医院科技档案管理

1医院科技档案管理存在的问题

1.1技术档案的不完善、不规范、不准确.由于制度不健全,在某些科研活动中,医务人员不注意积累科技文件材料,更没有监督措施,使档案形成不齐全、不完善、不准确.甚至只保存了最终的呈报、审批及奖励材料,而原始的记录、实验数据等材料都没有.

1.2档案意识不强.有些医务人员缺乏档案意识,有的甚至根本不知道什么是档案,致使绝大多数科技文件材料在现实工作中外流,甚至丢失、损坏.

1.3少数医务人员不愿将科技文件材料归档.科技文件材料的形成记载着医务人员的劳动成果,有一定的价值和使用价值,立卷归档后有利于开发和利用.但是仍有一部分人不愿归档,一是怕交的文件材料不合格,重抄,太麻烦；二是认为留在自己手里用起来比较方便安全,怕有些文件归档后就查不到了；三是确有少数人思想保守,把知识私有化,更有甚者用检测材料检测数据归档.

1.4行文制度不健全,立卷机制不灵活.有些业务科室在某项科研完成后,不经医教科或档案管理部门处理,就向上级部门呈报,不留底稿,不存档,造成归档的文件中只有审批材料.在立卷零散文件材料的收集机制不完善.

1.5没有专职的档案管理人员.

2做好医院科技档案管理工作的对策

2.1增强档案意识,重视档案工作.领导重视是做好科技档案工作的前提.科技档案是医院重要的信息资源.医院领导应把档案工作摆在适当的位置上,关心档案建设,支持档案工作,并向全院职工宣传档案工作的意义、目的,提高其认识,增强其协助档案部门做好档案收集工作的自觉性.

2.2把医院科技文件材料的形成、积累和归档纳入各项管理和制度中.一是纳入医疗工作程序中,例如：某项医疗科研活动,要按照医疗科研的工作程序,明确规定医疗科研准备阶段、研究阶段、鉴定阶段、上报奖励阶段以及推广应用阶段各自应形成和积累哪些文件材料.二是纳入医疗工作计划管理中,每项医疗科研工作在计划阶段,都要相应地把有关文件材料的形成、积累列入计划之中,与科研任务同时下达,同时完成.三是纳入有关人员的责任制中,以强化有关人员的责任感.

2.3发挥各医疗科室的协同作用.对于医疗科技档案的收集,除档案部门收集外,要求业务部门也参加收集,帮助把关.因为业务科室部门最清楚哪些科技文件材料应该归档,从而保证科技档案的完整准确.

2.4强化对零散科技文件材料的收集工作.为使零散科技文件能完整及时地归档,制定了零散文件收集归档的制度,并要坚持下去.在方法上做到三个结合,即全面动员与个别收交相结合,发动医务人员主动交与档案管理人员具体指导相结合,一般要求与有针对性收集相结合.

2.5建立档案人员相应的工作制度.相应的工作制度是做好科技档案管理的可靠保证,为此先后建立了档案人员的责任制度,又相应建立了归档、立卷、阅卷、借卷以及档案收集的交接手续制度,并将制度上墙公布于众.使全院职工了解科技档案收集的意义,使他们放下包袱,消除顾虑,积极参与科技档案管理.

2.6培养档案管理人员的良好素质.档案管理工作要求档案人员业务要精、责任心要强.选派专人到上级档案部门进行短期培训,订阅档案管理刊物进行学习.随着现代科学技术管理手段在档案工作中的应用,要求档案人员熟悉和掌握复制、缩微、视听以及电子计算机等现代技术知识.

3进一步完善科技档案,健全医疗照片档案注释工作

在一项科研成果、一个科研项目或一次科技医疗实践等档案材料中,都有不少照片出现.照片能直观地、形象地反映事物,反映历史.但是,一张照片如果没有文字说明,也就失去了利用和保存的价值,因此,应加强和完善对医疗科技照片档案注释工作.

注释内容要繁简恰当,照片的标题和文字说明要简洁,语言要通顺,避免重复,对不同情况要区别对待.如单张照片或一组照片总说明要详细注释,尽量揭示照片所包含的全部内容,但一般不超过200字.在照片档案注释中繁简要合理、恰当.注释内容要齐全完整,不能随意省略.照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素,它是保持照片档案齐全、完整的必要条件.注释时要避免以误传误.照片注释中涉及的地点、时间、人物等要素必须核实准确,特别是人物的姓名、身份更要准确无误,在注释过程中要防止粗心大意.

（作者单位：洛阳市第一人民医院来稿日期：2013-04-18）