会计电算化的

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(广西浦北县机关事业单位养老保险所,广西浦北535300)

中图分类号:F230文献标识码:A文章编号:1003-2738(2011)12-0144-02

摘 要:会计电算化是通过电子计算机会计信息系统实现的,其实质是将以计算机技术为主的当代信息技术应用到会计工作中,用电子计算机代替人工记账、算账与报账,以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测和决策的过程.其具有运算速度快、存储容量大、数据高度共享、检索查询速度快捷、编制报表简单、数据分析准确等特点.随着计算机技术的迅猛发展,我国的会计电算化也得到了普及和应用,这不仅是会计核算工作的现代化过程,也是促进会计工作标准化、制度化、规模化的过程,更是促进会计改革和发展的过程.

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关 键 词:会计;电算化;改革发展

随着电子信息产业的不断发展,会计电算化在社会经济中的运用越来越广泛,知识经济对传统会计产生了重大的影响.为了提高工作效率、控制财务风险,近年来,我们基层也实行了会计电算化,运用财会软件代替手工核算,以其高效、准确、方便等优点赢得了广大财会人员的欢迎.会计电算化在基层得到了迅速的普及和发展.我在日常实际应用中积累了一些体会,因此,就事业单位会计电算化的现状及对策进行探讨.

我国会计电算化发展存在的问题:

我国会计电算化在30多年的发展过程中得到了迅速的普及和提高,有数量众多的单位已经用财务管理软件代替手工核算.转变了会计职能,提高了会计工作的效率和质量.同时,会计电算化正从普通的会计核算系统向以会计软件为核心,融合财务管理、财务计划、分析为一体的会计电算化管理信息系统转变.然而,在发展的过程中一些问题也逐渐凸显出来.主要问题表现在:

(一)对会计电算化的认识不足.

由于我国会计电算化起步较晚,管理者的思维观念没有充分认识到电算化的意义及重要性,很多单位认为会计电算化只是会计核算工具的改变,没有从整体角度看待完整的会计信息系统对企业管理系统的重要性,看不到其对会计职能、管理方法和流程的深刻影响.主要表现为:

1.电算化管理制度与执行脱离.主要表现为:操作规程混乱、职责不清,在装有电算化的计算机上操作一些与电算化无关的内容,允许一些无关人员使用计算机.电算化数据档案保管力度不够等.

2.会计制度的修改落后于会计电算化的发展.现行的财务会计制度主要是以手工核算为基础的,应用会计电算化后,从记账方法、账务处理程序到会计工作的组织、内部控制的方式和会计档案的保存介质以及方法等都发生了变化,因此必须根据会计电算化的特点,对财务会计制度作出相应的修改,企业只加强了软件的运用,忽略了会计制度的建设.

3.会计电算化基础管理工作十分薄弱.

4.重视账务功能,忽略管理功能.没有充分发挥会计电算化对加强财务管理的作用.

(二)会计软件存在问题.

1.安全性与保密性差.几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋,却没有几家软件认真研究过数据的保密问题,而且系统一旦瘫痪或受病毒侵袭,很难恢复原来的数据.

2.会计软件通用性差.基本是一套软件使用于不同类型、不同规模的用户,导致不少施行会计电算化的单位,仍要会计人员微大部分的辅助工作.

3.会计软件开发人员在某些会计处理上对会计制度和会计规范的理解不够.

(三)会计电算化数据安全与共享存在问题和从业人员素质低的问题.

首先是单机系统不足,同时网络环境下电算化系统内控出现的问题,不能避免非法入侵、电子商务给内部控制出难题、内部稽核难度大等.

电算化专业人员缺乏,操作人员安全保密意识差,从业人员及会计系统开发人员整体知识和素质相对偏低,难以完全适应会计电算化的要求.

经过前文的分析,我国的会计电算化还存在着较大的问题,面临着严峻的考验,如何能使会计电算化在我国发挥更大的作用,应采取以下措施:

一、制定相关规章制度

电算化会计是一套关于会计信息处理的有机系统,电算化软件是其中的主要组成部分,除此之外,还需要相配套的规章制度来保证会计信息的安全准确,充分发挥电算化信息处理的优点.有关部门应借鉴发达国家电算化管理经验和规则条例,加大对会计电算化监管制度的研究,尽早建立起一套适合我国国情并富于操作性、实用性的监管法律法规体系,切实保障我国会计电算化工作朝着健康方向发展.会计电算化必须建立的管理制度应包括:会计电算化岗位责任制度、电算化系统操作管理制度、计算机硬件和软件管理制度、电算化系统会计资料和档案管理制度等.进一步完善会计电算化的配套法规,针对会计电算化发展中出现的新问题、新情况不断地补充和完善相关法规.通过准则类法规规范会计电算化操作流程,使会计电算化工作有章可循、有法可依.

