基于项目化管理的民办高校团学工作

摘 要：民办高校的团学工作是高校行政管理的重要组成部分,面对如今团学工作的新形势,传统的团学工作模式已经不能够完全适应其发展.在分析民办高校团学工作传统模式存在的问题基础上,分析了引入项目化管理的可能性,并提出了具体的策略.

关 键 词：项目化管理；民办高校；团学工作

中图分类号：G7文献标志码：A文章编号：1002-2589（2012）18-0159-03

团学工作,一般是指在大中专院校,共青团的工作和学生会工作,简称“团学工作”.团就是共青团,团委、团总支,学就是校学生会和院系学生会.随着我国民办高校的快速发展,团学工作,在民办高校的稳定发展中发挥的作用越来越重要.如今团学工作面临着许多新的形势,传统的高校管理模式已经不能完全适应新时期我国民办高校团学工作的发展,迫切需要建立有效的管理模式来适应其快速发展的需求.项目化管理作为企业管理的重要组成部分,在企业中发挥的作用已经越来越多地被人们所重视,并已经较多地被运用到其他工作领域.本文试图以项目化管理为切入点,将现代管理方法运用到高校团学工作中,以期能够对民办高校团学工作的创新提供一点借鉴.

一、项目管理概述

随着市场经济和管理科学的快速发展,项目化管理已经越来越多地被诸多管理部门所应用.所谓的项目化管理是企业管理的重要组成部分,指项目的管理者充分利用现有的各种条件,运用系统的方法与观点对项目涉及的全部工作进行有效的管理过程.在项目化管理中,项目管理者为了要努力实现项目的范围、时间、成本和质量目标,必须对项目从决策到结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价,以满足项目参与者或受到项目活动影响者的需要和预期.项目化管理作为现代管理方法的新热点,其基本原则是通过具体的项目整合相关的人力、物力,优化资源配置,促进相互合作.目标是对项目的可行性、有效性及相关性等多方面进行宏观把握,注重过程控制,通过项目计划、项目实施、项目控制、项目验收和评价等程序,不断完善项目管理体系.项目管理具有一次性、独特性、目标的确定性、活动的整体性、组织的临时性和开放性、成果的不可挽回性等特点.

团学工作中引入项目化管理,主要是期望把与团学工作有关的一些活动当做项目进行设计,通过发布、申报、批准、运作、检查、验收、总结评比等程序,建立项目规划、项目实施以及项目考核评估的完整体系,以促进团学工作更加高效地运转.通过项目化管理,引进市场化的竞争机制和目标管理,规范组织行为,通过项目设计和自我完善的过程培养大学生自我管理、自我教育、自主创新的能力,从而推动大学生素质教育的全面发展.

二、民办高校团学活动中引入组织化管理的必要性

(一)民办高校团学工作的现状

1.管理制度不完善

由于多数民办高校建校历史不长,在团学工作建设方面缺乏经验,对学生社团的管理,有的存在制度不完善的情况,有的将制度流于形式,有的照搬公办院校的管理制度,缺乏针对性、创新性,在实践中贯彻和执行力度不够,工作效率低下.管理职能部门权责不明确,缺乏管理和监督的长效机制,分管共青团的工作人员和分管学生会的工作人员配合不协调,存在人员配备不合理、多重管理或无人管理的情况,在活动的开展方面缺乏统一的思想指导,缺乏规范性.

2.团学活动资源缺乏,缺乏创新性

很多民办高校对团学工作不够重视,社团活动经费和活动场所都非常有限,开展一些大型的团学活动只能努力节约开支和找企业资助,在团学规模和影响力方面都存在较大影响.由于资源有限,很多好的创意和计划都不能完全付诸实践,也影响到了团学干部和干事的积极性,致使活动的效果大打折扣,学生活动形式化、雷同化,难以形成本校的品牌活动.

3.奖惩制度不健全,工作积极性不强

民办院校的团学工作大多没有健全的奖惩机制,加之民办院校学生的文化素质和学校的文化氛围都不是很强,在这样的环境下,民办高校的团学工作缺乏自主支持,很多活动的开展在很大程度上仍依赖于成员的热情,开展起来受到很多阻力.共青团干部和学生会干部由于缺乏有效的激励和奖惩,存在一部分干部从早忙到晚最后没有得到学校肯定,一部分干部整天不做事照样稳坐干部职位的情况,极大地消弱了整个团队的积极性.

