档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析

摘 要：档案数字化、数字化档案和数字档案三个概念,混淆使用的情况比较严重.文章对这三个概念进行了全面的辨析.认为：档案数字化概念有广义和狭义之分；档案数字化是形成数字化档案的过程,数字化档案是档案数字化的结果；数字化档案不是档案,而只是档案数字形式复制品；数字档案才是真正的档案.关 键 词：档案数字化；数字化档案；数字档案；概念；辨析1涉及档案数字化、数字化档案和数字档案概念文献数量情况档案数字化、数字化档案和数字档案,是近些年来档案界使用频率很高的三个概念.在许多文章中更是同时出现.笔者对中国知网的文献进行了检索（以下文献数据也均来自知网）,表1是1997年至2012年涉及这三个概念的文献数量检索统计.由表1可见,近15年来,期刊文献中涉及这三个概念（不论是单独使用,还是组合使用）的文献数量均呈不断上升趋势.值得关注的是这三个概念在同一文献中同时或两两同时出现的频率也在上升,这其中难免会出现将三者混淆使用或概念混淆的情况.因此,有必要对其进行辨析.2档案数字化的概念国内最早提及“档案数字化”的文献是1993年贾惠波在《档案学研究》上发表的《光盘在档案存贮管理应用中的可靠性和寿命问题》一文.截至2012年10月共有11115篇文献涉及“档案数字化”概念.国内最早对“档案数字化”下定义的是李筱春.2002年,他将“档案数字化”定义为：“档案数字化是指计算机数字化技术在档案信息领域的应用.档案数字化包括两个方面的内容：一个是把传统的档案信息,如文字、数值、（单色的和彩色的）图形、（静止的和活动的）图像、声音等的档案信息数字化,另一个是把数字化的档案信息还原成文字、数值、图形、图像、声音等传统的档案信息.前者是为了将传统的档案信息输入计算机,后者是将数字化的档案信息由计算机输出给用户.”[1]之后有122篇文献对“档案数字化”下过定义.其中有代表性的如屠跃明、翟瑶认为：“档案数字化是指利用计算机等技术手段将经过鉴选、原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索利用的系统工程.”[2]对档案数字化的定义有两点共性：一是与计算机技术有关；二是将其他载体的档案转化为数字化信息.不同之处：一是数字化过程是否可逆；二是单一转换与综合利用的区别.3数字化档案的概念国内最早提及“数字化档案”的文献是1986年洛克里奇、张春艳在《国际地震动态》上发表的《美国全国地球物理资料中心的自然灾害活动》一文.截至2012年10月共有5228篇文献涉及“数字化档案”概念.与档案数字化不同的是,在这5228篇文献中,只有4篇对“数字化档案”下过定义.国内最早对“数字化档案”下定义的是邹悦,2005年,他在《数字档案资源建设中的著作权问题研究》一文中认为：“数字化档案指的是传统档案数字化后形成的数字化形式的档案.”[3]郑重认为：“数字化档案是指由办公自动化形成的电子文件归档后形成的电子档案.”并指出：“它从形成开始,就是数字形式.”[4]李殿环认为：“数字化档案来源包括两个部分,一部分是随着政府信息化的进程,网络化办公与无纸化办公的出现,各机构生成大量的电子文件,电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆.另一部分就是馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段转化为数字化的信息.”[5]对于数字化档案的定义差别比较大,有认为是“电子文件归档”后的产物；有认为是“传统档案数字化后形成的数字化形式的档案”；还有认为前两者都是的.4数字档案的概念国内最早提及“数字档案”的文献是1979年李志豪在《经济管理》上发表的《谈谈商业一级站会计统计结合的实践》一文.截至2012年10月共有7558篇文献涉及“数字档案”概念.而对“数字档案”下过定义的只有13篇.国内最早对“数字档案”下定义的是宋岩.2005年,他首次将“数字档案”定义为：“数字档案是指用计算机等工具对历史记录进行数字编码,并将所得数据记录保留在盘、片等载体上的一种档案.从记录方式来说,数字档案是用计算机语言,将历史记录数据化的形式来记录的.等从载体来说,它摒弃了人们常用的纸张等常用的载体,而用磁盘、光盘等载体.”[6]何贞健将“数字档案”定义为：在“工作中形成的归档电子文件以及与其相关的元数据、背景信息”.[7]赵丽荣认为：“数字档案是指馆藏档案的数字化信息与移交进馆的电子文件信息的总称.”[8]对于数字档案的定义同样差别比较大,有认为是“归档电子文件”的；有认为是“馆藏档案的数字化信息”的；还有认为前两者都是的.