公文通用格式中版记项目不宜取消

摘 要：文章针对公文格式中设置版记项目有无必要进行讨论,兼对郑彦离同志的“格式中印发机关和印发日期项目应该取消”和“公文文尾部分不宜称版记”提出质疑,认为应把国家标准《党政机关公文格式》中的“抄送机关”列入“主体”部分,并明确版记是通用公文格式的必备格式要素.

关 键 词：公文,格式,版记

Abstract：Thepaperdiscussesthatwhetheritisnecessaryornottodiscusstheeditionmarkofthelayoutforofficialdocument.Atthesametime,thispaperquestionsZhengYanli’swriting“theprojectsofissuingananddateintheformatshouldbecancelled”and“theendingpartofofficialdocumentsshouldnotbenamedastheeditionmark”.Theauthorthinksthat“thecc’dans”shouldbeputinto“themainpart”attheLayoutKeyforOfficialDocumentofPartyandGovernmentOrgansanddetermiheeditionmarkasnecessaryelementoftheofficialdocumentwhichusesthegeneralformat.

Keywords：Officialdocument,Layout,Editionmark

《档案管理》2013年第1期刊登郑彦离同志的《格式中印发机关和印发日期项目应该取消》一文,认为公文格式中的印发机关和印发日期项目没有必要设置.《档案管理》2014年第3期又刊登了郑彦离同志的《公文文尾部分不宜称版记》一文,提出公文版记部分应称为“文尾”,不宜称为“版记”.

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具.[1]为了保证公文的规范性和权威性,规定“规范体式”是非常必要的.

国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）在“公文格式各要素的划分”部分,规定：“本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分.”[2]往上追溯,国家质量技术监督局1999年发布的国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）中就已引入了“版记”概念,2012年发布的国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）继续引用这一概念,是沿用了出版业多年以来行业约定俗成的说法,并已为广大文字工作者所熟悉,笔者赞同郑彦离同志认为的抄送机关“不属于公文的‘印制版记’内容”[3]这一观点,但不赞同为涵盖“抄送机关”将“版记”部分改为“文尾”的看法.笔者认为,应将国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）中的“7.4.2抄送机关”列入“7.3主体”部分.因为《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定,“抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关”,[4]抄送机关与作为公文主要受理机关的主送机关不同,可以认为是需要执行或知晓公文内容的“次要”受理机关,故将这一条目从“7.4版记”中分离出来,列入“7.3主体”比较恰当.至于抄送机关在公文格式中的位置,可以表述为“编排在版记之上一行,上加一条分隔线”.这样,当出现7.4.2中提到的“需把主送机关移至版记”的情况时,可以改为“需把主送机关移至版记之上,上加一条分隔线.既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线”.这样,就明确了主送机关、抄送机关都是公文“主体”的一部分,避免出现“将主送机关移至版记”后,不易确定主送机关是作为公文主体,还是作为版记内容.以上建议如果可行,版记内容可以明确为“主要包括印发机关、印发日期,如果是经过翻印的公文,版记还包括翻印机关和翻印日期”.这样,就解决了郑彦离同志在《公文文尾部分不宜称版记》一文中提出的“到底用什么称公文文尾区域合适”的困惑.笔者认为,郑彦离同志提出的用“文尾”称谓涵盖“抄送机关”和“版记”区域也有不妥,因为一般认为“文尾”是文章的末尾,与公文主体的末尾部分很容易混淆.因此,笔者还是认为把抄送机关与主送机关同样作为公文主体,版记还是沿用这一约定俗成的说法比较妥当.至于版记有无设置必要,笔者认为,版记可以作为一份公文的结束标识,加上版记更能体现公文的严谨和美观,也就是“有头有尾”.尤其是当一份公文正文内容、附件较多的情况下,用“版记”作为公文的结束标识,可以使公文更加完整、规范.况且,如今随着信息化技术的飞速发展,办公自动化系统（OA）已大量在党政机关中广泛应用,版记在公文处理过程中会自动生成,格式固定,不会因此增加排版印刷的工作量,影响公文印制的效率.因此,笔者认为,版记不能轻言取消.

