浅淡数字档案馆的档案管理工作

信息技术的迅速发展,数字档案馆作为一种新生事物登上了档案工作的舞台,数字档案馆的档案管理工作也提升到了重要的位置.

一、数字档案馆应注重成本与效益

长期以来,我国的档案工作者对成本效益的观念一直都很淡薄,很少有人关心和研究档案整理、保管、利用的成本效益问题和档案价值与档案整理、保管费用之间的关系.无论投入整理和保管档案的费用是否超过档案的价值都不会影响对档案的正常保管,这样就出现了两种情况：一种是有许多档案的保管费用已经超过了其档案的价值,或者说是完全没有保存价值还仍旧被保管着,使有限的档案保管费用被白白浪费；另一种是许多珍贵的档案不能得到合理的保护,使这些珍贵的档案和一般的档案在同样的条件下保管.在数字档案馆的条件下,这种投入与产出的不协调将显得尤为突出,对档案工作的影响更是显而易见.数字档案馆不是一次性的投入,需要不断地投入大量资金来维持其正常运行.然而,巨额投入支撑的数字档案馆所形成的利用率并没有想象中的可观,这使得数字档案馆建设必须树立成本效益的观念,处理好投入与产出的关系,讲求最佳效益.

二、传统档案馆工作流程与数字档案馆工作流程的联系

传统的档案管理工作是单一、单向的简单过程,接收、处理、管理、怎么写作等主要业务环节都是依据纸质档案管理而产生的,数字档案以及数字档案馆的出现,为传统档案馆注入了新的内涵,同时也带来了新的挑战.新形势下的档案管理工作不应仅停留在对档案实体的管理上,还应将管理的着眼点扩大到档案信息管理的层面,运用新的档案管理理念从新的管理角度来指导和约束现今的档案管理工作.

长期以来,档案馆都是进行实体保管的机构,其发展潜力局限于馆藏规模及其相应的处理能力上,然而在数字档案馆的背景之下,档案馆管理工作应从有限的馆藏建设向开发、链接和传送信息资源的方向发展,通过网络怎么写作的方式来发展档案馆.数字档案馆的出现以及全方位的发展给传统档案管理工作带来了巨大的影响和冲击,它将实体档案馆的各个流程丰富为接收、处理（分类、整理、编目、标引、归档、入库、数字化缩微等）、管理（实物管理、信息管理、实物与信息之间的关联、对应、拷贝以及信息的迁移转换和箭备份等）和提供利用怎么写作等核心环节.档案信息管理打破了全宗、机构、年限和专题的界限,追求的是更大范围内信息的收集、存储与输出.在各类案卷、文件中,根据利用者的需求随时自由组合各类信息,并通过计算机和网络提供给远程利用者,突破了实体档案馆的范围,档案信息管理有了更大的空间.档案实体管理与档案信息管理是两个紧密相连的不同的工作阶段,前者是后者的前提条件和工作基础；后者是前者的深入和延伸.延伸即在档案实体管理的基础之上,将档案中蕴含的丰富内容开发出来,更广泛地传播.档案管理内容的延伸是由利用者的需求决定的,也是信息时代赋予档案部门和档案工作者的历史使命.档案信息管理对档案实体管理不是替代的关系,而是有利的补充,因此,我们必须实现数字档案馆环境下传统档案管理与档案信息管理的有效结合.

三、数字档案馆的档案信息检索理念

(一)档案信息检索的核心理念是“以用户为中心”

传统的档案馆以发展完备的馆藏为主要目的,档案信息检索以严格的信息揭示和有序化的信息组织为基础,以完善的系统建设为主要任务,适合业务熟练的工作人员使用,体现一种“机械观”的理念.随着社会环境的变化,档案信息检索的核心观念逐步转变为“以用户为中心”.不断地推出主动性的档案信息检索怎么写作,其怎么写作水平也在逐步提高.

(二)信息检索怎么写作以档案信息资源的充分利用为目的

早期的档案信息在经过数字化处理后,多被保护起来而没有得到充分合理地利用,档案利用者不能以最方便的途径获取信息.在信息时代,信息资源是被认为与物质、能源、材料一样重要的生产要素,其价值被充分认识,这就要求在数字档案馆背景之下,各级档案馆应采取各种信息检索怎么写作,以提高档案信息资源的利用率.

(三)档案信息检索是一个有生命周期的系统

列维坦认为,信息生产的生命周期是由信息被记录下来,从而成为信息源开始的.从收集档案信息到利用档案信息是一个完整的生命周期.在使用档案信息的过程中,了解到新的信息,进行新的档案信息的采集,然后开始新的生命周期.只有将上述过程所有环节的工作做好,才能使利用者在需要档案信息资源的时候在最有利的时间和地点以顺畅的方式获取信息和使用信息.档案信息检索的生命周期是将自然生命周期和利用者需求有机结合在一起的一种抽象模型.具体表现为,针对利用者表达出来的需求,信息检索系统通过信息推送、个性化写作等怎么写作形式实现；针对利用者认识到的普遍性需求,分门别类地组织好信息；针对利用者具有的潜在的信息需求,信息系统通过建立知识库等方式满足利用者的需求.利用者的信息需求总是被档案馆工作人员不断地感知、认识、再认识,形成一个良性循环的生命生长周期.

四、数字档案馆的馆藏获取方式

在档案数字化的过程中,一定要建立完善数字档案安全管理制度,档案数字化之后,安全工作显得尤为重要,既包括硬件的安全管理,又包括软件的安全管理.硬件方面,要严把信息存储载体的质量关,提高数字保存载体的保存寿命；软件方面,要通过采用多级权限和管理,使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏.与此同时,对于电子档案也要把好进馆档案的质量关,不让不符合进馆要求的电子档案进馆.

要从电子档案形成的基层部门开始抓起,其工作的好坏直接能够影响到后期电子档案保护工作的质量.在档案数字化的过程中,一定要重视和加快数字化档案管理人员的培养,从事数字化管理的人员必须具备档案管理的专业知识和计算机管理技能.

在整个数字化档案和电子档案的形成和利用过程中都要建立严格的保护措施,形成一个有利于数字化档案和电子档案保护的体系结构,从而保障电子档案的寿命得到最大限度地延长.