企业信息化建设背景下档案部门转型

点赞:28760 浏览:132081 近期更新时间:2023-12-26 作者:网友分享原创网站原创

企业信息化建设是指企业通过IT技术的部署来提高企业的生产运行效率,从而降低经营成本.我国企业信息化建设从70年始起步,80年代进行铺垫,90年代中后期进入了快速发展阶段,各种信息系统纷纷建成、运行.一方面,企业的信息化建设极大提高了企业的信息流通速度和工作效率;另一方面,也给传统的企业档案管理部门带来冲击,迫使其重新思考其定位转型问题.一、企业信息化背景下档案部门的现状企业信息化建设的浪潮导致企业的纸质文件越来越少,电子文件则不断增加.面对这一趋势,档案部门容易走向两个极端:极端一,认为传统的档案管理模式难以有效管理这些脆弱的电子文件,因此只保管传统的纸质文件或打印件,轻视对电子文件的管理,导致大量档案资源流失.极端二,将实体档案做数字化处理,重视信息系统建设却忽视对信息资源的开发利用.不管采用上述何种方式,其本质都没有超越传统模式,档案部门在企业中仍在扮演着被动的保管者角色,缺乏主动提供参考信息的意识,无法创造直接利润,因此不被管理层重视.传统档案工作面临危机,档案部门亟需重新定位,开展改革,实现从被动保管到主动怎么写作,从档案管理到信息资源中心的转型.二、企业档案部门定位转型的依据从上述现状中不难看出,档案部门在企业的地位取决于其对企业效益的贡献.基于此,企业档案部门应告别传统的被动角色,转型为企业“信息资源中心”,不仅提供档案怎么写作,同时整合企业内部的信息资源,实现企业信息的高效流通和共享.具体来说,企业档案部门转型的依据主要有以下三点:1.理论上,企业档案是企业重要的信息资源徐拥军在其博士论文《企业档案知识管理模式——基于双向视角的研究》相似度检测绍了企业资源基础理论,其基本思想可概括为:第一,企业的竞争优势不在于企业外部的力量,而源于企业内部的资源;第二,只有具有战略性、独特性、难以模仿性的资源(核心资源),才能为企业带来长期可持续的竞争优势.企业档案作为产生于企业内部的信息记录,不仅具有战略性,更具有独特性和难以模仿性,从而为企业带来长期可持续的竞争优势,是企业重要的信息资源,潜藏着大量有价值的信息.而作为这一资源的管理者——企业档案部门,除了对档案的整理保管外,也应承担起信息资源管理之责,对企业内的文件、档案信息资源进行有效的梳理整合和开发利用.总之,正是企业档案的信息资源属性为企业档案部门转型为“信息资源中心”提供了前提条件.2.实践需求上,企业需要设立整合和优化信息资源的部门随着企业信息化建设不断深入,企业内各部门纷纷采用了适当的应用系统,如OA系统、eHR系统、财务系统等等,但据原国家经贸委等调查表明,企业信息系统集成和资源共享水平低,不同系统之间互联互通的比例大多低于1/3.产生于企业不同部门、不同系统软件的信息无法共享,数据无法交流,形成了“信息孤岛”现象,引发一系列问题,如信息需多次重复输入,费时费力且易造成冗余、信息交流一致性无法保障,这些严重阻碍了企业内信息交流及信息化建设进程.解决企业“信息孤岛”问题,不仅要改良、升级系统软件,更重要的是要实现企业的信息标准化和流程规范化.借鉴国外经验,企业的信息化必须有一个信息主管来统帅,依靠专门的部门来实现.就我国企业而言,大多数都设有信息部门或数据中心等类似机构,但这些部门的主要职能是系统、软件的技术维护,是为企业创造良好的信息环境,而不是对信息资源本身进行管理.因此企业急需专门部门来整合和优化内部信息资源,解决信息冗余和沟通不畅的问题,实现内部信息资源的共享.而企业档案部门接收各个部门的文件,企业的各方面的数据在此汇总,这使得企业档案部门转型为“信息资源中心”,整合优化信息资源变得既具有可行性,又具有必要性.3.自身优势上,档案人员的专业技能对企业信息管理有潜在价值企业信息化建设的参与者大多为程序员、网络管理者和技术支持人员,这种人员结构的后果是导致过分注重技术而忽视了管理,这一缺陷正可由具备专业技能的档案人员来弥补.档案人员的专业技能包括两方面:一方面,他们具有对信息分类、查找和重新发现的技能,能有效组织信息资源;另一方面,档案人员是管理人才,善于分析和理解企业及各部门的信息需求,并针对需求做出及时响应,因此可作为联系信息技术部门和其他部门的相似度检测桥梁,他们与其他信息技术人员合作,对信息需求做出响应,可创建起“信息资源中心”.三、企业档案部门的转型策略企业档案部门要实现从传统模式向“信息资源中心”转型的过程,需着眼于以下几点:1.明确档案部门的定位和职能档案部门的定位变化.企业档案部门必须重新自我定位,在做好传统档案管理的基础上,将工作重心从被动的实体保管转向信息资源管理,定位成企业的“信息资源中心”.从长远来看,更可结合企业实际情况,组织提炼显现知识,挖掘开发隐性知识,建立“企业知识库”,将档案部门打造成“知识中心”,推动企业知识共享.档案部门的职能变化.其主要职能可分为三个层次:首先,做好基础档案工作,保存企业记忆,这也是实现其它职能的基础.其次,整合企业信息资源,提供决策依据.利用现有的信息技术和系统平台,综合集成各部门形成的信息资源并进一步加工,使其为生产经营活动提供有价值的数据材料,为领导决策提供依据.最后,构建知识平台,实现知识共享.企业档案不仅记载了企业的发展历史,其中也蕴含着员工积淀的知识经验.采用信息技术构建一个知识平台,将各个业务部门有价值的信息都“归档”到知识平台,形成可共享的知识.2.优化档案部门的工作机制档案部门要实现转型,就必须优化工作机制,主要可从两个方面入手:第一,标准化.一方面是工作流程的标准化,即通过在企业内制定统一的制度体系,规范企业档案部门的工作流程,明确企业内文件信息的流动规则,界定与档案部门相衔接的业务部门在操作中应遵循的步骤和依据.另一方面是文件数据的标准化.确保企业内不同系统生成的电子文件能够兼容、归档、浏览,实现数据信息的统一和共享,从而提高工作效率.第二,集成化.对企业重要的信息资源(包括企业档案)进行统一规划和管理,建立起“企业信息资源管理平台”.该平台实质是将企业内其他业务系统(如财务系统、人事系统、采购系统等)与企业信息管理系统有效集成,无缝衔接,建立起企业内部共享的信息资源平台和知识平台.总之,面对企业信息化建设进程的深化,档案部门不得不重新思考在企业中的定位问题,通过从传统模式向“信息资源中心”转型来适应外部环境的变化.档案部门通过集中整合企业的信息资源,有效解决企业信息冗余及部门间沟通低效的问题;通过挖掘信息资源的价值,为企业提升核心竞争力,适应现代企业制度和市场竞争的要求,从而最终发挥档案部门在企业信息资源管理方面的新作用,实现部门价值,提升部门地位.(作者单位:中国科学技术馆)

企业信息化建设背景下档案部门转型参考属性评定
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