再看郑彦离同志的《格式中印发机关和印发日期项目应该取消》一文.郑彦离同志认为：“公文印制是发文机关的内部具体工作事务,收文机关既不关心,也不需要知晓,因此没必要在正式向外发出的公文正本上显示.况且依常规各机关的工作人员也知道,机关的总文印室设于文秘部门或称（室）,一般发文印制由其承担,公文正本上显示此信息,对收文机关没有实用价值.”[5]郑彦离同志还认为：“‘送印’不是‘送谁印’,而是‘谁送印’,即发文是由机关的哪个部门起草、承办,交文印部门承印.等如单位关于人事方面的发文由人事处起草、承办,正式发出的文件上就显示‘印发机关’（或者说‘送印机关’）是人事处.等按照这样的理解,发文上显示‘印发机关’是有用的,因为谁也不能保证任何发文的内容任何收文机关都不会有疑问.发文上标示‘印发机关’,就为对发文有疑问的收文者提供了询问沟通途径,可减少解疑曲折,也便于保证解疑的质量.”[6]从以上观点看出,郑彦离同志认为,从实用价值考虑,当“送印机关”不是文秘部门或（室）时,标示这个部门名字,有利于“为对发文有疑问的收文者提供询问沟通途径”,否则,没有必要在正式向外发出的公文正本上显示“印发机关”.笔者认为,按照《条例》规定,“部门内设机构除（室）外不得对外正式行文”.[7]虽然文件是人事处起草、承办,但经过审核、签发、印制、用印等程序,只能由（室）或以机关名义对外发文,印发机关只能是某某单位或某某单位,而不能是某某单位人事处.对联合行文,郑彦离同志认为：“其‘印发机关’不宜将联合起草承办的部门都标示.”[8]并将此作为不便标示“印发机关”的情况.笔者认为,联合行文一般由主办机关负责起草,征求相关机关意见,并与相关部门会签后,由主办部门负责印制,发文字号是主办机关确定,“印发机关”应是主办机关的（室）或主办机关,不存在不便标示的情况.郑彦离同志认为,“印发机关”有无用的、不便标示的情况,从而得出结论：为了格式统一,“所有公文均不需要在正本上标注‘印发机关’”.[9]笔者认为,公文不能仅考虑格式要素的实用价值,还要考虑规范化需要.

关于版记中的“印发日期”项目,《条例》规定,“印发日期”即公文的“送印日期”.郑彦离同志认为,因为随着计算机的普及应用,“单位的大部分正式发文在领导签发当日即在文印室付印,从而使在公文正本上标注‘印发日期’毫无必要.即使某个发文领导签发在某日下午下班前或某周周五下班前,其文印室付印该文稿也不过错一日、两日而已,没有多大的时间差,形不成在公文正本上标注‘印发日期’的必要”.[10]公文的生效日期有以下几种情况：一是以印发日期为生效日期,公文一经发出即可生效.二是以领导签发时间为生效日期,联合行文以最后签发机关领导签发日期为生效日期.三是以会议通过时间或文件规定时间为公文生效日期.可见,“印发日期”在某种情况下,可作为公文开始生效的时间节点.如,有的文件规定,“本文自下发之日起执（施）行”,那么公文“印发日期”就是公文的生效日期,这里“印发日期”与“送印日期”可能时间不一致,存在延后一两天甚至几天的情况,对于一般情况也许影响不大,但对于执行公文或者在法律上需要用公文生效日期来界定某些事项,可能会有一定影响.因此,笔者认为,“印发日期”作为版记的重要内容,对公文执行有一定作用,在特殊情况下,可能起到关键作用,所以不宜草率地一概取消.

笔者也注意到,在国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）中,除了公文的通用格式外,还列出了公文的三种特定格式：信函格式、命令（令）格式和纪要格式.对信函格式,规定“不加印发机关和印发日期”,命令（令）格式也没有加印发机关和印发日期.笔者认为,这说明国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）起草者已充分考虑为使公文更加简洁高效,在采用信函格式、命令（令）格式时可以“不加印发机关和印发日期”.但对于根据发文方向和公文内容,不能或不宜采用以上这两种格式的,如向上级机关的请示,等等,还应采用通用公文格式,把版记作为公文的必备格式要素.