机关办公自动化对档案工作的影响

[摘 要]办公自动化是机关工作现代化的重要标志和核心内容,它对于提高各级机关办公效率、工作质量,广泛开发利用信息资源都具有不可估量的作用.但是,机关办公自动化设备的普及和计算机技术的广泛应用,也给机关档案工作带来了新的挑战.本文研究和探讨了办公自动化对档案管理工作的影响及对策.

[关 键 词]办公自动化；档案；管理

在计算机应用最广泛的办公领域,其方便快捷、高效节能的优越性彻底改变了传统的办公理念和模式,由此产生的办公自动化又成为将计算机导入档案领域的一个直接动力,加速了档案管理现代化的进程,从而对档案工作尤其是机关档案工作产生了一系列积极而深远的影响.面对当前的形势,我们的档案部门必须加速档案管理的办公自动化进程,把档案管理纳入数字化管理的范畴,把档案管理工作提高到一个新的水平.

一、办公自动化对档案工作的影响

(一)办公自动化将计算机等技术融入档案工作,促进了档案管理现代化进程

办公自动化是一种利用计算机技术、通信技术及系统科学、行为科学、管理科学、人机工程学等,不断使人的部分办公业务活动借助于各种办公设备,并由这些设备和办公人员构成怎么写作于某种目标的系统.面对日益倍增的文件数量,档案部门要拥有快速便捷的管理和怎么写作手段,最大限度地延长档案寿命,提高工作质量和效率,开拓档案工作新领域,开发档案资源的新途径、新方法等,都需要借助现代化手段,而计算机辅助档案管理和档案管理现代化也正是在此情况下应运而生的.当前,计算机已在我国档案部门普遍应用,计算机辅助档案管理软件也多达数百种,多数是从办公自动化软件中移植或改造过来的.

利用多媒体计算机对照片、声像、文字等多种形式档案进行储存管理和使用；还可对声像档案进行编辑、剪接、重排和转换,能够模拟元件,通过编辑系统完成对部分破损档案的复原；利用多媒体做成的全宗介绍、库藏档案简介更是“有声有色”.诸多新技术推进了机关档案工作的现代化,而办公自动化在此过程中起到了直接而有力的推动作用.

（二）办公自动化带来的大量电子文件对传统的机关档案工作产生了巨大的影响

办公自动化的发展产生了大量电子文件,使档案工作从理论到技术方法都发生了一些质的变化.用计算机制作文件、统计和处理数据,形成大量以磁盘、磁带、光盘等为载体的文件材料.计算机辅助设计、计算机辅助制造产生了越来越多的电子图纸,还有电子商务、电子出版等新科技的衍生品,都在不同程度地修正着我们原有的“文件”概念.可以想象,将来电子文件会大量出现在一切社会领域,它将像造纸术、活字印刷术一样改变人类的生活、文化习惯和结构.档案作为人类社会实践活动的历史记录,其主要组成部分必然源于电子文件,而原有的档案管理理论和模式将被重新审视,原有的管理思想、管理原则将得到更新或补充,这些都给机关档案工作提出了新的课题.

随着办公自动化网络的建设,网络的规模在地域、专业领域和涵盖内容上都将扩大.电子文件及档案的管理、利用已不仅是一种技术现象,还是一种社会现象.由于数据信息库的联网,收集和归档工作的必要性和实践方法还有待于进一步研究解决.

(三)办公自动化的发展使机关文档一体化趋于现实

办公自动化的飞速发展,计算机及其网络的应用,使文书、档案、信息工作之间的联系更加密切,在管理方式上逐步走向统一,在管理制度上标准化的要求越来越高,出现了以办公室为中心的文件信息管理体系.

所谓文档一体化是指把一个单位的文件管理工作同档案管理工作融为一体进行全面体系的管理,它能优化文档管理工作,提高效率,增强安全性和完整性.以往的文档计算机管理系统由于没有一体化开发,不能系统地管理整个文件流程,许多环节只是“单兵作战”,难以从整体上形成信息共享、功能衔接、性能齐全的运行机制.办公自动化网络的运用,则真正实现了从文件到档案的“无缝交接”.如利用计算机网络,文件的所有工作流程都显得轻松自然,包括从文件的拟稿、签发直至最后的分类、归档、著录标引,全部通过网络完成并传输,不存在文件的遗失问题,而且保留了文件间完整清晰的联系,从而实现了文件一次性输入、多途径的输出利用,达到文书与档案数据资源的最佳利用效果,同时可消除重复劳动,提高工作效率和质量.

