档案行政管理的角度重新认识档案工作概念

档案界对“档案工作”这一概念主要有两种解释.一种是名词解释,档案工作就是“管理档案和档案事业的活动”.[1]另一种是大部分《档案管理学》教材的解释,将档案工作分为“广义”和“狭义”,“从广义上说,档案工作是指国家档案事业各个组成部分的工作.它的内容包括：机关档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作等.从狭义上说,它是指档案室、档案馆的业务工作（或称专业工作）,即用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项事业怎么写作.它的内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、编目与检索、统计、编辑与研究、利用怎么写作等八项工作”.[2]不管如何表述,这些解释都是从档案工作的内容方面按实物管理和事业管理进行划分的.这种解释在计划经济时代,政事不分、政企不分的情况下还说得过去,用这种理论指导档案工作也还可以.但是,放在当前各行各业都在强调依法行政的大环境下,在档案行业引入档案行政管理的概念后,再这样解释档案工作就会带来诸多的问题,同时,也无法指导现实的实际工作.笔者认为,有必要对“档案工作”的概念进行重新认识,对原有理论进行完善和补充,以适应档案事业和档案学理论的发展.

1原有档案工作概念不能涵盖所有的档案管理活动

随着时代的发展,社会的分工越来越细化,同样,档案工作也在不断地分化细化.因此,有必要对档案工作概念进一步细分.根据《现代汉语词典》的解释：“事业”是“指人们所从事的,具有一定目标、规模和系统的对社会发展有影响的经常活动”.“事务”是指人们“所做的或要做的事情”（指单纯而琐碎的具体工作）.“业务”是指“个人或某个机构的专业工作”.“技术”是指“操作方面的技巧”.[3]将档案事业、档案事务、档案业务、档案技术的概念引入档案工作概念中有助于对档案工作的重新认识.

就整体档案工作而言档案工作是事业性的,所涵盖的内容是档案事业中的各项工作,所以,档案工作是指档案事业管理工作（也可称之为“档案行政管理工作”）.而具体到一个单位时,档案工作则是单位机关工作的一部分,它和单位的人事、财务工作一样都是单位机关内部事务,属事务性的,档案工作又是指档案事务工作.如果对专业档案机构即档案馆或档案室而言,档案工作是其专业工作,档案工作又是指档案业务工作.如果档案工作具体到档案管理的某一个环节而言（如文件材料的归档、档案的保管等）,因每一个具体工作都有一定的技术标准和操作规范,档案工作又是指档案技术工作.档案工作既可以指档案事业管理工作（档案行政管理工作）,也可指档案事务工作、档案业务工作、档案技术工作.因而,原有的档案工作概念已不能涵盖所有的档案管理活动,如不逐一厘清将无法指导现实工作.

2档案管理活动是一个动态的发展过程

“档案是档案管理活动的物质对象.”[4]这一物质对象流程一般是从档案的形成——单位档案机构——档案馆.依据这个流程,档案管理活动大致可分为以下几个阶段：一是对档案形成实施档案管理活动的阶段；二是对单位的档案实施档案管理活动的阶段；三是对一定区域内的档案实施档案管理活动的阶段.这个发展过程是动态的、分阶段的.每个阶段的责任主体、工作对象、工作内容、工作性质是不同的,如果不分工作对象、内容、性质都统称为“档案工作”是不现实的,也是不可行的.有必要对每个阶段的档案管理活动根据其责任主体、工作对象、内容、性质赋予相对应的工作名称和含义.为了不和原有的理论、概念相冲突,保持其连续性,需对原理论中的档案事业所包含的档案工作概念和名称进行重新定位.对未能包含的赋予新的含义和名称.

3对相应阶段的档案管理活动的定位

3.1对档案形成阶段管理活动的定位.关于档案的形成,主流观点认为：档案是由文件有条件转化来的.文件转化为档案是需要归档整理的.这表明,档案在形成的过程中是有要求和规范的,执行这些要求和规范的工作需要一定的操作技巧,属技术层面的工作.根据《机关档案工作条例》,这项工作的责任主体是机关内部的文书部门和业务部门,工作对象是文件材料,内容是立卷归档,性质是技术性的.档案形成阶段的档案管理活动定位应是档案技术工作.

3.2对单位的档案实施管理活动的定位.对于单位的档案实施管理活动,档案界大都将其整体档案工作等同于单位的档案机构（档案室）工作.但现实的具体情况是,绝大多数单位的档案机构不是在编的独立机构,不能独立行使职权.单位内部档案机构（档案室）的工作,就是按规定和要求管理好本单位的全部档案,为其他各项工作提供利用怎么写作.而其他的档案工作职能,则需要依靠其所隶属的机构办公室或以单位名义去行使.因而,有必要将其划分为两项工作：一是内设档案机构（档案室）对档案实施管理的活动；二是机关单位对档案实施管理的活动.

