国有企业档案管理

[摘 要]在市场经济条件下,加强国有企业档案管理工作,既是加强社会主义法制建设、完善市场经济体制的现实需要,也是国有企业夯实管理基础,实现持续、快速、健康发展的内在要求.档案管理作为国有企业管理的重要组成部分,是国有企业搞好生产、经营等各项工作的重要基础.

[关 键 词]国有企业档案；管理；对策

人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分,它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据.改革开放以来,我国的人事档案管理工作取得了显著的成绩.但是随着社会主义市场经济体制改革的不断深入,近年来人员流动频繁,原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露.人事档案工作如何与时俱进,充分发挥为经济社会怎么写作的职能,已成为我们必须努力解决好的一个重大课题.

一、当前企业人事档案管理存在的问题

企业人事档案管理工作在长期的实践中,积累了丰富的经验,形成了一定的管理模式.但旧的企业人事档案管理模式与市场经济体制环境下企业发展对人才管理的需求不相适应的种种弊端已显露出来.具体可以总结为：

(一)僵化的国有企业人事档案管理体制与国有企业灵活的用人机制不适应

随着市场经济体制的建立,人们的思想观念发生了重大改变,企业在招聘使用员工的时候,更多地注重个人的能力,国有企业对员工的约束主要是靠合同、协议,而不是人事档案.员工如履行了合同、协议,即可自由流动,选择更适合自己的岗位.用工制度的变化以及人才之间激烈的竞争,出现了许多员工为谋求个人发展而从原来的单位跳槽到另一单位另谋出路的情况,而旧单位为维护本单位利益而不放其人事档案等情况,于是社会上就出现了“死档弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、“虚检测档案”的情况.加之国有企业人才流动较快,使现行的人事体制包括人事档案管理体制难以发挥其怎么写作功能,因而也难以适应这类型企业灵活的用人机制需要.

(二)国有企业人事档案单一的管理模式与国有企业职工层次的多样性不适应

目前,我国国有企业人事档案管理大都采用干部人事档案管理模式进行,这种管理模式适合本单位内部人事档案来源比较单一,仅限于本机构人员,同时这种模式也方便查找和利用,涉及面比较窄,也很有利于人事档案的保密工作.国有企业职工层次的多样性决定了企业的人事档案管理方法要与之相适应.国有企业人事档案还是要坚持统一由人事部门管理,以及企业人事档案工作也必须由企业各级组织、人事部门根据自己的管理权限负责某一级的人事档案的管理方式已经没有办法再适应企业职工的这种多样性的特点了.

(三)国有企业人事档案的内容不够完备

现代国有企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”,人事档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来,要能够正确反映出一个人的个人经历、成长、德才情况等.企业是以最大限度激发员工创造力,达到最佳的经济效益作为目标,这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别,所以企业的人事档案除目前的基本内容以外,还应结合国有企业自身管理需求充实一些内容.同时,通过调整国有企业人事档案的内容构成,才能形成具有国有企业自身特色的人事档案管理体系,而不是仅仅照搬干部人事档案管理体系.

(四)档案利用价值不高

有些企业管理本来就不是很规范,人事档案管理更是不规范.有的员工职务升降、工资待遇随意性很大,甚至还存在着企业主口头上说了就算的现象,使员工的工资级别、职务任免等材料根本无法形成.由于企业人事档案管理的不规范,产生了不利的影响.一是有人利用档案管理的漏洞,制造虚检测材料.例如,将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等.这些情况的出现,使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性.而人事档案材料的失真,使得人力资源计划中的配备计划、退休解聘计划、补充计划、使用计划不能正确制定和正常执行,对当前配置以及未来人力资源的供求造成负面影响.二是有的档案转递不及时,操作程序不规范.例如,有的人早已跳槽,但其人事档案还未按规定转递到新单位；有的企业违反规定,把人事档案当作普通邮件寄送,不作机要转递,这就容易造成档案丢失；还有的企业在人事档案转递过程中,不填写转递单,不经密封钤印,就随意将档案交给本人自带,致使篡改、丢失档案的现象时有发生.由于档案材料的不完善,不能客观地反映本人经历的全貌,使得档案的利用价值相对降低.不重视企业内部的实绩考核,轻视人事档案记录,人为地造成了人员与其档案的两者分离,这些原因都不同程度地造成了企业人事档案利用率的降低.