(四)档案管理的“数字化”是今后档案管理工作的发展趋势

数字档案馆发展的第一步是实现文档信息化.有人将此称之为档案事业的一场“革命”.由于办公自动化和计算机网络化的飞速发展,未来社会人类信息交流的主要工具将是高速信息网,来自社会各方面的信息将通过高速信息网传递、交流、融合、脱离于高速信息网的信息将因无法交流,而无法为社会所利用.近几年,一批优秀的档案计算机管理系统被推广应用.在档案工作中起着越来越重要的作用.

但由于对文档信息化认识还不够深刻,档案界曾经设计了电子档案与纸质档案的“双套制”保存方案.“双套制”是指将具有相同内容的纸质档案和电子档案一并保存.这一现象在我国当前的档案管理实际工作中普遍存在.在一次关于“数字档案馆”的研讨会上,中国人民大学档案学院院长冯惠玲博士认为,“双套制”既可以保存反映历史真实面貌的可靠记录的纸质档案,又可以发挥电子文件在检索、利用、传输、储存等方面的优越性.但也有人认为,“双套制”现象的实质是电子档案的法律地位没有得到确认的表现.因此电子档案的法律地位问题不解决,“双套制”就将一直存在下去.长期以来,我国的档案信息系统没有具体标准遵循,数据库的结构不统一,数据不规范,给现实资源共享带来很大的困难.很多办公自动化系统设计时,没有档案工作者参与,或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与,使得电子文件从生成到归档存在着不少问题.

二、改进办公自动化档案管理工作的相关对策

(一)领导干部要带头增强档案意识,进一步加强对档案工作的领导

首先,要牢固树立档案意识,把档案工作摆到应有的位置.不要认为档案工作无足轻重、可有可无.一定要清醒地认识到,抓好档案管理是自己分内的事,是自己的重要职责.机关工作离不开档案工作,只有做好了机关档案工作,才能提高机关工作的效率和质量,实现机关工作的科学化、规范化.其次,要为档案工作提供有利条件.档案管理一定要面向现代化,面向未来,适应社会发展的需要.这就需要各级领导要为档案工作提供人员、经费等多方支持,努力改善管理、工作条件.

档案工作者必须有高度的责任感和使命感,把心思与精力集中到为档案事业、为经济建设和社会各项事业的发展上来,树立全局意识.因为档案工作是一种科学性、文化性很强的脑力劳动,需具备较高的文化素质,档案工作又是一门专业性非常强的学科,应具有一定的档案专业知识.首先把提高档案干部思想道德和科学文化知识素质放在首位,要努力学业务,学科学,熟练掌握做好档案工作所必须的科学文化知识和专业技能,增强工作积极性和主动性,激发创造精神,树立敬业爱岗、默默奉献的新时期档案工作者的新形象.其次要加强职业道德教育,加强热爱档案事业的教育,使广大档案干部爱岗敬业,具有牢固的专业思想和崇高的使命感、责任感,大力加强档案人员业务培训,提高怎么写作质量,提高档案工作的职业道德水平.最后档案人员一定要立足岗位,勤练“内功“不断提高自己的业务水平,使自己成为博学多能的人才,成为出色的档案管理工作者,以适应新的形式发展和工作的需要,积极为档案管理工作开创新的局面.

（三）正确处理好档案保密与利用的关系,最大限度的利用档案的本身价值

保守党和国家机密是每个公民应尽的业务,更是档案管理工作人员的神圣职责.在日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密.但由于在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象,在“保密”与“利用”两者之间,往往偏重于保密,档案利用率相对较低.由此产生了大批档案得不到充分利用的弊端.上述情况表明,档案工作人员要改变传统观点,在严格做好保密工作的同时,切实提高档案的利用率势在必行.机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用,“保密”“保”而不“用”只会失去“保”的意义.认真分析档案资料的作用与价值,以便及时准确地为用户提供所需档案.

参考文件：

[1]文惠元.机关电子文件及其管理[J].档案与建设,1999,（7）.

[2]郭秀娟.企业档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].机电兵船档案,2011,（4）.

[3]陈艳彬.浅谈提高档案管理人员素质[N].承德日报,2010.