这同对数字化档案的定义一样,也就是说数字化档案与数字档案成了同一概念.5对档案数字化、数字化档案和数字档案概念的思考5.1档案数字化与数字化档案.档案数字化概念有广义和狭义之分.狭义的档案数字化,是指将不同载体形态和记录方式的档案信息通过计算机录入、转化、处理等形式,把文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列,然后存贮到磁盘、光盘等物理载体上的过程.简单地说,档案数字化是将非数字形式档案转化为数字信息的过程.这里有三个要点：一是档案数字化的对象是档案；二是档案数字化的对象是非数字形式档案；三是档案数字化是一个从非数字形式档案向数字信息转换的过程.广义的档案数字化包括两个方面：一是档案目录的数字化,就是将手工检索的纸质档案目录录入计算机,建立档案目录数据库；二是将不同载体形态和记录方式的档案全部数字化,主要是纸质档案的全文内容数字化.档案全文数字化采用扫描录入方式,将档案全文内容按原貌逐页存储为图像文件,并为其编制目录索引,或是将文字形式的档案经光学字符技术识别后采用文本格式存储档案内容,辅之以全文检索数据库两种不同方式.所谓数字化档案,就是将不同载体形态和记录方式的档案,利用计算机、扫描、图形图像处理、数据库等技术,把文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列的档案复制品.也就是非数字形式档案数字化后形成的数字形式的档案,是非数字形式档案数字化后的结果.简单地说,数字化档案就是非数字形式档案的数字形式复制品.数字化档案仅指狭义档案数字化后的结果,广义档案数字化的档案目录数字化结果不包括在内,档案目录数字化的结果不是数字化档案,而是管理、利用档案的辅助品.档案数字化是以保护数字化档案母体存在和利用为目的一种档案保护和利用手段.档案数字化过程是通过数字化的技术手段,应用相应的数字化设备,采取规范的数字化标准产生数字化档案的过程.档案数字化与数字化档案有着密切的联系,档案数字化是形成数字化档案的过程,数字化档案是档案数字化的结果,没有档案数字化就没有数字化档案.档案数字化的目的与产生数字化档案的目的一样,是为了使档案利用工作适应现代信息社会,满足社会各方面对档案信息资源日益扩大的需求,提供远程和便捷的档案利用怎么写作,提高档案信息检索速度,减少档案原件（特别是珍贵档案）频繁使用而造成的磨损,保护档案原件,从而充分发挥馆藏档案信息资源的优势,促进馆藏档案的开发与利用.5.2数字档案与数字化档案.所谓数字档案,是指机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中,通过计算机等电子设备直接形成以数字代码记录的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录.数字档案是现代信息技术条件下产生的新型的档案,它是办公自动化和计算机技术、信息技术快速发展的必然结果,它是档案的一种新的形式,并将成为档案的主要形式.数字档案包含着一切档案的要素,它产生于机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人的社会活动中,并且是直接形成的数字历史记录.尽管数字档案存在着信息的非人工识读性,而只有经过计算机特定的程序解码,通过输出设备使它还原再现,才能人工识读；存在着对计算机系统的依赖性,数字档案从产生到归档管理再到利用都要借助于计算机系统才能实现；存在着信息的易变性,数字档案在其生成、处理和管理等过程中,其信息内容极易被修改,等等局限,但这些并不影响数字档案成为档案家族中的一员.虽然数字档案存在着原始记录性和法律效力的认可问题,而随着信息技术的发展和管理措施的到位,采取各种形式的技术手段来保证数字档案的原始记录性和法律效力,相信这些问题会得到满意的解决.但这既不影响它的档案特征,也改变不了它的档案本质属性.数字档案是实实在在地地道道的档案.而数字化档案,正如上文所述,数字化档案只是档案数字化过程中的产物,数字化档案是非数字形式档案的数字形式复制品.数字化档案不是机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的历史记录,它不具备档案的特征和本质属性.档案的数字形式复制品也并不能等于被复制的档案本身,因此,数字化档案不是档案.对于数字化档案不是档案的认识,我们也可以从对档案缩微复制品的认识中找到相似的答案.摄影技术的发明,为人类社会增添了新的记录形式,也为档案的存储增加了新的形式.在摄影技术基础上发展起来的缩微技术就是这种新的存储形式在档案存储方面的具体运用.