如何做好医院行政档案管理

[摘 要]加强做好医院行政档案管理工作,对于在新的形势下开展医院工作具有十分重要的意义.增强医院领导的行政档案管理意识,广开渠道,努力把好收集关,重视行政档案信息资源开发利用,实现行政档案管理自动化.

[关 键 词]医院；行政档案；管理分析

一、档案的定义及其特征

从事档案管理工作,首先必须对档案的概念和特征有所了解.档案是机关、组织和个人在社会生活中直接形成的,保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录.档案的特征主要有以下3方面：

(一)社会性

档案是在社会实践中形成的,其内容是对社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录,而非自然界的产物.

(二)历史性

档案是过去形成的而非正在形成或尚未形成的东西,也就是所谓的“让过去告诉现在”、“让历史告诉未来”.档案将过去、现在和未来联系在一起,维系人类社会的时空统一性和整体连续性.

(三)原始记录性

原始记录性是档案的本质特征,是档案区别于其他事物的本质所在.这也从根本上决定了档案管理方法上的取向.我们管理档案时,无论采取何种方法,都不可改变成伤害档案的

本质特征.档案管理的核心只能是充分实现档案对以往历史事实的原始记录价值.

二、医院行政档案管理

(一)医院行政档案的定义

医院行政档案,即医院行政管理档案,又称文书档案,是在医院的行政管理活动中,由各种行政性公文（如请示、决定、通知、通报等）转化而成的档案.这种档案是在医院管理和组织活动中形成并被保存下来的档案,它是一所医院保持连续工作必须查考的凭据,是做好医院行政管理工作的必备工具.

(二)医院行政档案的形成条件

1.或处理完毕的文件才能成为档案.所谓完毕,是指完成了收文和发文处理程序,已经发出或承办完毕的公文.对于办毕文书,要经行政管理人员严格界定.办毕文书的界定原则是：

（1）对于不必办复的公文,如决定、通知、调查报告等,在印发完成或有关领导阅知、有关部门传阅后无其他意见的,即为完毕；（2）对于回复性质的公文,如请示、问函等,只有当医院收到结论性文书（复文）后,才视为完毕；（3）对于一些需要长期贯彻执行的公文,如医院规章制度、医院长期计划等,当完成了定稿和印发行文后,也属完毕公文.

2.只有对医院日后工作具有一定查考利用价值的文件,才有必要成为档案对于办毕公文,要根据有关规定和实际工作情况,确定其价值,决定其“去”、“留”、”存”、“亡”,一般有4种结果：立卷归档、清迟、销毁和暂存处理.因此,要对办毕文件进行认真鉴别挑选,将完毕和具有查考、保存价值的公文,立卷归档保存.

3.按照一定规律保存起来的文件,才能最后成为档案档案的特点和优点之一,就在于它不是一份份孤立的、杂乱的文件,而是具有内在联系的文件体系.所以,未经整理的、杂乱无序的文件,尚不是科学意义上的档案.所以说,文件是档案的因素,档案是文件的组合.

(三)医院行政档案的管理要求

1.充分发挥档案室的作用医院档案室是对医院除病案之外的所有档案进行集中管理的场所.档案室的地位主要表现在以下两个方面：一方面,档案室是医院具有参谋和咨询作用的部门,是医院领导和各行政科室的助手,是提高医院行政工作效率和工作质量的必要条件,是医院管理工作和业务职能得以延续的重要手段.另一方面,档案室是做好档案管理工作的基础.

因此,应充分认识到医院档案室的重要性,重视档案室的建设,为实现医院档案管理的规范化、标准化、科学化奠定基础.

2.加强档案工作人员的培养,充分发挥档案管理人员的主观能动性当前,制约医院档案管理水平的主要因素是人才不足.档案管理工作对档案工作人员素质提出了很高要求.医院领导和行政管理部门应加强对档案工作人员的培养和教育,不断丰富他们的专业素质和职业道德水平,提高工作的积极性和主动性,充分发挥工作的主观能动性.

3.“档案工作人员,均属档案专业技术人员,其业务能力的考核、技术职务的评定和晋升,应按国家有关规定执行,并实行档案专业技术职务聘任制（或任命制）,档案专业技术人员享有医药卫生专业技术人员同等待遇.档案工作队伍要保持相对稳定.”在实际工作中,医院管理者应在职称晋升、待遇、培训等方面为档案人员创造条件,提供机会,以激励档案人员的工作,促进档案管理水平的提高.

4.加强档案信息化建设,提高工作效率近年来,随着办公自动化（OA）的普及,使用计算机制作文件的医院越来越多.大部分医院将文件打印成纸制文件,经正式签署后归档保存,原电子文件仍保存在各形成部门.也就是说,电子文件多处于分散保存状态,没有完全归档.医院应重视电子文件的收集,努力实现其统一管理.

三、医院行政档案的归档范围

(一)党政管理方面

凡是本部门党、政、工、团,包括纪捡、人事、保卫、财会、基建、生产、科研、外事

等单位和临时机构形成的具有保存价值的收、发文（电）和内部形成的会议文件、会议记录、

重要记录、各类统计报表、出版物原稿和样本、剪报（不另行文的）等文件材料.以及反映本部门工作活动的影片、照片、录音带、录像带等声像材料,均应收集齐全,立卷归档.

(二)医疗技术方面

凡是医疗单位形成的以下材料应收集归档.包括：（1）医疗技术的法令标准及各项规章制度；（2）医疗计划、总结；（3）处方章印模；（4）各类报表和统计分析；（5）医疗技术常规、操作规程、质量标准等文件；（6）医疗质量调查和监督检查中形成的文件；（7）突发事件、传染病暴发流行抢救工作纪事、照片、录像、总结等文件材料；（8）医疗事故或医疗纠纷的来信来访调查分析,医疗事故鉴定书和处理意见.（9）新疗法、新技术的鉴定及实施中形成的文件材料.