公共图书馆人本管理语境下的时间管理

[摘 要]分析了公共图书馆人本管理语境下的时间管理.

[关 键 词]公共图书馆；人本管理语境；时间管理

时间管理是有目标地应用可靠的技巧,合理有效地利用可以支配的时间.时间管理的目的就是将时间投入与目标相关的工作,达到“三效”,即效果、效率、效能.效果,是确定的期待结果；效率,是用最小的代价或花费所获得的结果；效能,是用最小的代价或花费,获得最佳的期待结果.

一、要有明确的目标,制定公共图书馆发展战略

做正确的事情,胜于正确地做事情.先把事情做对,再把事情做好.这是每一位管理者,必须牢记的原则.把事情做对,是保持与组织目标一致的关键.而把事情做好,是实现组织目标的途径.如果方向错了,工作效率越高,偏离组织目标越远.节省时间最重要的是找准方向.目标在东方,我们却朝向西方,速度越快,浪费的时间就越多.其次是选择合适的方法,方法得当事半功倍,方法不当事倍功半.方法好,时间就用的少,方法不好,时间就用的多.

图书馆一定要制定长、中、短期计划与规划,要制定发展战略.制定战略性长期规划是管理的必要程序之一.此规划通常也称作战略计划,一般是对今后3至10年所做的长远打算.它考虑的是机构将采取哪些步骤,如何取得预期的变化和效果.有专家给战略计划下的定义是：通过规划在给定的一段时期内,机构将通过哪些行动步骤改变现状,达到期望的目的.相比之下,短期计划覆盖的时间范围比较小,比如今后一两年、年度预算、设施更新计划、某项特定业务的开发计划——如网上搜索怎么写作上马计划,都属于短期计划的例子.

制定战略计划的动机很多.它可以是寻求改变机构的发展方向,把资源（人力、经费等）转移到更重要的项目上、获取更佳的决策信息、优化内部部门之间的协调；更好地了解周遭环境变化,制定现实的、可能实现的、或是更高的目标；刺激一个“疲软”的机构等等.通过制定战略计划,机构希望明确自身的意图,确定方向和发展重点,提供一个制定政策和决策的框架,帮助实现资源的有效分配和利用,识别关键问题和局限因素,收集关键性的决策信息.图书馆则可以更紧密地和机构的使命及各项业务相结合,通过怎么写作用户和机构,展示信息带来的优势和对生产力的促进,使自己成为重要的团队成员.

二、不要忙于其他事物而偏离组织目标

有些图书馆管理者和馆员,长期从事与图书馆无关的业务和事务,偏离了图书馆的目标.使图书馆非常珍贵的资源用于非相关的领域,消耗了图书馆大量的时间.在参加这些活动之后,在图书馆管理和工作方面会显得力不从心,出现个人目标与组织目标的错位,最终造成个人目标与组织目标难以双赢.

三、要合理安排,劳逸结合

图书馆要合理安排馆员的作息时间,要劳逸结合.在辛苦工作的情况下,要保证馆员的休息时间.要给馆员提供体育锻炼、休闲娱乐的空间和时间.如果只是一味地要求馆员工作,不重视馆员的健康,将会引发严重的后果.这种以牺牲健康为代价来换取事业的发展,并不是一个完美的选择.

四、认识和把握时间的价值性

时间是具有价值性的.时间的价值对于不同的人具有很大的差别,它不仅可以浪费而且可以消费.对于节约时间、效率高的管理者,其时间价值就大,对于浪费时间、效率低的管理者,其时间价值就小.在管理活动中,管理者通过精心计划和安排实践活动的各个步骤,科学地确定每一工作阶段开始和结束的时间,恰当地做好每个工作环节的连接,努力协调各个管理要素之间的时空结构和相互关系,都可以充分利用时间,更好地节约时间,用尽可能少的时间完成尽可能多的工作,使时间的价值得到最大的实现.

在管理当中时间是有成本的.馆员在图书馆的工作时间,是图书馆以支付工资和各种福利的方式换来的.馆员把自己的时间以上述方式交换给图书馆,在规定的上班时间内,可能再同时在另一个单位的另一个岗位工作.即使馆员在图书馆做的是极其少的工作,因为他放弃了可以从事更好的职业或更多赚钱的机会,图书馆也应该尊重他的劳动和奉献.而不应该因为他的平凡的岗位和有时微不足道的业绩,而轻视甚至蔑视他.

五、要掌握沟通的技巧,善于管理情绪

从某种意义上说,管理时间就是管理情绪.因为良好的情绪会产生正确的行为,导致正确的结果,也最节省时间.反之,不良情绪产生错误的行为,导致错误的结果,也就浪费了时间.有一位馆员因为晋升高级职称,受到了些许不公对待,她好几年情绪不佳,直至评了副高才得以好转.当时的情景简直像是剧情,见人就要诉说,甚至声泪俱下.还有一位馆员,因为评副高职称,他做了许多违心的事情.在几年当中,情绪不好,于是就苦了到馆读者,也拖累了其他馆员.聪明的管理者,应该世事洞明,人情练达,善解人意.及时沟通,及时解决,不留后患,馆员情绪好了,才有好的怎么写作态度,才有好的工作质量,才会节省时间.

六、设置并管好公共图书馆自由时间

所谓自由时间,是指容许员工在上班时间段以内,抽出一定的时间自由支配.自由时间又叫“自控时间”.所谓图书馆“自由时间”管理,是指图书馆领导拿出一部分工作时间完全交给图书馆员自己自由支配.则可以从这些自由员工的大脑中,源源不断地提取新的创意的商业计划.

自由时间制度,一般来说在采编等不接触读者的部门比较容易实行.大不了到了一定的时间段,宣布休息一会儿就是了.流通阅览等部门接触读者的工作岗位,一般很难设置自由时间.因为工作性质所决定,馆员要面对并怎么写作读者,是不允许脱离岗位的.也就是说所谓守摊的,离不开.譬如阅览室看门人,就不能离开.流通办借还书手续的,注意力始终集中在这方面.这就要采取灵活的办法,在作息制度安排上想办法,使其更加合理、更加人性化.或者,多安排一些人手,大家轮流休息一些时段.在休息时段,可以自由支配.还可以奖励一定的时间,让其休检测.或进修、学习等等.还有些工作岗位,譬如说在书库取书的岗位,在没有读者要求取书的时段,在完成了图书上架、整架和卫生工作以后,与其聊天说闲话、眼睛看天花板,倒不如允许他们学习一会儿来得划算.特别是搞参考咨询的岗位,在没有咨询的时段,你不让他看书,把时间浪费掉,下班回到家里洗衣做饭带孩子,累了休息看电视,还哪有时间学习.不学习提高不了,拿什么为读者参考咨询.只能是敷衍了事,得过且过.结果是节省不了读者的时间,反而浪费.