二、进一步完善电算化会计系统的软件和硬件的管理制度

电算化会计系统投入运行后,首先应保证会计软件运行的安全会计软件必须具备安全和保密功能模块.软件设计者应开发权限设置、自动校验、提示功能、保护功能等模块,并融合到系统软件中,引入各种控制机制,使各业务系统成为基于同一种操作系统平台的大系统.各种业务之间能相互衔接,相关数据能够自动核对、校验、备份.为了会计核算资料安全保密,任何人不允许直接使用命令打开数据文件对数据操作,或使用工具软件直接对会计软件的文件进行操作,能够自动进行数据备份,保存会计档案资料以磁性记录形式并进行加密存储.

为了尽可能减少硬件故障率、减轻硬件故障造成的危害,应加强硬件管理.因为硬件是会计软件运行基础.严格岗位责任制,明确每个工作岗位的职责范围,单位应根据工作的需要,建立电算化会计系统的岗位责任制,切实做到层层防范系统各模块要设置相应的口令;执行严格的权限控制措施,严格遵守操作程序,每次操作完毕,应执行相应命令退出系统,以防数据丢失.遵守上机登记与运行日志相结合的管理制度,由会计软件自动生成的运行日志,系统管理员要定期检查等.实现对用户使用系统的及时跟踪.

三、走全员化管理的道路,促会计电算化工作全面发展

会计电算化工作的关键是应用,特别是从事具体管理工作的人员,他们的会计电算化水平直接影响着企业的会计电算化水平.因此,会计电算化工作要得到全面的发展,必须走全员化管理的道路.全员化管理就是动员企业内部从事各项管理工作的人员,在搞好本职工作的基础上,协同从事计算机程序设计人员,培养出一大批能从事多种工作的人才.实践证明,走全员化管理道路是工业企业会计电算化工作的最有效途径.如果企业经济效益好,可以采用全方位全员双向培训.另外,还可以引进一些比较完善的会计软件或软件包,并在此基础上进行局部修改,这样可以减少软件开发资源的极大浪费和软件开始使用的周期,提高软件开发工作的效率.

四、加强电脑的安全控制及对财务人员的培训和教育工作

为保障电算化会计信息系统安全有序运行,要做好以下各个步骤的内控工作,首先登录账套必须经授权人员明确同意,每台电脑应设置开机、操作员号及其登录账套的.每个上机人员都要设置个人的登录,并不定期更换.离开电脑时应彻底退出会计核算系统,关闭电脑.严禁插入外来的U盘等插件和安装与会计工作无关的运行软件.财务人员要不定期用杀毒软件对系统查杀病毒.比较重要的会计信息要在两台电脑上进行数据备份,若必要企业可用光盘刻录机进行光盘备份,以防止系统受到病毒攻击导致数据丢失.此外,要对硬盘进行不定期的检查,若发现问题及时修复,严格执行相关的规定,为电算化会计系统营造一个安全稳定的硬件环境.

五、建立内部控制制度,增强会计电算化信息系统的安全性、保密性

财务上的数据往往是企业的绝对秘密,在很大程度上关系着企业的生存与发展.但当前几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋,却没有几家软件公司认真研究过数据的保密问题.为了对付日益猖獗的计算机犯罪,国家制定并实施计算机安全法律,在全社会加强对计算机安全的宏观控制,政府主管部门还应进一步完善会计制度,对危害计算机安全的行为进行制裁,为计算机信息系统提供一个良好的社会环境.在电脑网络环境下,某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性,因此建立内部控制制度是非常必要的.

首先是实行用户权限分级授权管理,建立网络环境下的会计信息岗位责任.其次是建立健全病毒、电脑的安全防范措施.第三是从电算化网络软件的设计人手,明确电算化会计信息系统的人员职责分工,对各类会计电算化工作人员的权限资格进行严格的审察与控制,保障电算化会计信息安全、有效、正常地运转.增加软件本身的限制功能.第四是建立会计信息资料的备份制度,对重要的会计信息资料实行多级备份.第五是强化身机线索制.第六是建立进入网络环境的权限制.加强数据的保密和保护.在数据进入系统时必须加一些用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段.第七是建立操作管理制度,可以考虑硬件加密或把系统作在芯片上加密等及其保密措施和专门的管理制度.

总之,会计电算化的普及应用,对会计工作的影响是多方面的,也是十分深刻的.这种影响推动了会计技术、方法、理论的创新和观念的更新,促进了会计工作的进一步发展.同时,也使我国的会计电算化事业终于走上了快车道,向着浓度和广度发展.为适应形势要求,我们应该不断提高会计人员的专业素质,加快会计核算软件的开发进程,使会计电算化的发展进程尽快与国际接轨.