简电子档案管理

由于电子档案具有信息的非人工识读性、存储的高密度性、与载体之间的可分离性、多种信息媒体的继承性、系统依赖性等特点,在管理活动中,除严格相关规定外,还应遵循以下原则：

1完整性原则.一方面,电子文件的制作是由各部门或个人独立完成的,其分布分散化.另一方面,电子文件信息不是固定在特定的物理位置上,“文件实体”的概念不再存在.这种分散化和非实体化特征,使得对电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观.因此,在电子档案管理的各个环节,要采取相应措施,确保其完整齐全.不仅存储在电子文件介质上的信息要完整,与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档.

2可读性原则.计算机技术的迅速发展,造成了硬件、软件的不断更新换代,新设备对旧设备有时也不具有兼容性.由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性,脱离了赖以支持的软、硬件系统后,有些文件就会变成无法识读的“死文件”.因此,在电子档案管理中,要特别注意确保其可读性.例如,在收集范围中,除反映机关工作活动的记录外,还必须包括这些记录的支持软件；在收集要求中,除了对信息内容方面的要求外,还包括对信息格式方面的要求等.

3可靠性原则.可靠性是档案的生命.由于电子文件易于修改并不留痕迹,文件的签署以及进入网络后信息的控制需要专门技术等原因,人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存有很大的疑虑,这个问题的解决需要多方面的努力.除了采取各种技术措施、国家制定必要的认定规范外,文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要的.在电子档案管理的全过程中,要严格制度、堵塞漏洞,不仅要把住收集关,确保归档文件和进馆档案的真实有效,还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程,建立必要的备份等,以防止信息的丢失和失真,维护电子档案的可靠性.

目前,我国电子档案管理还处于起步阶段,在实际工作中,除遵循以上原则外,还应注意处理好以下几方面问题：

一是集中统一管理问题.由于办公自动化的普及,大部分电子文件没有归档,处于分散保存状态.从档案工作发展看,各机关单位应当积极创造条件将具有保存价值的电子文件归档.档案管理部门也需要对接收电子档案的问题开展调查研究、前期论证和创造软硬件技术环境,建立统一的管理系统,制定相关的管理制度和措施,对电子档案实行统一管理.需要说明的是,在现阶段,并不完全强求形式划一,可采取与本单位情况相适应的管理形式.暂不具备集中保管条件的,可先对各部门电子文件的归档范围、管理方法及执行标准作出规定,并定期进行监督检查,待条件具备时再实行集中保管.

二是纸质文件和电子文件双套归档问题.目前,电子文件转换成纸质文件归档保存,是因为电子文件在证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通信设备等方面仍存在这样那样的问题.在这些问题得到解决之前,纸质文件和电子文件同时归档有其合理性和必要性.一方面,在没有充分技术保障和科学管理制度的条件下,档案人员不能轻易用电子文件取代纸质文件归档保存；另一方面,电子文件归档也有其积极的意义和作用.这样就形成了双套归档的局面.这是文件介质转换时期不可避免的一种现象.可以预见,纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长一个时期,随着技术的成熟和各方面条件的具备,会有越来越多的电子文件独立地转化为档案,但多种介质档案并存的状况将长期存在.

三是文档一体化管理问题.在计算机信息系统中,文件与档案的界限难以截然分清,电子文件的大量出现及其长久保存的需要,将促使多年来提倡的文件、档案一体化管理进入实质性阶段.事实上,将电子文件和电子档案分而管之,无论在理论上,还是实践中,都是难以成立的.在对电子文件的全程管理中,计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定、索引的编制等,都需要从文件形成阶段开始统筹设计.电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等,也需要在文件的形成或运转阶段进行.因此,电子文件管理必须选择文件、档案一体化模式.这种一体化绝不是文件管理与档案管理的简单相加,而是在全程管理和前端控制原则指导下,对整个管理流程的重构.

（作者单位：河南大学数学与信息科学学院来稿日期：2012-12-10）