实现高校档案管理数字化的策略

摘 要：高校档案数字化建设,是在档案管理的活动中全面运用现代化信息技术,对档案信息资源进行数字化管理和提供利用.高校档案数字化建设顺应了信息时代的发展趋势,构建一个健全的高校数字化平台,实现高校档案数字化建设对于高校的发展至关重要.

关 键 词：高校档案管理；数字化；解决策略

中图分类号：G271文献标识码：A

文章编号：1009—0118（2012）10—0187—01

针对高校档案管理数字化进程中存在的障碍和问题,必须研究对策,加以解决,否则就会因电子文件难以管理而阻碍办公自动化的进一步扩展和深化,电子文件也会因我们档案人员的束手无策或疏忽遭受损失.因此,在实施档案数字化管理过程中,必须注意把握好以下几个环节：

一、健全高校数字平台,构建和谐共享环境

档案数字化建设是一项系统工程,具体包括总体设计、软件开发、档案整理、系统管理、光盘备份等.高校档案要想实现数字化,首先必须投资开发一整套与高校相适应的档案管理软件,配备构建这个数字平台所需要的硬件设施.由于高校日常工作每天都要产生大量的文字档案,需要进行录入、保管,因此该系统应采用双怎么写作器、高速扫描仪集中扫描、光盘等双备份解决方案.使档案文件能及时、准确归档,保护磁介质为载体的档案的安全,延长其寿命.同时,为了提高利用率,还应设置适当的档案查询系统,通过触摸屏查询及文档网络传输达到资源共享的目的.此外,还应将电子档案管理类别细分为操作目标管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理、高校分类管理等,从而在机制上提高高校信息共享能力.此外,信息网络系统也要达到以下二个方面的要求：

(一)系统应具有高可靠性

信息系统一定要具有稳定性、可靠性,给电子资料提供一个安全的存储环境.因此所采用的磁盘阵列产品在结构及硬件组成上应完全是冗余设计（如阵列控制器、后端2条光纤环路、电源、风扇、链路控制器、双口光纤硬盘等）,不存在单点故障,确保整套系统的安全运行.磁盘阵列可采用不同的RAID保护级别,保证用户的不同需求.所有硬件均可支持热插拔,保证系统应用的连续性.系统数据安全性要求很高,可根据用户的需要,完成数据的隔离或共享.可通过增加应用软件来支持物理通路的冗余连接,以提高系统的安全性.

(二)系统应具有良好的性能

要使用正规的档案管理软件,能够跟随网络技术的发展而发展.系统采用全光纤磁盘阵列产品,保证系统的高性能.系统升级不必停机,可在线升级.系统具有良好的开放性,各高校之间能够互联.系统支持多种主机系统及集群系统.

二、搭建沟通桥梁,衔接各领域的信息交流

针对高校中办公自动化系统与数字化档案管理系统不能充分衔接的问题,建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能,实现与现有的财务系统、办公自动化（OA）系统、人事管理、教务教学管理等系统的无缝集成.便于收集整理各部门生成的电子文件,更好地建立起高校档案资料数据库.

(二)在电子文件与纸质文件之间搭建“绿色通道”

针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题,建议在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”,即将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共存,根据档案管理数字化工作的发展以及数字档案特点,制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴写作度、网络安全管理制度等,从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展.其中,尤为值得一提的是电子文档的安全管理制度.档案作为一种特殊的文字资料,有的可以完全公开,有的则需要保密,特别是档案数字化之后,安全工作显得尤为重要.它既包括硬件的安全管理也包括软件安全管理.硬件方面应严把信息存储载体质量关,提高电子文件载体的保存寿命,为电子文件的长期保存打下基础.

对于存储电子文档的设备和磁介质要派专人负责管理,确保电子档案不会因温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失.软件方面,就是要通过采用多级权限和管理,多层结构,加密通讯、防火墙等各种安全控制方法,有效地保证系统的保密性,使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏.切实确保电子文件的安全,解除人们的顾虑.

三、建立一支高素质、高水平的专职档案队伍

实现档案信息电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作.从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象.尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了.档案数字化的实现要求管理者具有很强的分析能力,对一些专业性强的档案要做到精确把握；另一方面,要根据利用者要求提供大量的档案数据信息.这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任,因此有关部门应加大档案人员的培训力度,学习电子文件管理知识,提高电子文件管理意识,尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作,努力提高电子文件管理水平.

四、提高高校人员的档案意识

提高高校员工的档案意识,尤其是高校领导的档案意识,使他们认识到档案工作对于高校发展的重要性,使领导和信息部门能够重视档案和档案的数字化建设,并积极为档案的数字化建设提供所需的资金和技术的支持.同时,档案人员要虚心向档案数字化建设走在前列的高校学习,乐于交流.汲取人家成功经验,结合自己高校的实际情况,逐步推进高校档案数字化建设.

总之,高校档案数字化建设是一个循序渐进的过程,不是一蹴而就的,我们要紧跟时怎么发表展的脚步,积极学习新的计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术,根据高校的现实状况,不断实现高校档案数字化建设,使档案管理从保管、利用职能向信息采集、管理和信息怎么写作职能转变.