基于信息化的工程建筑档案管理方法探析

建筑工程档案是建筑工程中的重要组成部分,并贯穿于建筑工程项目的整个过程,对工程建设中的施工及管理资料进行保存,真实反映工程建设的具体情况,利用价值极高.但是目前我国的工程建筑档案管理工作依旧沿用传统的手工管理模式,一旦出现档案资料保存不当、遗失、缺损等问题,将给工程施工单位及档案管理单位造成极大损失,阻碍工程建筑项目的发展.现阶段,随着建筑行业发展速度的加快,行业内竞争的激烈,对建筑工程单位的自身管理要求也越来越高,促使建筑工程档案管理工作向系统化、标准化和规范化等方面发展.

一、工程建筑档案的特点及管理现状

1.工程建筑档案的特点

工程建筑档案能综合反映出工程项目的所有内容资料,它不但包括工程项目的方案设计,各项合同和协议书,上级部门的审批文件,征地、拆迁及安置的文件,施工现场的水文地质和气象文件资料等,而且还储存建筑项目建设中主要资料,如施工中使用材料的质量证明文件、试验报告资料、开竣工的报告、图纸会审、设计变更和技术交底等,同时还有监理方与其他第三方的资料、竣工图和施工总结等重要文件.建筑工程资料的特点包括：⑴一次性：因建筑工程项目自开始到结束属于一次性操作,故与之匹配的建筑工程档案,也是自工程开始到竣工结束都只有一套,⑵确定性：建筑工程档案将贯穿于建筑工程的整个过程,是建筑项目建设变化的见证,故建筑工程档案具备真实性、完整性,明确地记录着工程的情况,⑶实用性：建筑工程档案能反映出工程建设的真实情况,具备保存及使用的价值.不但是项目后期的管理、维修和扩建的主要依据,而且也可作为同类型的项目建设参考的依据,故其实用性较强.

2.工程建筑档案管理的现状

（1）信息化建设缓慢

尽管我国已经逐渐加快建筑工程建设档案信息化的建设步伐,但是对其的关注及投资力度还较小,不能满足社会经济的发展需求.在工程建筑档案的信息化建设中,因大部分工程建筑档案均源于不同的地方,所以信息比较分散,无法对其实行统一、规范的管理.另外,尽管工程建筑档案管理信息化建设已经受到越来越多的人的关注,但是多数工程建筑档案管理单位在实际工作中,依然存在侧重于实体工程建筑的档案管理,而忽视档案信息化建设的问题,对工程建筑档案的信息化,并未采取积极的措施进行完善,导致信息化建设缓慢的现状.

（2）信息化建设动力不足

现阶段,工程建筑档案信息化建设一直处在起步阶段,因此,在实际的信息化操作过程中,还会出现诸多的不足,这是由于工程建筑档案在实际的信息化建设中,并未出现针对性较强的群体,从而导致工程建筑档案管理信息化建设比较缓慢.另外,缺乏信息化建设人才也是导致工程建设档案管理信息化建设动力不足的主要原因.加上档案管理者不重视工程建筑档案管理的信息化建设,因此,在具体操作中出现不尽心或者不关心的现象,导致工程建筑档案管理信息化建设在实际工作中无法发挥出真正的功用,缺乏真实性及可靠性.

二、基于信息化的工程建筑档案管理方法

随着我国工程建筑行业的不断发展,越来越多的建筑单位认识到工程档案管理信息化建设的重要性,如规范档案资料的储存方式、方便档案资料的查询等,因此,加大工程建筑档案管理信息化建设的关注力度,并完善工程建筑档案管理的信息化基础配置,能提高我国工程建筑档案的管理能力.

工程建筑档案是建筑工程中重要的组成部分,它能直接反映出工程建筑的施工状况、质量安全和工程进展等.但我国的工程建筑档案管理方法比较落后,信息化建设速度比较缓慢,因此,与实际建筑工程的发展脱轨,跟不上时代的发展,实用性和有效性得不到充分发挥,无法为工程建筑提供时效性较强的档案资料.为了提高工程建筑档案管理的有效性,可在工程建筑档案管理信息化建设中添加部分现代化的元素,如借鉴网络技术,建立电子信息库,以方便档案管理和传递.也可将工程建筑档案管理与信息化建设实行有机结合,改变传统工程档案管理中手抄写和书架储存的模式,从而避免实物保存中破损、腐蚀后无文件参考的局面.建立一套科学合理的工程建筑档案信息化管理模式,能加快工程建筑档案管理的工作步伐.

档案管理人员需全程参与到工程建筑档案管理中,并做好建筑工程档案的收集、分类、保存等工作,因此,档案管理人员的业务技术、综合素养和职业操守等,均会对工程建筑档案管理工作的可靠性和科学性产生影响.但是,目前在工程建筑档案管理过程中,依旧沿用传统的管理模式,管理方式比较落后,已经不能满足我国社会经济的发展需求.因此,加大对工程建筑档案管理人员的培训力度,转变其落后的管理方式,提升管理人员的综合素质,成为目前提升工程建筑档案管理效率的最佳方式,也是实现我国工程建筑档案管理信息化的关键环节.工程建筑档案管理单位需为管理人员提供学习信息化技术的机会,或者定期派遣专业的信息化管理人才对管理人员实施技术培训,提升管理人员的信息化管理能力,管理单位还需引进先进的管理理念和方式,强化工程建筑档案管理人员的工作意识,建设一支专业技术强、信息化操作熟练、综合素质高的人才队伍,为工程档案管理的信息化建设的成功奠定基础.

3.加强工程建筑档案库的信息化管理

想要对工程建筑档案管理工作实施规范化、系统化的管理,实现信息的共享,就要加强工程建筑档案库的信息化管理建设.将需实施归档的工程建筑档案,按照统一格式向档案管理系统提交,并由系统实施自动归档.归档后需将档案资料保存在数据库的平台内,确保工程建筑档案信息化建设系统具备统一性,让档案资源能实现共享.另外,档案管理数据库还需实现自动化,并在数字化系统中将档案资料标明其存放位置,从而实现快速检索.

4.强化信息化管理的安全意识

科技信息的迅速发展,不但能给工程建筑档案管理更多的管理途径,而且能大幅度提高我国工程建筑档案信息化的管理效率,实现现代化管理.但是日新月异的信息化发展,也为竞争对手及不法分子提供窥探工程建筑档案的机会,工程建筑档案信息化存在不安定的因素,档案管理单位不重视档案保密工作等,都将会导致档案外泄,给施工企业及档案管理单位带来巨大的损失,不利于建筑行业的稳定、健康发展.因此,相关的档案管理部门需在实施工程建筑档案信息化建设中,将工程建筑档案内的重要内容进行加密处理,运用计算机操作技术,提高机密工程建筑的档案管理工作的可靠性和安全性,把工程建筑档案信息化管理与实际工作有机结合在一起.另外,在工程建筑档案管理信息化建设中,还需注重对纸质工程建筑档案的保管力度,使工程建筑档案管理更加科学合理.

在信息化的基础上实施工程建筑档案管理建设,不但能提高工程建筑档案管理的有效性,而且能确保建筑工程项目实施过程的安全性及可靠性.但是目前我国的工程档案管理信息化尚处在起步阶段,还存在诸多的不足之处,因此,建筑工程档案管理单位在今后的发展中,还需遵循建筑行业进行信息化发展的规章制度,并借鉴国内外先进的管理知识和经验技术,解决档案管理中出现的问题,推进工程建筑档案管理信息化建设向前发展.

（作者单位：韶关市南枫建设有限公司）