试析学校档案管理和利用

摘 要：学校档案是学校广大教职员工在教育教学工作、学校管理及其他各项工作和学习等活动中形成的,具有保存、查考、利用价值的文字、图表和声像等多种形式、各类载体的原始记录,是全体师生员工智慧的结晶,是历史的凭证,是学校的财富.学校档案工作是学校各项工作的重要组成部分.因此,加强学校档案管理和利用工作是学校教育教学的需要,学校应该在抓好教学管理的同时抓好档案管理和利用工作.

提高对档案管理工作重要性的认识：加强意识,建立机构

档案工作首先要得到学校领导的高度重视,结合实际,领导带头学,做贯彻落实《档案法》的带头人,通过学习与广泛宣传,使教职工能增强档案意识,形成人人重视档案、支持档案并自觉地维护学校档案工作.

加强档案管理观念工作是怎么写作于现实的需要

学校档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在.因此,档案人员要有埋头苦干、默默奉献的精神,同时应当多一些敏捷和睿智,多一些果断,从基本上转变观念,要主动自己联系市场,使档案工作产生一定的经济效益,提高档案工作的自身价值.

学校档案的分类及管理制度

学校档案一般分为文书档案、教学档案、业务考核档案、学生档案、基础设备档案、声像档案、财会档案、人事档案,但主要是文书档案和教学档案两大类.

文书档案是学校党、政、工、团等日常工作中形成的,具有重要保存价值、经过立卷归档的文件材料,是学校领导进行决策、总结工作、制定计划的可靠信息资料.

教学档案是记录和反映学校在“教”与“学”的实践活动中形成的具有保存价值的文件材料.

健全学校档案管理工作的具体内容及方法

学校档案的收集

学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据,搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础,也是直接反映本单位工作实绩的有力证明.学校文件材料收集能否齐全完整,一方面要根据事业单位档案管理的要求,抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档,定期对文件材料进行清理检查,确保材料齐全；另一方面,强化文书管理,抓好学校活动所形成的文件材料的收集,使“帐外”材料的作用得到充分发挥.对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料,档案人员应及时查询,保证这类文件材料的按时归档,利用复印的机会收集.档案人员在复印文件材料时,对有价值、需要归档的文件材料当即留下原件,以备日后归档.

学校档案的整理

整理工作是档案管理基础工作中的主要环节,要强化档案的整理工作.因此,使“帐外”的材料得到补充,应严格按照统一的规范要求整理,才能达到提高案卷质量的目的.按照学校档案的来源时间、内容和性质等条件保持其历史联系性,充分利用原有的整理基础,使之保持其系统性,便于学校档案的安全保管和方便利用.

学校档案的鉴定

档案鉴定工作是档案精练的重要的手段.学校档案鉴定的主要任务是：通过对已过保管期限的档案材料的价值进行审查,以区分重点,使学校有价值的重要档案得到重点保护,对已失去价值的档案予以剔除销毁.学校档案鉴定要坚持按内容、作者、时间和需要确定价值的原则,逐卷逐件进行审查,从数量大、种类多、内容复杂的学校档案中确定其不同的保管期限,把不需要保存和保管期限已满的档案予以鉴定销毁.

学校档案的保管

档案保管工作是档案工作的一项重要的基础工作.学校要采取有效措施,防止与克服各种自然的、社会的不利因素对学校档案的损毁,切实保护学校档案的完整和安全,不断提高学校档案管理的科学性.学校档案保管要坚持“以防为主,防治结合”的方针.

学校档案的统计

要以表册、数字的形式,揭示学校档案与档案工作的有关情况.其主要内容包括学校档案的收集、整理、鉴定、保管和利用等情况；认真填报上级教育行政部门印发的有关统计报表.

学校档案的利用

学校档案信息资源开发与利用,坚持按规章制度办事,注重改善怎么写作态度,提高怎么写作质量,做到热情、主动、准确、迅速.健全档案的检索工具,汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料,利用多媒体辅助档案管理,使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化,不断增强档案室的综合怎么写作功能,让档案信息资源更好地为教育教学怎么写作.

努力实现管理手段的现代化

实现管理手段现代化就是利用计算机等现代设备对档案进行存储、检索、统计分析等,由传统的手工操作过渡到以电子计算机为中心的现代化管理方法,办公自动化是提高档案管理工作水平和效率的重要手段.因此在工作中逐步淘汰一些老化的管理手段,逐步增加微机、扫描仪、刻录机等现代设备.这是档案工作逐步实现现代化的先决技术、条件保证.

总之,学校档案管理工作是学校工作的重要组成部分,在做好档案收集、整理、归档的同时,利用好学校档案资源,采用先进技术设备,运用科学的管理方法,实现档案现代化管理,以最小的空间存储档案,以最快的速度传递信息,才是新时期档案管理工作的必然归宿.