网站原创摘 要：《文书学》是以文书和文书工作为研究对象的一门独立学科,也是文秘专业的核心骨干课程之一.在信息化时代下,传统的《文书学》教学体系和方式方法已经不能满足时怎么发表展的需要,办公自动化水平不断提高给文书与文书工作分别带来了前所未有的新发展.与实践工作密切相关的《文书学》教学活动必然紧跟时代变革,在学科理论和学科体系上与时俱进,才能满足时代提出的新求.
关 键 词：信息化；文书学；教学
中图分类号：G642文献标识码：A文章编号：1009—0118（2012）11—0148—02
信息时代的来临在某种意义上意味着对传统的颠覆,它以数字化的特征给历史以摧枯拉朽的变革.作为具有悠久历史的文书学,在信息技术突飞猛进发展的今天,无论是其理论基础还是学科体系,都发生巨大变化.作为承载信息的文书本体和作用于文书之上的文书工作,必须适应这种巨变,这就要求教师紧跟时代步伐,变更教学理念和教学模式,不断谋求学科教学新发展.
一、学科理论的与时俱进
传统的《文书学》教学体系是建立在文书和档案分别管理的理论基础上的.传统的文书工作和档案工作是相对独立的两个工作领域.《文书学》的教学与研究也更多的关注文书管理.至于归档后的档案管理,则隶属于《档案管理学》的教学和研究范围.但随着文件生命周期理论研究的不断深入,加之电子文件的出现和广泛应用,使《文书学》的教学指导理论进一步得到发展.
传统文书理论的第一次变革是文件生命周期理论（lifecycleofrecord）.文件生命周期理论是文件管理的核心理论,1940年,美国档案学者菲利普·布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念.前美国国家档案与文件局局长詹姆斯·B·罗兹作出明确概括：“从文件的产生,经过履行组织职能的工具进行活动和工作的阶段,一直到其现实效用的消失,或者当其使用目的已经达到时对其销毁,或者因其具有永久保存的价值,而把它们作为档案赋予新的使命的整个周期”（《〈文件与档案管理规划〉选编》档案出版社1990年版）.文件生命周期理论把文件从产生到销毁或作为凭证永久保存,视为一个完整的生命周期.因此,文书（现行文件）和档案都是文件,它们是相互联系的、不可分割的一个生命体.
文件生命周期研究的相关思想在20世纪80年代传入我国,被我国许多档案学者所关注,并结合我国档案工作理论和实践进行了相对应的理论研究,其中中国人民大学陈兆梧教授的研究成果有很大影响.陈兆梧教授1986年提出文件的运动周期“四分法”观点,把文件从产生到消亡的整个过程称为文件的运动周期.
文书理论的第二次变革是文件连续体理论（TheRecordsContinuum）.在1996年出版的澳大利亚国家档案标准中,文件连续体的定义是：“从文件形成（包括形成前文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理过程中连贯一致的管理方式.”以此定义为基础,提出文件连贯管理一系列新的思想方法,这一理论揭示了文件形成、保存与长久利用应该实行一体化管理的理念.
随着电子时代的到来,西方档案学理论有了新的发展,连续体理论的提出,标志着档案学理论和管理思维的重大突破.这就要求教师在教学中把握新的理论发展方向,结合我国国情和工作实际,明确文件连续体理论对文件生命周期理论的发展.使学生了解学科的理论前沿.在文档一体化管理系统中,文书管理质量是关键性的,没有文书管理的配合,文档一体化管理体系无法建立.《文书学》是档案专业的一门基础学科,《文书学》的教学理论体系必须强化文档一体化管理理念,使之贯穿于教学的全过程,从教学体系到教学内容,直至教学方式与方法,均应体现这一理念,如此,其教学价值与教学效果才能充分发挥出来.
二、教学体系的不断更新
(一)信息载体的改变给文书带来的变革
自从信息技术运用于办公活动中,以新的记录方式和新的载体形式存在的新型文件——电子文件诞生了,并在不到20年的时间内,迅速成为社会活动中信息处理和传递的主角.电子文件的出现及广泛应用,给《文书学》的教学提出了一系列新的问题,首当其冲的则是教学理念的转变问题.