(二)民办高校团学工作的特点

1.团学工作具有一次性、临时性的特点

高校团学工作多数通过团学活动得以展开,这里的团学活动有学院统一开展的,也有各个系部自己独立开展的,另外还存在一部分几个系部或单位之间相互配合共同举办的.有些活动可能是举办一次以后都不会再举办的,也有可能是每年举行的例行活动,无论是哪一种活动,都是在特定的时间,在一定的指导思想下,开展的一次性或者临时性活动.

2.团学工作的开展具有独特性和整体性

民办高校团学工作与高校其他管理工作相比,在指导思想、运作模式、管理方式、人员架构等方面都有着自身独有的特点.团学相关工作在操作过程中,不同的工作在开展的时间区间,经费的使用,活动内容的设计,人员的配备和权责的划分上都会有所不同.另外,每项工作都必须是完整的,从计划到结束的任何一个环节都必须进行详细设计,任何一个环节出问题都会影响到后续环节的效果.

3.团学工作目标具有明确性

高校每项团学工作的开展都具有明确的目标,工作的开展就是为了高质量完成该目标.为了在特定的时间内实现工作目标,团学工作负责人要在工作实施以前进行周密系统的计划,并要监督整个工作过程,使项目组成员明确自己的工作任务,实现工作目标

目前民办院校团学工作存在的问题,迫切需要一种新的符合民办院校特点的科学管理方式来完善相关管理,提高工作水平,这就使得人们把眼光投向了项目化管理这一新型管理方式.而同时由于团学工作本身又符合了项目化管理一次性、独特性、目标的确定性、活动的整体性等特点,这就为民办高校团学工作中引入项目化管理提供了可能.所以综合这两种情况来看,在民办高校中引入项目化管理十分必要.三、民办高校团学工作项目化管理的策略

民办高校团学工作不同于一般企业的项目化管理,在实施项目化管理的过程中应该充分考虑到各高校自身的特色,不能生搬硬套.因此,在高校团学工作中实施项目化管理,首先应该对本校的团学工作有清晰地了解,对过去的管理体制、管理制度、管理方式中存在的问题要进行深入调查.同时,要充分考虑到目前团学工作的外在环境,对于团学工作的对象变化也要有较多的理解,尽量充分调动项目负责人和项目管理对象的积极性.在项目实施完后,要及时对项目的效果进行分析评价,每一个的项目实施都要做到有计划、有监督、有反馈,确保将项目化管理落到实处,确实推动团学工作的高效有序运转.

(二)民办高校团学工作项目化管理的具体措施

1.建立科学完善的项目化管理体系

民办高校团学工作中引入项目化管理的方式首先要建立新的科学管理体系.目前在部分高校中较多采用的是四级管理体系,这种管理体系明确了项目化管理各个层次的责任与协调关系,调动了从团学干部到团员青年参与项目化管理的积极性.本文也极力推荐采用四级管理体系,具体建议如下：

（1）第一级设立项目化管理委员会

项目化管理委员会是指导团学活动项目开展的最高指导机构和专家委员会,由学校主管团学工作的领导组成.该级是决策领导层,其职能是确定项目发展的方向和项目总资金、协调各二级院（系）职能部门关系、审定项目管理技术人员的成员组成,是行使决策和监督权的机构.

（2）第二级设立院项目化管理办公室

项目化管理办公室是高校团学活动项目化管理的具体执行和管理机构,一般由院团委书记及主管院团委工作的相关人员组成.该办公室专门负责团学工作文件的制定,团学活动项目的开展,对学校开展的所有团学活动资源进行整合和协调,对项目进行规划、修改和审批,对全院项目进出库和项目运行全过程进行监督以及处理项目化管理中的各种事务性工作.

（3）第设立系项目化管理办公室

系部项目化管理办公室主要由主管学生工作的系部办公室主任和分团委书记组成.该部门主要是在院项目化管理办公室的指导下,开展本单位的团学工作.该办公室负责指导本单位团学工作项目化管理制度的制定、通知的传达、政策的宣传、项目的立项和本系部学生团学活动的具体开展,并及时与院项目化管理部门保持沟通,相互协调.

