县直机关文书档案的分类方法

[摘 要]本文针对县直机关文书档案的特点对其进行了相应分类.

[关 键 词]县直机关；文书档案；分类

县直机关概分为党群和行政两大类.分析各单位每年形成的归档材料,主要以收到的上级下行文件、本单位向上的请示、报告、对下的通知及批复为主.这些归档材料由各单位文书收发与保管,在分类方案上多采取与档案馆收档要求相一致的年度――保管期限――问题或组织机构分类法.现实中,县直机关文书室一般只有一间办公室,受空间限制,档案保管所用柜、盒数量有限.在文书档案分类方案确定中,考虑与县档案馆工作衔接、档案材料归档、利用便利的同时,也要兼顾档案柜、盒空间上的占用.各机关档案室应根据自身实际,选用适合自身的分类方法.

一、分类方案的选择

不同县直机关每年形成的归档材料多少不同,2010年政府机构改革后,除党群部门中的纪委、组织部、县委办公室,行政部门中的政府办公室、发改委、人事劳动,其他各部门每年形成的归档材料数量均较少,许多单位每年形成的归档材料不足50份.考虑移交县档案馆时对归档材料再整理的劳动量及复杂程度,建议每年形成档案材料较多的单位采用年度――保管期限――问题或组织机构三种分类方法联合的复合分类为宜；形成档案材料较少的单位采取年度――问题分类法比较合适.

1、年度――保管期限――问题或组织机构分类.这一分类方法符合《归档文件整理规则》和《文书档案案卷构成的一般要求》的要求,保留了原来的分类整理体系,只是将问题和事由作为卷内材料排列顺序的依据.这一方法与县档案馆档案分类方法一致,便于向档案馆移交,在实际工作中,这是多数单位正在使用的方法.

2、年度―问题分类.年初,机关文书处理部门总结分析往年档案材料,找出形成档案材料的规律,在此基础上确定本单位工作中肯定涉及的几个问题（工作）,机关文书在工作中对形成的档案材料按不同问题进行分类装盒.档案材料的保管期限在年末整理时再具体考虑,不同问题作为材料分类排架的方法.

二、年度――问题分类的优点

1、简便易学.按年度――问题分类,县直机关文书岗位,多是由新参加工作的同志担任,经过一段时间的锻炼,往往被调派到其他工作岗位,人员流动性大,按年度――问题分类,简便易学,容易掌握,档案材料整理也简单.

2、节约有限的档案保管资源.按年度――保管期限――问题或组织机构复合分类后,每个卷盒内的文件数量较少,装柜时,各保管期限之间还要预留一定空间,大大降低了档案盒、档案柜等档案装具的利用率,增加了目录、卷皮、卷盒的用量,增加了管理费用.按照年度――问题分类,同一问题的文件集中在一个盒内,装柜时,无需再预留空间,有效提高了档柜利用率,并省去倒柜的麻烦.

3、便于提供利用.实际工作中档案资料的查询、利用,查档者几乎全部是提出某项工作或事由,并附带不太准确的年度信息,少有人直接提供作者信息或文号,更没有从保管期限的角度提出查档要求的.

4、更符合国家《归档文件整理规则》.《中华人民共和国归档文件整理规则》规定文件归档要“遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系等”的整理规则.按年度――保管期限――问题分类整理排架,把同一事由的文件分散在不同的保管期限中,把历史联系人为地割裂开来,而年度――问题分类,同一事由的文件集中,更符合整理原则.

5、使“文书处理部门立卷”及“平时归卷”变的易行.“文书处理部门立卷”,由于归档整理技术性强、要求高、操作繁琐,在实际工作中,机关单位都是在下年初对上年度形成的档案材料,进行集中整理、阅卷、归档,而在归档的过程中,各单位基本上都是在县档案馆的指导下,由机关文书整理归档,少有单位能做到“平时归卷”.按年度―问题分类,表面上看,只是减少一个分类层次,实际上,大大降低了操作难度,使“平时归卷”成为可能.

虽然按年度―问题分类有着许多优点,但选择这一分类方法也存在着在向档案馆移交时,要重新装盒、重新生成目录的弊病,综合平衡,利大于弊.

三、年度――问题分类操作中应注意的问题

1、问题不宜分的太细,工作职责较单一的机关单位,设置问题一般不要超过10个,具有综合职能的单位问题设置也宜简不宜繁.如需设置15个问题或不同问题存在一定关联的,不宜采用年度――问题分类方式.

2、归档文件目录的编制.保管期限仍需鉴定划分,归档章的“保管期限”栏仍是必注项.向档案馆移交时,可按保管期限重新编制两份新目录移交档案馆,一份放入盒内做内目,一份档案馆做检索工具.

3、档案盒脊背的“保管期限”项暂时不填,向档案馆移交时,永久、30年保管期限的档案要重新装盒,项目按要求重新填写,有利于档案馆装具的规范化、标准化.10年保管期限的档案因不向档案馆移交,可留在原有的档案盒内,并补填“保管期限”项.

4、归档章的室编件号为一年应归档的全部文件材料的编号,馆编件号在移交进馆时,按档案馆的要求填写.