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传统的《文书学》教学是建立在纸质文件的基础上的,而在当今科技高度发展的今天,仅仅从物质载体的角度分类来划分,文件就可以分为纸质文件、感光戒指文件、磁介质文件和电子文件.从信息表现形式和存储格式的角度来看,还可以把电子文件分为文本文件（Text）、图形文件（Graphic）、图像文件（Image）、影像文件（Video）、声音文件（Audio）、多媒体文件（Multimedia）、超文本文件（Hypertext）、程序文件（Program、数据文件（data）等.
在社会活动中电子文件逐渐代替了纸质文件的现行职能,成为各机关单位处理公务的主要工具,而纸质文件在很大程度上履行的则是凭证职能.针对这种情况,《文书学》教学和研究的重点必须向电子文件转移,深入揭示电子文件的本质属性,探索电子文件运动规律,讲授科学处理及管理电子文件的理论、原则与方法,重新结构《文书学》教学体系.
(二)现公环境给文书工作带来的变革
现公环境下,由于互联网技术的广泛应用,机构内各部门之间、各部门与其人员之间、工作人员相互之间可以双向实时联系,这给公文处理程序的发展带来了新契机.
传统的收发文程序也发生了流程重组,办毕公文的处理也可以在网络上进行.在OA系统中,收文和发文程序都通过操作系统提供的邮件怎么写作系统来进行,这就给教学环节带来变革,它要求教师不仅要讲授和演示传统的收文、发文及办毕公文的处置程序,还要在现公模拟环境中演示OA系统中的公文程序,同时也对教师素质提出新要求.比如在讲授《发文处理》这一章的内容时,教师不仅要求学生了解发文处理工作的一般流程和文件的主要传递渠道,掌握审核、签发、复核、校对、登记、用印、发出或公布等工作环节的基本概念、工作内容、具体要求、规范和实际操作方法,还要求学生掌握在OA系统中发文处理工作的一般流程和实现方式,因此教师的“双师”素质显得尤为重要.
“从电子文件诞生开始,在相当长的时间里将会与纸质文件共存于世”,“只要电子文件的安全性没有得到完全保证,人们就需要以纸质文件形式生效或纸质副本作为重要备份加以保存”.面对电子文件与纸质文件长期共存的现状与趋势,文书部门和档案部门必须采取相应的管理方式积极应对.在实际工作中,人们已开始摸索开发和建立针对两种不同载体和记录形式文件的综合管理系统.《文书学》的教学与研究也应该及时反映这种现实,并同实际工作部门联合,共同探索和研究电子文件与纸质文件共存时期的文件管理模式及经验,构建新的教学体系.
三、教学模式的转变
传统的文书学教学,大多运用案例分析法进行文书学教学,案例教学可以拓宽学生的思维,解决了单一讲授教学的枯燥无味.但在信息化时代下,许多OA系统中的公文处理流程必须要上机操作才能最有效最直观地达到教学目的.因此,这也对当前的教学实验实训工作提出新的要求.
运用现代化教学手段如：在讲授文书处理各工作环节时,因学生缺少感性认识,会感到所学内容既繁琐难记,又容易发生混淆,这时教师可以利用现代化的教学手段,把文书处理各工作环节的操作方法、操作流程制作成多媒体课件,在课堂讲授时演示给学生,模拟文书人员的相关操作,教师进行适当讲解,引导学生有目的、有重点地进行观察和思考.
运用模拟操作教学法在运用模拟操作教学法时,首先,要建立文书工作模拟实验室,其次,在实验室中按文书工作实际情况和各项工作内容的要求、规范,精心设计各项实验内容,使学生能够在实验室仿真环境下完成各项实际操作.这是一种让学生进入角色,自主学习的方法.如：文书的分类、整理,文书的立卷归档,不同文书的处置等工作环节都可以在实验室中操作完成.另一方面,运用实验室的现代化设备,让学生熟悉电子文件的制作、传递、分类、检索等操作方法,探索文档一体化管理新方法.通过直观教学法的运用,使学生的技能水平大大提高,体现了高职教育的办学特色：重在学生能力的培养,使学生学而致用.