造材料的处理机制,比如采取不断强化虚检测材料清除、日益细化责任追究等处理制度,确保档案的完整性、真实性.

干部人事档案反映的是材料的原始性和真实性.对于材料中必须填写的内容要根据材料的时间性及实际情况补填,比如干部履历表中缺填的重要信息,年代久远的不适宜补填,补填的内容笔迹和墨迹不一致有损材料的原始性,解决的办法要么补充说明,要么补填就近的一份.对个人至关重要且时间久远的材料,档案材料内容缺一不可,并且达标也要求必须齐全.但通过各种途径无法找回或出具证明也相当困难,采取的方式是补充说明,补充说明切忌照葫芦画瓢,要根据不同情况,尊重事实本身书写说明,并经相关单位（部门）或证人证明方可有效.只有实事求是,才能确保档案材料的真实性.

“三龄一历”的认定工作不但政策性很强,而且也非常严肃.它影响的不仅仅是个人的切身利益,也直接影响人事管理工作的质量.针对教职工人事档案中“三龄一历”填写的“五花八门”现象,具体认定工作时不但要做到不同问题区别对待,同时要严格遵循相应政策规定.（1）出生时间认定.每个人的出生年龄具有惟一性,这是不可改变的客观事实.对个人档案中出生时间填写前后不一致的情况,认定使应根据《中组部、人事部、关于干部退（离）休手续时认定出生日期问题的通知》来进行.通常情况下,认定个人出生时间应以本人最早填写的出生日期为准.针对随心所欲填写阴阳历的教职工,其出生时间以公历为最终认定.

（2）工作时间认定.工作时间是否准确直接关系到一个教职工的工龄,如不客观准确会影响到其工资甚至退休时间.高校人事组织部门在具体认定个人工作时间时,应根据中组部与劳动人事部下发的相关文件进行认定,主要以个人档案中的招工或入伍登记表以及审批表上批准的时间为准；高校毕业生以分配报到的时间为依据；对于民办教师等有特殊经历的教职工,应依国家现行相关政策、人事档案中的原始记载及相关单位出具的有较强证明力的原始证明等材料,并经组织人事劳动部门审批后,方能认定.

（3）入党时间认定.认定入党时间应以《入党志愿书》上批准的时间为准.因我党特殊的历史原因,个人入党时间有算党员大会通过之日的,也有算党委批准之日的.针对个人入党时间存在的不同情形,“入党时间”认定应参照中组部《党员管理手册》的规定进行确定.

（4）学历认定.我国承认的国民教育学历包括全日制和成人高等教育学历.高校人事组织部门在认定教职工的学历时,一定要按照相关文件规定的标准、步骤进仔细审核.教职工毕业的学校是否具备办学资格是审查的第一步；通过人事档案中考生报考登记表、学生登记表等材料来鉴别入学渠道的规范性是审查的重中之重；人事档案中学籍材料记载的完整性是审查的总结性一步.具体来讲,对于留学归国人员及在外国获得学位者的学历认定,应根据国务院学位委员会、教育部文件精神进行确认.党校教育学历的认定,应以人事档案中报考登记表、明、鉴定表、成绩表等材料为核定依据.而对于诸如文化大革命等历史原因造成个人人事档案中无学籍材料的,要根据干部人事档案相关规定进行核定.

【注释】

[1]组织部文件.中组发[2009]12号.

[2]中组部、人事部、文件.组通字[1990]24号.

【参考文献】

[1]高江宁.浅析高校人事档案管理中若干“不合时宜”的问题[J].兰台世界,2006（7）12.

[2]李慧敏.新时期加强高校人事档案管理的思考[J].科技信息,2009（25）739.

[3]李海萍.试论档案工作的目标管理[J].职业技术,2009（2）83.

[4]高宁,张景天,贺珍.浅谈高校档案工作目标管理[J].内蒙古科技与经济,2004（24）59.

[5]王海唐.干部档案“三龄一历”的认定和管理[J].业务研究,2007（4）29.

[6]中组部.干部人事档案工作目标管理考评标准[C].1996.

【作者简介】

张双英（1975-）女,湖南邵阳人,法学硕士研究生,档案馆员,现工作于贵阳学院人事处.