（4）第四级设立学生项目化管理办公室

该办公室主要由院团委副书记或者院学生会主席担任办公室主任,其他各系部团委副书记或者系学生会主席作为成员组成.该部门为学生团学活动的直接执行者和第一负责人,在团委老师的指导下,上传下达,积极开展项目运作的各项工作.由于该办公室都是由学生组成,能够及时发现存在于学生中的问题及一些新的、好的便于开展工作的新思路、新方法,对学生团学活动项目开展的成效和反映能够最快最直接地获取大量信息,是以上机构重要的信息来源和开展活动的群众基础.

2.完善项目化管理的制度

确立了项目化管理的管理体系,还需要完善相关的管理制度.根据民办高校团学工作的特点,需要制定出项目分类管理制度、项目过程监督制度、项目激励制度和资金管理制度.

（1）项目分类管理制度

高校团学活动项目涉及的范围和类别较多,在不同的时间、不同的专业、不同的年级之间可能开展的项目都不一样,对于不同的项目要采取分类归档,分类管理的方式.目前高校的团学活动大致可以从以下三各方面考虑,进行分类管理：一类是学校的品牌特色活动项目,这类项目活动数目有限,但是对学校整体的发展起着相当重要的作用,我们可以称为A类项目；一类是学校每年的例行团学活动,这类活动项目较第一类活动要多,都在每年的特定时间举办,我们称为B类项目；一类是学院每年一些新的、临时性的活动,有些可能举办一次就再也不举办,我们称为C类项目.学校的团学工作要根据不同类别制定不同的管理制度,对于A类项目,要重点考虑其活动的独创性、品牌性和特色性,B类项目主要考虑其活动的可持续性、先进性和实践性,C类项目则突出考虑项目形式的新颖性、组织形式的多样性和活动方式的群众性.

（2）项目过程的监控制度

民办高校的团学工作管理程序主要包括项目的申报、立项、审批、监督、验收、总结几个阶段.在不同的阶段,又要设立相应的监控管理制度,以确保整个项目的顺利进行,如在项目的申报阶段,项目负责人要监控招投标程序的公正公平性；在立项阶段,项目负责人应该监控所选项目的实施意义、预期目标及活动方案的完善情况等.在整个项目的开展过程中,不同级的负责人要做好自己职责范围内的工作,监控整个过程,如果发现项目的发展远离了项目目标,要及时进行调整.

（3）激励制度

如果管理缺乏了相应的激励制度,就很难保证有高效的团队工作.高校团学工作项目化管理必须建立严格的项目激励制度,根据不同类别的项目进行制定相应的评优细则,从项目的整体完成情况、项目覆盖面、项目投入、项目总结、项目成效等方面综合考虑,对优秀的活动项目进行评比表彰.对于非常优秀的项目负责人和团体要进行物质或者精神的奖励,而对于一些没有多大影响或者没有多大意义的活动项目采取消减开支或者取消申报资格的措施,以达到激励先进,提高团学工作质量的效果.

（4）资金管理制度

民办高校团学活动管理中应该安排专门的人员负责项目资金的预算、审批、统计、发放工作,应该制定出明确的团学活动经费使用规定.对于不同类别的活动项目应该实行不同标准的资金预算,对于A类活动项目,可以加大活动资金的支付额度,而对于那些在评比中处于最后位置的活动项目适当降低经费额度.在发放活动经费的程序上也应该有相应的规定,如团学活动在资金的前期拨付中只审批与主题活动相关的费用,应仅作为启动资金,如无特殊原因,下发不超过审批资金的50%,积极鼓励其对外联系,争取社会资源的多方支持.在资金后期拨付中,如活动没有达到预期效果,视不同情况,则剩余50%资金不予拨付,甚至收回等.

目前民办高校团学工作项目化管理还处于初期探索阶段,在实施和运作过程中都还存在很多的问题,但是只要不断研究,反复实践,都将逐渐完善,到时候民办高校的团学工作必将上升到一个新的台阶.