企业财务报销制度的缺陷与完善

中图分类号：F275文献标识码：A文章编号：41-1413（2011）12-0000-01

摘 要：财务报销制度是企业内部控制的一个重要方面.通过完善企业报销管理制度,强化企业内部控制,完善企业职能,提高企业绩效,强化企业管理,最终实现企业利润最大化.本文分析了企业财务报销管理中存在的诸多问题及其产生的根源,并提出了相应的对策.

关 键 词：报销制度；内部控制；内部审计

企业财务报销一般都必须经过经手、验收、审批等三个程序.该项制度对于保证各个单位企业经济业务真实性、合理性和合法性起到了重用.但是,企业财务报销管理存在很多的问题,比如管理机制不合理,审核机制不完善、原始凭证虚检测、费用报销突破预算等问题,致使费用支出失控、会计信息失真,使企业蒙受经济损失.因此,查找企业财务报销制度存在的问题,分析这些问题产生的根源,对于规范企业行为,杜绝浪费,保护企业财产、提高企业经济效益具有重要的意义.

一、我国财务报销制度存在的问题

(一)会计人员管理体制不合理

就目前而言,会计监督是企业财务报销制度的最后一道关口.虽然会计法赋予了会计人员监督本单位经济活动的责任.但是,目前企业会计人员大都由企业管理层聘任,这一管理体制严重地削弱了会计人员的独立性,并且置会计人员于两难境地,既要服从企业管理层的领导,同时又要监督企业领导人的经营行为.当企业管理层的经济行为与财务法规存在冲突的时候,会计人员通常会听命于管理层,从而丧失会计原则.

(二)财务报销审核流程不规范

企业负责人“一支笔”是我国现阶段企业报销制度的一项主要内控制度.单位的原始支出凭证大都需要由单位领导或分管财务的领导签批,然后才由财会人员进行审核付款并进行账务处理.由于次序颠倒,等于财会人员对领导人进行监督,如果领导签审错误,会计人员的监督往往会流于形式,从“监督者”的角色变成了“出纳员”的角色.

(三)业务人员财务法规意识淡薄

目前,企业业务人员普遍缺乏相关财务知识,不按照规定填写财务报销凭证,报销凭证漏填、少填项目的现象比较普遍.有些业务人员缺少法律知识,将个人消费项目开具报销项目,持过期、作废、甚至检测进行报销.

(四)财务制度建设滞后

随着我国社会主义市场经济的快速发展,有不少财务报销制度的规定严重滞后,财务人员经常会遇到合理却不合法,或者合法但不合理的报销事项.一些经济生活中非支不可的开支却不能列支,给票据查重提供了温床.

(五)内部管理制度不健全

企业内部控制制度,如岗位轮换制度、内部牵制制度、稽核制度、财务收支审批制度等对加强会计监督,防止财务舞弊具有重要的作用.许多经济领域案件之所以会发生,都是由于企业内部控制不健全,或者没有得到认真执行造成的.

(六)财务预算约束软化

财务预算是费用支出和财务报销的依据.但是,不少企业预算松驰,不按预算使用资金的现象时有发生,对一些重点考核的费用项目存在费用转移现象.例如,用结余的差旅费购写办公用品,或者将购写办公用品的票据更改为差旅费票据进行报销,从而逃避预算约束.

二、完善企业报销制度的对策

(一)改革和完善我国的财务管理体制

改革会计人员管理体制,实行委派制,提高会计人员的独立性.对于国有企业可由国资委或主管部门向企业委派财会负责人或会计主管,同时将会计人员的工作调动、职称评定、聘用任免、工资晋升、奖金发放等人事管理集中于主管部门.对于集团公司可由集团公司委派,对于非国有企业可以由股东会委派.

为了保证财务监督的独立性,可以考虑实行“先报后审”的逆向审批制度,先由会计人员对原始凭证的真实性、合法性和完整性进行审核,再由分管财务工作的高层领导签批报销.即先由会计做好技术审核后再将原始凭证递交相关领导或负责人签审.逆向审批制度可以发挥会计人员业务特长,从源头上堵塞违规票据入账,为领导签批把好第一道关,变财务“事后监督”为“事前监督”.

