高校办公室管理工作实践

摘 要：本文围绕高校办公室管理工作的实践,通过对现今高校办公室管理工作的现实情况的分析,指出目前高校办公管理出现的一些问题.高校办公室处于高校机构的核心地位,它的管理工作质量好坏直接关系到高校的现在、未来的发展,本文提出要从问题的源头出发,从办公硬件、办公责任制落实、办公人员素质等多方面入手,提高高校办公室管理工作的科学化水平,具有一定的参考作用.

关 键 词：管理工作；高校办公室；科学化水平；完善

中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1009-0118（2013）02-0022-02

一、高校办公室管理工作实践中的现状分析

(一)高校办公室管理工作的重视力度不够

尽管现在越来越多高校关注办公室的管理工作,但是还是存在一部分的高校办公室管理人员疏忽冷漠对待办公室的管理力度.出现这种状况,主要在于办公室的管理工作比较琐碎、细小,并不能从宏观上体现办公人员的业绩,相对于教师教学的成绩,比较微不足道.这就会使一些急于求成的管理人员产生浮躁心理,尤其是领导层,他们把更多的精力放在能够明显呈现学校业绩的领域上,往往会减少或者疏忽办公室的管理能力的提高.

(二)高校办公室管理工作的管理队伍综合素质普遍不高

人们普遍存在一些误区,认为办公室工作处理的是一些繁杂、微小的事情,不需要一定的技术含量,因此往往会导致高校办公室管理人员的素质低.实质上,高校办公室管理工作的经验人士表示,办公室管理本身就是一项理论性、技能性强的工作,对于管理人员存在一定的办公要求.

二、进一步提高高校办公室管理工作实践时的科学化水平

如今高等教育管理对办公软件的要求比较高,高校开始准备进入全方位的办公网络环境,对于办公室管理怎么写作的要求越来越高,要求办公室处理信息要提高系统性、时效性,这样才能够适应当今日新月异的信息社会发展需求.在这种环境下,办公室管理要提升层次,就要具备相应的硬件建设,比如办公室自动化（俗称OA）,它是当今信息化办公的必备品,是与传统办公相结合的一个现代趋势,它是现代信息社会办公发展的背景下,计算机技术、通信技术结合系统科学、行为科学的理论,综合的一门新型技术.要提高办公管理科学水平就要事先配备好办公室自动化的设备,加快办公室自动化的进程.因此办公室要配好计算机硬件,注重高校办公室自动化系统的建设完善,将文字处理、事务管理、文件管理、辅助决策、通信联络等等各个子系统结合在一起成为一个整体.

办公室管理的工作离不开办公室工作人员的操作,要提高办公室管理的科学高效化离不开办公室工作人员素质的提高.高等学校的等级分为校、院、系三个级别,不管是哪个级别都需要具备工作人员良好的管理能力提高办公室工作日常运转的效率.目前经济快速发展,全国已经实施科教兴国战略多年,高等学校面临学校办公管理的很多挑战.之所以这么说,主要是高等学校不但肩负着培养学生成才、为社会输送人才、怎么写作社会等重要的任务,而且还需要一支能够支持学校实现这些目标的管理队伍.这支办公管理掌握着学校的“心脏”,这就需要他们具备较高的政治素养、业务素养、文化素养,在工作中还要有跟得上时代脚步获得新信息的学习能力、处理重大问题、突发事件的综合协调能力,搞好管理、怎么写作的创新能力.塑造这样具备全面能力的管理队伍,这就需要学校在选拔、培训上加大投资力度,根据各科室的能力、各岗位的职责,有针对性地进行专业培训,人员配置,最终能够在高校办公领域上进行扬长避短,优势互补,优化整体.

