电子文件归档管理

点赞:2148 浏览:5496 近期更新时间:2024-01-23 作者:网友分享原创网站原创

摘 要:我们公司文件归档采用纸质文件归档和电子文件归档并行的方式,其中纸质文件为一年一总结,电子文件则要求即时归档.本文将分别从六个方面对电子文件归档进行论述,这六个方面包括文件收集、文件整理、文件鉴定、文件归档、文件保管和利用.

关 键 词:电子文件管理收集

1电子文件的收集

我们收集的范围包括与本公司工作活动有关,具备一定查考利用价值的电子文件,以及其支持软件[1].第一,在进行行政管理以及行使职能和开展业务管理活动时产生的文本文件.对于某些重要文件,如需要进行修改则必须要保留原文,然后加版本号,将草稿以及修改后文件一起归档.但是现在我们归档的主要是修改后的电子文件.第二,电子文件涉及到全部纸质文件,该部分主要包括:产生、经营和管理活动中形成的各种文字型材料,例如年度工作总结、大事记、统计年报、重要报告、重要讲话等;在协同办公系统中生成各类收发文等电子文件.

2电子文件的整理

首先,内部文件.整理内部文件依据标准有年度、保管期限和组织机构.第一步,依据年代和保管期限以及组织机构的不同进行初步整理;第二步,依据年代和保管期限以及组织机构的区别,将相关文件分盘进行保管,这样做不仅有利于定期对其整理和拷贝,还有利于对电子文件进行长时间保管.把同一部门的归档文件保存在特定盘上,更有利于使用.为了实现各种电子文件的规范化管理,要求档案部门在接收相关归档文件时必须实现统一化,当完成整理后,归档人员对文件进行统一的规范命题,并及时建立相关电子文件需要档案目录,方便计算机对各类存储文件随时进行查找和查看.

其次,外来文件.文书室可以对外来文件进行处理,利用扫描技术将文书转换为成影像文件,接着进入网络,实现公文的传递、督办、批办等网络化.由业务部门负责对电子文件的及时归档,待业务处理完毕后由承办部门按照文件的性质,明确文件保管期限和保密级别,然后依次转入档案管理部门,由档案人员进行审查,填加档案信息,主要是:分类号以及档号,最后归入整体数据库.如果需要查询,可以利用网络终端进行查询.

3电子文件的鉴定

档案这样地原始记录各种需要证明的问题具有绝对的说服力和公信力,档案没有原始记录性就会失去其应有作用,对于客观的现实情况就难以进行说明和反映,档案的这一特点已得到社会各界的共识[2].但是对于电子文件原始性的判断复杂并且困难.因此,怎样确定电子文件具有原始记录性以及凭证功能、是目前档案管理者面临的困难和重要课题.所以,在电子文件生成时,对于部分拥有特殊性的电子档案,应该采用原始的格式对文件进行还原保存,利用图像技术将电子文件制成图片,对原始档案生成的电子图像进行保管,或者根据电子文件承载的信息内容保密级别的不同对其加密以及对密钥进行不定期更换,并确保文件在处理、传输时没有错误,保证电子文件本身的真实性、原始性以及安全性,以确保电子文件拥有法律凭证效力.


4电子文件的归档

归档的首要条件就是明确电子文件的归档范围,这是对电子档案质量保证的核心.目前电子文件具体归档范围可参考国家档案局发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》,以及关于专门文件、科技文件归档范围的其他具体规定,在此基础上按照电子文件本身特征,把具备利用价值和记录公司主要活动的电子文件划为归档范围.该类文件归档范围的确定要遵守的原则有:首先,依据目前文件归档制定的范围确定;其次,结合电子文件本身特征,按照电子文件生成特点,最大限度地列出系统的、阶段的、权威的电子文件,对电子文件具有的真实性、原始性、完整性进行保证;再次,有关电子计算机本身软硬件条件,生成电子文件基本格式和需要的数据都应该纳入归档范围之内.

5电子文件的保管

因为电子文件归档后保存的方式为脱机,因此现实生活中,电子文件的保存就涉及到磁盘和硬盘以及光盘.软磁盘本身抗干扰能力太弱、结构也不稳定,对电子文件的归档保存不利,所以,档案部门应将归档的全部电子文件刻录到光盘上保存.当前延长电子文件时间的方法就是定期复制,每5年将光盘复刻,并确保和源文件使用一致的编号[3].

6电子文件的利用

第一,普及电子档案信息保管安全知识.考虑到电子档案应用的复用性、怎么写作形式具有的多样性、便于传输以及系统信赖性等特征,在利用过程中需要注意的事项比纸质档案复杂很多,相关工作人员没有相关的经验和知识,在应用时就难以发现问题和潜在危险,所以要求其具有基本的信息安全知识.档案工作者提供电子档案时必须严格谨慎,没有确定把握时要限制利用方式,减少泄密、损失、信息失真、病毒入侵破坏等问题的出现.第二,明确电子档案使用条例.制定专门的电子档案使用制度,主要内容涉及到利用资格审查和权限控制以及复制和阅览操作等内容.

目前,电子政务和办公自动化系统得到普遍使用,由于电子文件具有纸质文件难以超越和模仿的优势,是未来办公的主要应用文件类型,但是电子文件本身为数字化信息,自身存在明显的缺陷,例如人们对信息安全性的担忧,所以,考虑到电子文件的缺陷,在对其进行推广和运用时,对于电子文件的归档管理工作必须高度关注,不断地改进管理办法,保证文件不会丧失本身的职能和法律凭证作用.

电子文件归档管理参考属性评定
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