3.2.1内设档案机构（档案室）对档案实施管理活动的定位.单位内设的档案机构（档案室）具体承担的是本单位的各种门类和载体档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等八项工作（虽然,档案馆也有这些工作,但其具体内容不同,下文详述）.工作对象是单位的全部实体档案,内容是按门类管理,性质是业务性的.对内设档案机构（档案室）对档案管理活动的定位应该是档案室业务工作.档案室业务工作八个环节中的每个环节的具体工作则是档案技术工作.

3.2.2机关单位对档案实施管理活动的定位.机关单位对档案实施管理的活动,除单位档案机构（档案室）承担的档案室业务工作外,根据《档案法》第七条规定,还需要承担档案管理方面的建章立制、指导文书业务部门立卷归档、监督指导所属机构档案工作和为单位开展档案管理活动提供人财物等方面支持与保障等.这些工作都属于机关单位的内部事务,其责任主体是本机关单位、工作对象是本单位的所有部门和机构、内容是保障支持、性质是事务性的.机关单位对档案实施管理活动定位是单位档案事务工作.

3.3对一定区域内的档案实施管理活动的定位.一定区域内的档案管理活动不仅是档案馆和档案局的工作,还包括区域内其他涉及档案管理活动的机构和单位应承担的工作.3.3.1对档案馆实施档案管理活动的定位.档案馆是一个在一定的区域内对档案实体按全宗实施统一的集约式集中保存、管理的专门机构.其责任主体是档案馆,它的工作对象虽然仍是档案实体,但它不是单一的而是多元的,涵盖的是区域内属进馆范围的单位所有实体档案,内容主要是按全宗进行管理,性质是业务性的.对档案馆实施档案管理活动的定位应该是档案馆业务工作.档案馆业务工作中所涉及的每项具体的工作则是档案技术工作.

3.3.2对社会机构为档案管理提供怎么写作活动的定位.围绕档案室和档案馆的业务工作,不仅需要一些社会机构提供硬件方面的支持,如设施、设备、装具等,还需要提供一些如科学研究、技术咨询、教育培训等方面的软件支持.其责任主体是与档案事务相关的社会机构,工作对象是与档案相关的产品（包括有形的和无形的）,内容是软硬件方面的支持,性质是怎么写作性的.对社会机构为档案管理提供怎么写作活动的定位应该是档案怎么写作工作.

3.3.3对档案局实施档案管理活动的定位.档案行政管理部门——档案局的工作是依法行使档案行政管理权的工作,责任主体是档案局,工作对象是本行政区域内的各机关、企事业单位、档案馆、社会怎么写作机构和其他能形成对国家和社会有保存价值的档案的社会组织、法人单位和个人,内容主要是依法行政,性质是管理性的,对档案局实施档案管理活动的定位应该是档案行政管理工作.

3.3.4对地方各级政府应承担的与档案管理活动相关工作的定位.根据《档案法》第四条“各级人民政府应当加强对档案工作的领导,把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”的规定,各级地方政府承担着关系当地档案事业发展的档案机构、人员编制、工作经费等方面的具体工作,其责任主体是地方政府和政府的相关机构,工作对象是档案行政管理部门（档案局）、档案馆,内容是保障支持,性质既是行政管理性的又是政府内部事务性的.对地方各级政府应承担的与档案管理活动相关工作的定位应是档案行政事务工作.另外,档案行政管理部门（档案局）承担的为发展本行政区域内的档案事业而组织、指导开展的档案科研、教育、宣传、培训和对外交流等工作,也同样属于档案行政事务工作.

4对档案工作的新认识

通过以上对不同的责任主体实施档案管理活动或承担与档案管理活动相关工作的定位分析,可以看出,“档案工作”概念是复合性的概念,具有很大的不确定性.不同的部门和不同的机构承担的档案工作因责任主体不同,其工作对象、内容、性质也不相同,目标、任务、工作机制和管理模式更不相同.要做好档案行政管理工作就必须厘清各项档案工作的准确含义,不能将档案工作既等同于档案行政管理工作又等同于档案技术工作或档案室、档案馆业务工作.应当根据档案工作的责任主体、管理对象、工作性质和内容分别将其明确为档案技术工作、档案室业务工作、单位档案事务工作、档案馆业务工作、档案怎么写作工作、档案行政管理工作、档案行政事务工作.

准确地把握各项档案工作的含义,可基本明确各级政府、各级档案行政管理部门、档案所属单位、档案馆、档案室、档案产品生产企业、相似度检测怎么写作机构等在整个档案事业中,各自的主要工作职责和任务（不排除某些具体工作方面的交叉）.既有助于依法行政,又有助于政事分开、政企分开,同时,也希望能对解决一些实际档案工作中的困惑与问题,指导现实的档案工作发挥一定的作用.