整理的档案要方便基层利用

2012年,我市档案局为了迎接全国新农村档案工作示范市验收,局机关工作人员分成几组到农村、社区对村级档案整理工作进行指导.我在指导整理的过程中,发现村级档案整理工作确实存在一些问题,这些问题如果不能很好地解决,会给村级档案保存和利用工作带来诸多不便.

案例1：在指导某村立卷过程中,档案业务指导人员和村干部把该村全部文件材料收集后运到档案局,由业务指导人员帮助整理编目后,又全部运到村里入柜排列.村干部在给环卫工人发工资时欲寻一张该村的环卫工人出勤表,找遍所有档案也未发现,就让业务指导人员再找,还是没找着.而村里的环卫工人参加工作时间不一、出勤天数不同,村里负责此项工作的干部也记不清楚具体情况.为了避免矛盾纠纷,村里就按环卫工人自己说的时间和出勤发放此项工资.后来,村干部埋怨业务指导人员把环卫工人情况表整理丢了,档案业务指导人员也觉得委屈,认为你们本应该自己整理或者至少派人学着整理,而竟然一个人都不去,收集的文件材料里也不知到底有没有这份材料等

案例2：在指导某社区建档过程中,档案业务指导人员和社区干部共同把文件材料收集后,连同以往整理过的档案全部运到档案局重新整.当时我认为以往整理过的档案就不要再动了,一位参与收集的业务指导人员说：“社区干部说了,以前整理过的档案用着不方便得重新加以整理.”之后,我就开始逐卷查看已整理过的档案,发现档案里面果然存在一些问题：期限与上级制定的有出入,分类也不合理,拟写的标题也不确切,拆过的案卷也没再装订,借出的文件也未归档,等等.看后,对于这些档案,我也认为应该重新整理.可是,重新整理整过的档案比整理刚收集的文件材料更加困难,一是档案页码全得涂改、目录封面全部作废；二是浪费了人力、财力.如果不重新整理,查找利用档案十分困难.

针对上述情况,我们业务指导人员仔细研究对策,把那些专业性强不宜分开的如计划生育、居民医保、党员、户籍、“三资”管理等文件材料作为专业档案整理,不再按文书档案的七大类去分.整理后把属于一种专业的档案放在一起,先排永久,再排长期,最后排短期,所装柜节上标出专业档案的名称,如“计划生育档案”,其中一种排完后,依照上述方法再排另外一种,这样,村干部到档案室就可以直观地看到每种档案,便于查找.

感悟：在指导建档过程中,责任心要强,该归档的文件材料全部按保管期限各归其类,同时,在整理过程中村里应指派一人监管或学着整理.无论难度多大,都应按有关档案整理标准,对所收集的资料、对整理过的档案进行分类、再整理,形成不同门类的档案,便于档案的保存和利用.

（作者单位：新郑市档案局摘自《档案界》）