企业会计档案的利用保密

会计档案是各机关、企业、事业单位或其他经济组织在经济管理活动中形成的具有保存价值的会计核算专业材料.完整准确的会计档案对于研究各个时期的经济和财务活动具有极其重要的作用.为保护好企业商业秘密和工作秘密,切实维护企业利益,笔者就中原油田如何做好会计档案的利用保密谈些认识.

1在会计档案的存放管理上,做到会计档案专库、专人管理

会计档案不与其他门类档案混放在一个库房中,会计档案用会计专柜存放,写作会计岗以专人来管理会计档案,其他人不得随意进入会计档案库房.查阅会计档案时安排在专用的阅览室,并由会计档案管理人员监护,查阅人不得翻阅与查档无关的其他内容.

2前端控制——档案利用的审批印签备案制度

2.1在油田所属各单位实行会计档案利用的审批印签备案制度.各单位根据油田《档案借阅制度》的要求,同所在区域档案室协商确定实行利用审批制度的档案门类、审批部门和审批负责人(参见档案利用审批印签备案表),然后,交到档案室备案.一般每类档案的审批负责人应确定2人,以便第一审批负责人出差不能履行审批责任时,不影响正常的借阅审批.附表“利用审批负责人签名”一栏,应由利用审批负责人本人亲笔签名,不能使用个人印章代替.

2.2油田外部单位人员借阅会计档案审批备案制度.为了加强油田会计档案的借阅管理,保护商业秘密,维护油田的合法权益,现将油田外部单位(人员)查阅油田会计档案的审批、签字备案规定如下：

2.2.1油田外部纪委、检察院等单位(人员)查阅油田会计档案,由局纪委监察处审批备案并通告局法律事务处,同时,通告局财务资产处或分公司财务资产部.

2.2.2工商、税务等部门及油田外部财务部门查阅油田会计档案,分别由局财务资产处或分公司财务资产部审批备案,并通告局法律事务处.

2.2.3地方法院、等单位及律师查阅油田会计档案时,由局法律事务处审批备案,并通告局纪委监察处,同时,通告局财务资产处或分公司财务资产部.

3严把会计档案借阅关

3.1会计档案为本单位提供利用,原则上不得借出,有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员审核批准.借阅档案必须持有所在单位介绍信,介绍信要注明借阅人姓名、用途、利用范围、是否复制及借出时间等.档案借阅归口审批单位可在原介绍信上签署意见并盖章,也可换介绍信.经过审批签字后方可到档案室进行借阅或者复制,并做好登记.

3.2借阅人凭审批权限规定的介绍信借阅会计档案资料,档案工作人员要严格审查介绍信内容,不得任意扩大借阅范围.借阅或复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封等,要保证档案资料的清洁、完整.查阅人需复印时,由档案管理员陪同复印.对需要出具档案证明的,要认真核对摘抄或复制内容.

3.3严把入库前检查关.归还会计档案资料时,档案管理人员要逐件、逐页清点,检查无误后,在借阅登记本上注销并签名.

4建立健全会计档案保密制度

建立《会计档案工作人员职责》、《会计档案保密制度》和《会计档案查阅制度》,使会计档案管理工作有章可循.会计档案利用保密制度要细化,应具有可操作性,能指导会计档案管理人员的具体工作.

5加强会计档案管理人员的职业道德建设

一要加强政治学习,提高对档案工作职业道德重要性的认识；二要多渠道开展职业道德规范教育,增强档案人员的使命感；三要完善监督机制,增强档案工作者的使命感；四是完善《档案法》,建立惩治违法行为的约束机制；五是强化舆论监管.

（作者单位：中原油田档案管理处来稿日期：2012-02-10）