摄影技术为档案增添了新的成员——照片档案,也为减少档案原件（特别是珍贵档案）频繁使用而造成的磨损增添了新复制存储形式——档案缩微复制品.运用摄影技术在人类社会活动中直接形成的记录,就形成了照片档案.照片档案包含档案的一切要素,具备了档案的特征和本质属性,是实实在在地地道道的档案.而运用缩微技术对档案原件进行处理就产生了档案缩微复制品,档案缩微复制品是档案的复制件,而不是档案,它并不具备档案的特征和本质属性.对于档案缩微复制品,虽有不少人称其为“缩微档案”,但是,“缩微档案”并不是档案,而且“缩微档案”的说法,只是一种简化不规范的说法,不能望文生义地就认为“缩微档案”是档案.虽然“缩微档案”是不是档案,也曾有过争议,但基本上否定了“缩微档案”是档案的看法.在吴宝康主编的《档案学词典》中,就没有“缩微档案”一词,而只有“档案缩微复制品”一词.对“档案缩微复制品”的解释是：“将档案按一定比例缩拍在感光材料上制成的缩微品.”“一般可以作为档案原件的代用品,有利于保护档案原件.”[9]《中国大百科全书·图书馆学情报学档案学》中收录的是“缩微品档案”一词,解释为：“利用缩微摄影方法制成的档案原件缩微品”,“缩微品档案是档案原件的副本”.[10]两者强调的都是档案的复制品.数字化档案也同缩微档案一样,不是档案,只是在新的技术条件下,又增添了一种新的档案复制手段,增加了一种新的档案存储形式,添加一种新的档案复制品.数字化档案确切的称谓应该是“档案数字复制品”或者“档案数字形式复制品”.那种将数字化档案定义为：既包括电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆的,也包括馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段转化为数字化的信息的；以及那种将数字档案定义为：数字档案是指馆藏档案的数字化信息与移交进馆的电子文件信息的总称等的认识,都是将档案与档案复制品混为一谈,这不仅不利于认识什么是数字档案,也不利于档案学术研究.为避免概念混乱,建议放弃“数字化档案”的说法,改称为“档案数字复制品”或者“档案数字形式复制品”.并给“数字档案”正名,将所谓的“数字化档案”——“档案数字复制品”排除在“数字档案”之外.5.3档案数字化、数字化档案与数字档案.档案数字化与数字化档案这两个概念,虽然看起来都有“数字”和“档案”,但是它们与“数字档案”一点关系都没有.数字化档案就是档案数字化过程中的结果产物,档案数字化过程是由档案管理部门主动对所藏档案进行的数字化加工,而在这个由档案管理部门主动做的档案数字化过程中并不产生新的档案（数字档案）,数字化档案的产生完全由档案管理部门掌控,数字化档案仅表示是档案数字形式的复制品.而且,档案数字化不是简单把档案扫描成图片,数字化档案也并非是电子图片,档案数字化和档案信息化等问题还需要进一步探讨.数字档案的产生则完全是另外一个过程,它是由机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的,是真正档案的形成过程,而不是由档案管理部门加工形成的.厘清它们的关系对于认识什么是数字档案有着积极的意义.注：本文为2012年度河南省档案局科技项目《基于网站集群的公共档案信息资源共享平台管理研究》的阶段性成果,项目批准号为：2012-X-68.参考文献：[1]李筱春.手段途径结果——档案数字化、网络化、信息化三者关系浅析[J].兰台世界,2002（3）.[2]屠跃明,翟瑶.档案数字化的元数据研究[J].兰台世界,2012（14）[3]邹悦.数字档案资源建设中的著作权问题研究[D].武汉大学硕士学位论文,2005.[4]郑重.浅谈新时期档案信息化建设的主要内容及其关系[A].江苏省档案学会：档案工作应对入世挑战学术研讨会文集[C].江苏省档案学会,2002：7.[5]李殿环《基于.NET的数字化档案馆的研究和开发》[D].西安建筑科技大学硕士学位论文,2009：6.[6]宋岩.档案数字化是档案管理发展的必然趋势[J].肇庆学院学报,2005（6）.[7]何贞健.国土资源数字档案标准建设有关问题的探讨[A].福建省土地学会：2007年福建省土地学会年会征文集[C].福建省土地学会,2007：6.[8]赵丽荣.关于数字档案馆构建的深度剖析[J].西部资源,2011（5）.[9]档案学词典[M].上海：上海辞书出版社,1994,360-361.[10]中国大百科全书·图书馆学情报学档案学[M].北京：中国大百科全书出版社,1993,407.（刘东斌组稿作者单位：开封市档案局来稿日期：2012-10-18）