档案数字化建设

[摘 要]档案信息化建设是信息时代档案工作的主题,而档案数字化建设则成了档案信息化建设中一个重要的内容,是档案管理过程中一场深刻的革命.因此对档案数字化建设进行研究具有十分重要的意义.

[关 键 词]档案；数字化；建设

21世纪随着数字化信息时代的到来,数字技术已广泛实施到各个领域之中,也成为一个国度知识经济发展的重要标志和建设信息化社会的基础.在数字化时代,随着数字文件的大量产生,近年来,档案数字化管理引起了国内学者的广泛关注,数字化档案将逐渐取代传统以纸质档案也是未来发展的主要趋势,在一定程度上造成了档案工作人员的观念也发生了较大变化.当前,信息化社会格局已经形成,正确地判断档案工作发展形势,牢牢把握档案数字化建设这一刻不容缓的中心任务,利用目前大好的战略机遇期,通过市场运作、政府扶持和挖掘自身潜在优势来攻克难点、化解矛盾是档案部门开创档案工作新局面有效手段.

1.档案数字化的含义

档案数字化也就是档案信息化,档案信息数字化就是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序的档案信息库.经过数字化处理后,档案信息提高了计算机检索速度；节省档案存贮空间,缓解库房紧张的压力；减少档案原件（特别是珍贵档案）由于频繁使用而造成的磨损,从而充分发挥档案馆的信息优势,丰富网上信息资源的内容和数量,加强档信息资源的开发与利用,为档案馆开展特色怎么写作创造条件.

2.档案数字化的特点

档案数字化是通过现代技术对国家或社会具有保存价值的文字、图表、声像等进行数字化记录,其特点主要表现在：（1）信息的非人工识读性.也就是说档案的数字化使用是以数字代码的形式做记录,并通过计算机软件的程序解码,并回复到初始状态,才能识读；（2）系统依赖性.档案数字化管理需要借助计算机软件系统,在计算机软件系统与原系统不兼容的情况下,则需要进行系统调配,这样才能保证档案信息的可读性；（3）信息的易变性.当新的计算机系统和程序不能解开代码,则原有的信息容易被删除,这也是档案信息管理过程中不可避免的；（4）档案信息数字化建设的其他特征还包括信息的可流动性、信息储存的高密度性以及多种信息媒体的集成性.

3.对我国档案数字化建设的分析

由于我国档案数字化建设还处于试点阶段,故在现阶段,档案数字化建设还存在不少问题：如技术上的问题、合作问题、数字化对象问题、标准化问题等.因此,档案部门在积极推进数字化建设过程中,不能不顾实际条件,一哄而上,必须进行可行性分析,通过分析数字化建设的可行性,结合本部门的实际,提出可行性方案,这样档案数字化建设才能健康发展.

3.1法律效力问题

电子档案数字化是把纸质文档转换为电子文件,而电子文件本身具有可分离性和易变性,特别是在传输、储存、输入的过程中容易发生信息干扰、病毒侵扰、人为破坏等等,这些不安全因素往往会造成档案失真.所以,电子档案就难免会出现“信任危机”,这样档案本身也就失去了数字化的真实意义,制定相应的法律条款,以保障档案数字化的可操作性.

3.2网络基础设施问题

要实现网络化利用就需要一定的网络基础设施为前提,如局域网的建设、信息资源网站的建设等.而网站建设一般包括域名申请、怎么写作器配置、网站规划、网页设计、系统配置、主页发布、数据库系统开发、网站宣传等内容.所以网络基础设施的建设情况关系着能否把数字化档案信息在网络上发布.

3.3档案数字化建设实施

档案数字化建设是一项系统工程,任务艰巨而复杂,因此在建设过程中,必须积极面对各种困难,制定切实可行的实施方案.一份完整的实施方案应该包括四部分内容：现状分析、实施目标、实施要素和保障系统.为此,在制定档案数字化建设实施方案时,要进行以下的工作：档案部门在进行档案数字化建设之前,应该进行调查研究,对本部门的现状进行全面分析与把握；理制度方面的调查研究.硬件方面的调查研究,技术方面的调查研究,人才方面的调查研究.

3.4档案所有权和档案著作权确认

在档案数字化建设过程中,既要考虑档案的所有权,还要认清档案的著作权.因为,所有权与著作权是两个不同的概念,拥有著作权而不一定具有所有权,档案数字化建设还需要做好档案所有权和档案著作权的确认工作.

4.档案数字化建设的主要目标

4.1完善档案数字化管理体系

建立、完善档案数字化建设工作的管理体系,促进新时期档案工作新格局趋于成熟和稳定.档案数字化建设管理体系主要包括管理体系、标准化体系和研究体系在内的支撑体系.

4.2加强与信息管理部门的强强联合

尽快将档案数字化建设融入国家信息资源建设范畴.档案数字化建设工作以其保存、利用档案信息资源这一特征,逐渐跨入了信息产业范畴,档案部门与信息化工作主管部门在数字化建设推进过程中相互协调、互相促进已成为大势所趋.

4.3丰富数字档案的采集途径

建立海量档案信息资源库,最终实现档案信息价值利用的最大化.在整个社会建设的进程中,档案部门应全方位拓展工作领域,这就要求档案部门不仅要拓展新的数字信息采集途径,而且要辅助有关部门切实开展档案数字化建设工作,生成巨大的数字档案信息资源

5.结语

档案数字化建设是一项复杂的、庞大的系统工程,也是一项长期的、艰巨的战略任务.因此,对于档案数字化建设理论的研究也是一个十分复杂的课题,所以,要从人员安全管理制度,文档管理制度,系统运行环境安全管理制度,不断建立健全管理制度体系,进而推进档案数字化建设不断趋于完善.