(三)完善办公室组织结构,为提高办公室管理科学化水平提供科学的结构

一直以来,各大高校的行政中心的结构大同小异,但在办公室上的结构上还存在一些区别.虽然高等学校办公室的职能、作用差不多,但是他们在配备上存在很大的区别.一级、二级、分别是校、院、系,规模不一样、内容不一样.如果要将级别的组织结构都进行统一,将会出现很大的不合理现象.对此在完善办公室组织结构的时候,要注意一下规律：1、高等学校院一级办公室,根据工作职能可以分为各个方面的秘书岗位,主要是分别负责教学、招生、科研、行政工作等方面的组织和日常工作,而每位负责秘书直接与分管领导联系,又负责与学院办公室相协调,构成上下相衔接的有机整体；2、高等学校系一级办公室,作为学校基层的办公室级别,相对来说简单得多,它的人员不多,容易管理,一般只需要设立一个系办公室,在系主任的领导下,直接负责、协调本系的教学、专业发展、科研、师资培训、学术方面的交流,学籍的管理、教学管理等计划的制定、实施等工作；3、作为学校一级的办公室,设立的科室相较于院一级、系一级两个级别要复杂得多,主要设为综合科、文秘科、行政科、信息科等,最主要是它们不尽对内,也对外,因此更需要完善结构,更好地运转全校的管理.

办公室的组织结构的完善,需要遵循的原则为：（1）达到精简的效果.只设立有需要的部门,不要重复一些部门的功能；（2）达到各司其职,层次分明的效果.落实岗位责任制,让每个部门都能够明确职能,与其他机构有效联合,形成强大的合力,发挥办公室管理工作最大效能.

(四)完善管理工作制度,为提高办公室管理科学化水平提供科学化的制度保证

1、完善岗位责任制.只有通过完善岗位责任制,才能促进办公室管理人员在明确自身的办公室科室职责权限的基本条件下,各司其职,恪守职责,更好的完成各自手头的工作,从而提高办公室管理工作的高质、高效.岗位职责的写作需要遵守以下原则：一是责任制的制定是建立在以事定岗、精干效能的原则,根据工作需要的内容制定责任制.二是尽可能量化岗位相应的权力和责任,才能更准确的进行责任制的考核,确保责任制的有效性.三是采用严格的检查制度、配置相应合理的奖惩办法.采用奖惩分明的办法,检查成绩优秀的工作者,给予鼓励；合格者,给予适当的鼓励；对于失职、渎职者要根据情节的轻重给予警告、处罚.

2、完善公文处理制度.建立完善的公文处理制度,能够避免公文出错、公文挤压的公文处理效率低、办事质量差的情况,因此要提高办公质量,有效运转公文,就必须做到：一是规范公文种类,不能乱用、混用各种公文种类,平时注重对各种公文类进行分类,增加方面的培训.二是统一固定行文关系、公文格式,才能高效地完成任何公文的处理.三是熟悉公文处理程序,提高公文运转效率.

3、完善会议制度.会议是一项有效的沟通联系的方式,同时也是各级领导统筹协调,贯彻政策,发扬,布置任务、发布决策,有效推动校园建设的有效渠道,对此,会议对于提高办公室管理具有非常重要的意义.要提高会议质量,提高工作效率,要做到：一是会议审批制度的严格建立.确定科学的会议主题,明确主题,开有意义、有实效的会.二是会前的充分准备.做好调查研究,集思广益,听取各种意见,做好笔记,为领导提供决策依据.三是会议纪律的严格遵守.建立良好的会议氛围,杜绝不重视、早退的现象.

4、完善接待制度.学校并不是一个封闭的地方,它需要与外界进行学术交流,欢迎其它学校到校内进行参观、或者其它重要的合作事项.办公室就是系、院、学校的一扇窗口,它代表着学校的形象.因此接待对于办公室工作人员来说有着较高的要求,如何完善接待制度：一是要从办公人员的接待能力方面进行培养,通过培训、实践,使接待人员能够做到热情待人、礼貌得体.二是要从接待办法的制定上进行完善,确保接待有章可循,有法可依.