探析英国高校档案管理的特点:谢菲尔德大学为例

摘 要：以英国谢菲尔德大学为例,探析了英国高校档案管理具有显著的特点,主要表现在松散的档案管理体制、多元的档案资金来源、丰富的档案原始手稿、先进的档案管理技术、优质的档案怎么写作质量和严格的档案借阅规定等方面,提出我国高校档案部门在发挥自己优势的基础上,应借鉴英国高校档案管理的先进经验,进一步推动我国高校档案事业的发展.

关 键 词：英国高校档案；档案管理；谢菲尔德大学；特点

Abstract：TakingtheuniversityofSheffield,thispaperintroducedsignificant

characteristicsofBritishuniversityarchivemanagement.Themaincharacteristicsareunconsolidatedarchiveanagementsystem,multiplearchivessourceoffund,richarchivesoriginalmanuscript,advancedarchiveanagementtechnology,highqualityarchivesserviceandstrictarchivesborrowingregulations,etc.Inourcountry,collegearchivesdepartmentsshouldonthebasicoftheirownadvantages,learntheadvancedexperienceromBritishuniversity,andpromotethedevelopmentofouruniversityarchivescauseinthefuture.

Keyword：BritishUniversityArchive；ArchivesManagement；TheUniversityofSheffield；Characteristic

2012年7月8日至24日,作为盐城师范学院赴英考察培训团成员,我在考察牛津大学、剑桥大学、曼彻斯特大学、爱丁堡大学、谢菲尔德大学和谢菲尔德哈勒姆大学等高校教育管理的同时,重点考察了英国高校的档案管理,其中,深度考察了谢菲尔德大学的档案管理情况.

1松散的档案管理体制

英国档案管理体制是典型“分散式”类型,没有全国统一的档案工作领导、指导机构.英国高校中,除剑桥大学设立档案中心,牛津大学、利物浦大学、格拉斯哥大学等少数高校设立档案馆外,其他高校没有统一的档案管理机构,档案分散在其他机构中.

谢菲尔德大学（UniversityofSheffield）是1897年由谢菲尔德医学院（成立于1828年）、港湾学院（1879年）与谢菲尔德技术学院（1884年）等3所谢菲尔德地方学院合并而成“谢菲尔德大学学院”,后于1905年获得皇家特许状,晋升为“谢菲尔德大学”.该校以其一流的教育及研究成果在英国享有盛誉,共出过4名诺贝尔奖金获得者.其杰出的科研成果吸引了来自海内外众多的学生,学校目前拥有在校生25000多名,其中,包括来自120多个国家的3400多名海外学生.谢菲尔德大学的档案有多家机构管理,主要有两个机构,即信息与计算怎么写作中心（CorporateInformationandComputingServices）和图书馆.行政档案由隶属于信息与技术怎么写作中心的档案室管理,学生成绩、试卷等教学档案以及财务档案等由隶属于信息与技术怎么写作中心的记录室管理,手稿、论文等和英国全国游乐档案分别由图书馆的特藏档案室和游乐档案室管理.游乐档案室中,馆藏范围不局限于谢菲尔德大学或谢菲尔德市,而是面向全英.游乐档案室有大量历史上英国跑马场的海报、图片、画册、图书、报纸、期刊和文件等,其中,有不少是19世纪的游乐档案.谢菲尔德大学的行政档案室、记录室、手稿室和游乐档案室等各档案机构之间没有上下隶属关系,也无法定业务往来.但这些分散的档案机构并不影响谢菲尔德大学各类档案的收集和保存,各档案机构分工协调,管理有序,确保了各类档案的收集齐全和完整.

2多元的档案资金来源

英国高校的档案经费与高等教育经费一样,主要来自政府拨款和社会捐赠.由Ross-CASE委托英国国家社会研究中心（NationalCentreforSocialResearch）进行的调查显示,在2008～2009学年度,英国大学所收到的慈善基金总数为5.32亿英镑.在所有英国大学中,牛津大学和剑桥大学获得捐赠最多,超过所有捐赠的一半.另外,在罗素集团（RussellGroup）下的一流研究类大学得到的捐赠占捐赠总额的24%.[1]

与一流名牌大学收到的捐赠相比,一些二流大学和一般院校所获得的捐赠数量有限、杯水车薪.80%的捐赠人都是已经离开学校的毕业生.作为罗素集团（RussellGroup）下的谢菲尔德大学的档案经费同样来自学校行政经费和社会捐赠.2010年,英国联合政府上台后,大幅度削减高校经费,高校的办学经费显得越来越紧张,档案管理经费也遭到相同厄运.谢菲尔德大学平均每年的研究经费超过7000万英镑,但档案经费没有具体的规定,根据实际情况而定,除捐赠指定用于档案经费外,学校行政投入的档案经费每年都在缩减.谢菲尔德大学在考虑本国学生学费上涨的同时,不得不呼吁社会人员和校友积极捐赠,提供办学经费.

3丰富的档案原始手稿

英国许多著名专家、学者、教授的手稿珍藏在图书馆里.如,剑桥大学图书馆藏有“万有引力之父”艾萨克·牛顿（IsaacNewton）关于运算、微积分、光学以及万有引力的著作手稿,著名学者鲍德温、克鲁、哈定等人的论著、手稿和该大学的学位论文等；牛津大学图书馆藏有13.4万册手稿,其中,有简·奥斯汀未完成小说TheWatsons（《华森夫妇》）亲笔签名的手稿；爱丁堡大学图书馆196489份手稿和档案中珍藏着一页宝贵的手稿——达尔文亲手写的《物种起源》里非常重要的一页书稿原件.罗拉·麦克弗逊（爱丁堡大学图书馆管理员）说：“这张书稿是《物种起源》手稿中的一页,曾一直被夹在音乐图书馆的一部书里.”格拉斯哥大学图书馆藏有著名的物理学家爱因斯坦的大量手稿.此外,曼彻斯特大学图书馆收集了几乎所有学科领域的研究专著、学术论文,以及从公元前3000年到现在超过100万册的手稿和档案；诺丁汉大学图书馆藏有100多万册各种书籍和期刊,以及大量的手稿；伯明翰大学图书馆拥有300万份手稿、档案；伦敦大学亚非学院（SOAS）图书馆拥有4000种语言的100多万册藏书中很多是珍稀的、价值连城的手稿以及重要的档案和地图品.