声像档案管理工作

随着科学技术的发展、经济社会的不断进步,在各种活动中形成的大量以照片、底片、录音、录像等为载体的声像档案,成为档案的重要组成部分.作为档案的一个种类,声像档案发挥越来越重要的作用.

1发展声像档案是社会发展的需要

声像档案是指国家机构、社会组织及个人在从事社会活动中形成的,具有保存价值的以照片、底片、唱片、扫描图片、幻灯片、影片、光盘、录音、录像、机读文件等为载体,并辅助文字说明的历史记录.和其他档案种类相比,声像档案以其逼真画面、真实声音,直接、生动、形象地记录了所从事社会活动的内容和形式,把历史社会活动的“容貌”真实地记录下来予以再现,使档案“由死变活”,让人们身临其境,具有强烈的时间感、空间感,使人们对历史有更深刻的理解和认识,具有重要的保存价值和利用价值.

2声像档案管理中存在的问题

2.1声像档案管理制度不健全或管理制度落实不到位.声像档案作为一个新的档案种类,许多单位没有制定、健全声像档案管理制度及档案管理者的岗位职责.有些单位虽有管理制度,但落实不到位,缺乏必要的保障措施,致使很多声像档案散存在科室或个人手中,不能及时完整归档,久而久之,使声像档案资料丢失,造成单位档案不完整,严重影响了声像档案的利用和长久保存.

2.2声像档案保管环境差.由于声像档案大部分是以感光、化学磁性材料为载体做成,受光度、温度等条件影响较大,容易发生变形、变质.目前,很多单位未按要求配备专业的声像档案专柜,稍有不慎就会导致磁带受损、照片变黄褪色、底片粘连损坏等现象发生,影响了声像档案的利用和保存.

2.3保管人员缺乏声像档案管理意识.档案管理者缺乏声像档案管理意识,认为“红头文件”、“上级来文”才是档案,而声像档案只是简单的几张照片而已,致使各种活动中形成的照片、录音、录像等声像档案不能及时整理、归档,使许多珍贵的声像资料失去利用、保存价值.

2.4设备落后、管理落后,跟不上时怎么发表展.市场经济条件下,许多单位的领导往往只看重经济效益,不注重档案工作,导致声像档案管理条件简陋、设备落后,影响了声像档案工作的开展.也有一些单位虽购写了先进的数码相机、摄像机等现代化设备,但管理者不积极学习档案管理的先进手段,仍沿用老的管理方法,将声像档案手工保存在纸质档案中,使声像档案工作受到严重影响.

3加强声像档案管理的对策

3.1加强宣传,取得领导重视.领导对档案工作的重视程度直接影响着档案工作的发展,档案管理者要通过多种形式加强对档案工作的宣传,增强领导及单位工作人员的档案意识,取得大家的支持,从而加强档案资金投入,推动档案管理工作的发展.

3.2健全体制,实行集中管理.制定严格的档案管理制度,明确档案管理者的岗位职责,强化规范管理,确保声像档案从收集、整理、归档到移交档案室统一管理,杜绝声像档案分散流失.每次社会活动结束后,档案管理者要及时督促科室人员定期移交档案.

3.3提高档案管理者的素质.随着科学技术的不断发展,声像档案管理工作迫切需要既精通档案业务、计算机操作又负责任的档案管理者,这就要求档案管理人员要通过学习业务知识、声像档案载体知识、计算机操作技能等,不断提高自身综合素质,以满足档案工作的发展需要.

3.4创造条件,改善保管环境.档案管理者要根据声像档案材料的不同性质,建立符合声像档案保管的档案室,严格控制档案室的相对温度、湿度,做到防火、防蛀、防潮、防磁等.归档的声像档案要定期检查,对年代久远、使用率较高或有污损的声像档案要提前做好备份及载体的转换工作,避免因存储介质的淘汰、损坏影响声像档案的保存及利用.

(作者单位：开封市城建档案馆来稿日期：2012-06-17）