CAD电子文件管理利用

点赞:22387 浏览:104520 近期更新时间:2024-01-13 作者:网友分享原创网站原创

在科研、工程设计、生产等行业的工作过程中,经常需要形成大量的平面绘图文件,CAD作为功能强大的平面绘图工具而被广泛应用,CAD出图率在有的单位或项目中已高达100%,但目前科研的验收归档管理还是沿用传统的方法,只对纸质文件进行验收,电子文件散落在设计人员手中或是被简单收集在一起,随着时间的推移,以电子文件形式存在的CAD平面绘图文件逐渐丢失,再重复利用查找相当困难,而有些行业绘图文件的重复利用率又比较高,所以CAD电子文件的归档工作就显得非常迫切.

一、CAD电子文件的主要特点

(一)CAD电子文件对设备的依赖性

任何电子文件,必须将信息内容利用技术和设备记录在磁性或光盘等载体上.这是因为它不能离开其生成环境和设备而单独存在.一般的计算机几年后就会被更新,而一些耐久性的光盘载体可以保存几十年甚至上百年.为此,电子文件的长期保存需要有不断更新的技术和设备作保障.

(二)CAD电子文件信息与其相分离性及易更改性

电子文件可以在不同的计算机之间传递,也可以在不同的载体之间相互复制,而信息形态无任何变化,很难象纸质文件那样确定哪个是“原件”而哪个是“复印件”;所以,如何保证电子文件的真实性、可靠性,这是一个非常关键的技术问题.

(三)CAD电子文件的多媒体集成性

文字、图形、声音、影像等多种媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容,使得其组成和结构要比纸质文件复杂得多,甚至会造成同一份电子文件的信息存在不同的载体上,给保管带来很多难度.

(四)CAD电子文件对背景信息和元数据的依赖性

元数据是指构成电子文件数据的数据,系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据.一旦元数据被丢失或破坏,电子文件原始的形态就会改变,甚至会失去可读性,可见保证背景信息和元数据的完整与正确是至关重要的.

此外,CAD电子文件还具有信息共享性、非直读性、标准化依赖性等特性,在归档管理时,同样应予以重视.

二、CAD电子文件归档现状

(一)电子文件归档缺乏规范化、制度化

由于电子文件涉及的技术环境较复杂,采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作.目前电子文件收集通常缺乏制度保障,或即使有明确的制度,执行常常不到位.

(二)电子文件归档管理人员职责不明确

在实践中我们发现,有些单位电子文件归档管理由计算机人员操作,有的由档案管理人员管理.实践证明电子文件的归档以及电子档案的管理仍以档案管理人员为主较好.因为档案管理人员经过多年实践与培训,具备了相当强的业务能力,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,而且由于电子计算机的普及,他们也基本掌握了简单的数据库知识和计算机的操作原理及特点,更清楚电子档案与纸质档案的异同.而大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生.

(三)归档的电子文件质量较差,内容真实性无法保障,且缺乏可读性

有些单位仅处于坐等电子文件归档阶段,且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别,对其内容的真实性、可读性未把关,草率整理刻盘归档,致使归档的电子文件不齐全,内容不真实,形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档,无法提供可利用的资料.

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三、完善CAD电子文件归档管理措施

(一)完善制度,措施到位

合理配置资源各单位应根据本单位情况,依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则.明确归档电子文件是项目负责人的职责并纳入质量管理体系文件中.由于电子文件内容复杂、专业性强,入库前后都要进行修改,档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统,明确规定及时、有效归档电子文件是项目负责人的职责之一,必要时辅以一定的行政、经济手段,保证电子档案的质量.统一电子文件归档格式.因为没有标准的制约,任何工作都会带有随意性.在工程项目设计过程中,电子文件管理系统应建立一系列标准,保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效,便于长久利用.合理配置资源包括设备和人力资源.电子文件的形成、处理,都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的,因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提.

(二)尊重并贯彻前端控制思想

实践证明电子文件归档与传统纸质文件归档不同.传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节,只要根据文件的保存价值,在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存,但电子文件沿用这种方法行不通,如CAD设计图纸,由于文件系统格式不同,造成档案光盘系统无法利用CAD形成的光盘.从工程项目立项、设计文件形成之时起,档案管理者即介入,进行监督、指导,提出文件运行的环境背景、元数据,划定该归档的文件范围,督促其进行适时归档,防止电子文件的丢失,保证电子文件的完整、准确.

(三)纸质文件与电子文件同步归档

由于工程设计电子文件始终处于动态过程,其内容在不断变化,设计人员受计算机内存容量影响,常会删除一些过时信息,为确保归档电子文件的完整、准确,必须实行归档纸质文件的同时归档完整的电子文件.

(四)重视技术鉴定

工程项目电子文件的归档与验证应同步进行.电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体性能的检测.可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出,没有丢失和差错.进行可读性鉴定时不仅要确认文件在当时的可读状态,同时需要分析其是否具备日后多次无差错读出的性能.检查归档电子文件的辅助技术材料是否齐全也是可读性鉴定中不可忽视的内容.对于电子文件的可靠性鉴定,主要从内容的真实、完整性上去把关.电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本,归档的电子文件必须是最终版本,必要时可保存某些草稿和定稿.对归档的电子文件进行无病毒鉴定.档案部门接收的电子文件来自四面八方,受病毒侵害的机会多,因此对于以介质状态归档的电子文件,应先杀毒,再接收,避免危及整个档案管理系统.

四、CAD电子文件归档及利用前景

(一)CAD电子文件归档前景

CAD电子文件是计算机辅助设计形成的产物,随着计算机应用日益普及,大量电子文件不断涌现,无纸化办公是必然趋势,CAD文件大多在相似的项目中可被借鉴,重复利用或加以修改,从而省去繁琐的初级绘图阶段,也节省了大量的人力、物力资源,因此,及时有效收集电子文件,科学管理电子档案是广大科技档案工作者的职责.档案管理长期存在着文件数量与存储能力的矛盾,随着技术的进步,电子介质存储密度将继续加大,把一个档案室库藏档案全部装进一只皮箱不再是神话.网络技术的不断发展,为文件传输提供了便捷条件.电子文件不论实际存在什么位置,都可以做到在不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑归档.只要在权限允许范围内,文件的归档和利用可以在网络上进行,省去了纸质文件归档的大量手工劳作.


(二)电子文件的利用

CAD电子文件利用,应严格按照“CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求”执行,已存档的CAD电子文件在相应的科研项目或工程设计中可以起到参照或查证作用,电子档案可在归档与管理系统的终端上查阅,但查阅人员只能查阅本人权限内的电子档案.已归档的CAD光盘只能以拷贝或网上传输的形式提供利用.使用者不得私自复制、修改或转送他人.因此,档案部门应严格执行电子档案的“使用权限保护”密钥管理规定.电子档案如上网传送,只有经档案部门的计算机管理系统对用户有使用权认可后,才能提供利用.