(五)档案管理人员素质薄弱

由于受传统观念的影响,对档案管理的认识不足,重视程度不够.专职档案管理人员被裁减,且一岗多职,造成档案工作兼而不顾.还有的档案人员更换频繁,因业务素质不高,工作不熟练难以胜任档案工作.随着当前国有企业规模不断发展,员工数量不断增加,档案数量也与日俱增,档案管理难度增大,有关的管理措施跟不上.

二、适应现代企业发展要求,改进人事档案管理工作的对策

在人事档案管理活动中,对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度,必须要进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化.在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据,舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析,对人力资源管理部门及其他部门应有所区别,注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整,尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集.

人事档案的内容大同小异,它们之间虽存在着许多共性,但不同类别的人员由于他们的工作性质、社会责任、职业特点、素质要求、任用方式、考核内容、社会评价、报酬待遇等方面的不同,在人事档案内容上也必然存在着较大的差异.国家公务员的档案体现了政治要求,专业技术人员的档案侧重于怎么写作社会、创新技术的业绩记载,相似度检测组织人员的档案体现其诚信和非人员的特色.在同一个人的人事档案中也是有差别的,如有的内容可以进入公共信息体系,有的则只能处于高度的保密状态.根据这一情况,我们可以在信息化和市场化的基础上分类管理人事档案.根据不同类别的人员设计不同的管理制度,对档案的功能进行重新定位,增加反映个人个性特点和专业能力的资料,使人事档案更加贴近社会和用人单位的需求,提高人事档案的利用效率,提高人事档案的价值.

人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理手段的科学化、现代化,又包括管理理念的现代化、科学化.管理手段的科学化、现代化,最终是要在企业中建立一个以国有企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统.而这个系统的初步要求则是建立人机结合的技术性管理系统,实现人事档案的计算机管理.

人才是国有企业前进、发展的动力,对于档案管理部门来说亦是同样的道理.在知识经济时代,在现代化程度不断提高的今天,引进高素质的档案人才是企业档案工作发展的必然要求.在引进高素质人才的同时,企业也应注重对现有档案人员的培训,使其适应新形势下的新要求,从而全面提高企业档案管理人员的素质.

(五)增强怎么写作意识,积极主动的提供利用

人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供,所以人事档案管理人员应认清形势,摆正位置,端正态度,增强怎么写作意识,改变长期以来坐等上门的被动怎么写作方式,增强怎么写作意识,积极主动地为企业人力资源管理提供信息怎么写作.人事档案管理怎么写作于人力资源管理,促进国家企业人力资源管理,是企业知识管理的基础.

(六)建立人事档案的网络化管理模式,增强人事档案的信息怎么写作

加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程,人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理手段的科学化、现代化,又包括管理理念的现代化、科学化.管理手段的科学化、现代化,最终是要在企业中建立一个以企业员工人事档案信息为基础的员工信息网络系统.而这个系统的初步要求则是建立人机结合的技术性管理系统,实现人事档案的计算机管理.档案管理要与时俱进,就要实现数字化、网络化的管理开放式的人才信息怎么写作网络则为人事档案现代化管理构建了坚实的实用平台.这样,既可以提高效率,也可以降低社会管理的成本.

人事档案管理工作是企业中不可或缺的管理工作之一,其改革已经提上了日程,在这一改变过程中,改变旧有模式,建立新型管理系统,借助现代化的技术与观念,全方位开发信息资源,充分有效地利用人事档案的价值,从而促进人事档案管理工作不断走上法制化、科学化、规范化的轨道.