财务报销制度是财务报销工作的标准,建立健全内部财务报销制度是各单位搞好财务报销工作的重要环节.首先需要完善的是基础财务制度,例如差旅费报销办法.其次需要完善的是企业内部控制制度,包括制定财务报销规范手册,制定各类业务票据审核流程,例如差旅费报销流程、资产购写业务等流程等,以规范财务报账工作.

财务会计人员是会计信息的主要提供者,对财务报销制度的执行负有不可推卸的责任.财务人员在加强自身业务素养的同时,还应当定期不定期地对业务人员进行财务知识和有关票据法规的培训,使他们熟悉各种财务制度,特别是报销制度规定,提高其鉴别票据真伪的能力,不断规范自己的财务行为.为了提高业务人员学习的积极性和主动性,应当将受训人员的培训经历记入个人员档案,作为今后晋升和选拔人才的依据.

坚持与时俱进的科学发展观,在不违反国家统一财务制度的前提下,根据企业外部环境变化和企业经营业务的特殊性,定期地进行财务制度改进和调整.

也就是说,企业要适时地保证财务报销制度稳定性和动态性的统一,在建立和完善企业财务制度的过程中,既要考虑制度的刚性和严肃性,也要考虑制度的可操作性和实用性,既要考虑制度在一定时期的稳定,也要与时俱进,与当前的市场经济环境相适应.

为了节约开支,企业可以考虑将“包干承包制”的办法引入财务报销体制,建立费用定额和开支标准.例如,对于差旅费用,即可以实行限额报销,超支自理的报销机制.限额报销的基本原则是：能包干的可根据工作任务和费用定额包干报销,不能包干的可实行限额报销,在限额内实报实销,超限额的开支不能报销.

(七)强化费用报销事前控制预算约束

费用预算是加强费用管理,实施集中会审制度的基础和前提.为此,按照“量入为出、勤俭节约、精打细算、合理安排”的原则.通过严格的费用预算,改“用后算”为“算后用”,强化费用管理的事前控制.为此,首先是强化预算约束,把所有费用支出全部纳入严用审批权限,严格费用支出审批程序；其次要严格费用预算调整权限,增强预算的严肃性.费用预算一经批准确定,不得随意更改,因特殊原因必须进行调整的,应遵循预算调整制度,按照预算调整程序进行调整；最后是要制定严格的费用预算分析制度,用比率法对比分析预算执行进度,用因素分析法分析产生差异的原因、责任、改进措施等.

（八）实行联合会审签批办法

“一支笔”存在很多弊端,为此可以考虑采用“联合审查、集中会签”报销制度,以规范费用报销程序,增强费用报销的透明度.其基本操作流程是：各部门按照本单位费用预算,将本部门发生的各类费用按明细项目填制审批单,连同原始单据于每月末上报财务部；然后由总会计师牵头,财务部等部门定期以会议的形式,联合审查会签,会签时要对照下达的费用指标及批准的费用预算,审查上报业务的真实性、费用的合理性、票据的合法性,购写物品是否到货,是否符合矿资产管理程序,是否有资产管理部门的验收证明,是否登记了资产台账,对存有异议的支出,坚决不予审批；财务部在预算范围内,根据批准的审批单财务报销入账手续.

（九）强化企业内部监督

监督是落实报销制度,加强费用管理的重要保证,它可以从财务稽查和内部审计两个方面入手.为此,首先是强化财务稽查,由财务部门不定期对各公司费用预算执行情况、费用报销情况进行稽查,审核财务入账费用是否按照审批项目和金额报销,是否存在私自报销现象,单据是否合法、其记载的业务内容是合理等,发现问题,及时督促整改；财务人员要将预算执行汇总表、日记账和原始凭证进行三方核对,对违反费用预算管理规定的,要提请管理层对责任人进行严肃处理.其次要发挥内部审计作用,定期或不定期对费用管理情况进行全面或专项审计,通过现场查阅、审核有关资料等形式,及时审计费用管理中存在的问题,并且根据审计处罚细则,对各单位和人员的违规行为进行处罚.