档案管理中的计算机应用

【摘 要】

随着现代计算机技术的不断发展进步,它在社会生活的各个方面都开始发挥出日益重要的作用.档案管理作为一项详细繁杂的工作,而计算机所具有的强大数据收集处理能力,必然在档案管理工作中得到广泛普及.在档案管理工作中采用现代的计算机技术,能够有效的提高档案管理工作的效率,延长档案的使用寿命.本文主要通过阐述计算机技术在现代档案管理工作中应用的必要性及可行性,分析档案管理中计算机技术使用存在的问题,并针对这些问题提出一些解决措施.

【关 键 词】档案管理；计算机技术；应用

【中图分类号】G271【文献标识码】A【文章编号】1009-5071(2012)02-0398-01

随着国家经济社会的快速发展,相对应的档案资料逐年增多,人们对于档案管理工作提出了更高的要求.而计算机技术以其强大的数据收集处理能力,在档案管理工作中也得到普遍应用.计算机技术的使用为档案管理工作提供了非常大便利的同时,也延长了档案资料的使用寿命.本文主要通过分析计算机技术在现代档案管理工作中应用的必要性,以及计算机应用过程中存在的一些问题等,针对性地提出了一些优化措施.

1计算机技术在档案管理工作中应用必要性及可行性

根据国家党政机关对于档案管理部门的要求,机关档案部门必须及时地完成本机关和上级业务部门的文书材料和影音资料的整理归档工作,并能高效的为国家党政机关和民众提供所需的档案资料,同时还必须做好档案资料的保密工作.因此,计算机技术在机关档案管理工作中的应用成为一项必要的档案管理措施.本文接下来主要是对计算机技术在档案管理工作应用的必要性以及可行性做了简单阐述：

1.1计算机技术在档案管理工作中应用的必要性.

国家党、政、军机关以及民间团体等对于档案管理工作的开展都有着极高的要求.档案管理部门必须能及时地将本部门的机关文书材料等整理、归类,还要做好外来档案的接收以及归档工作等.因此,计算机技术的应用必不可少.

计算机系统的信息处理技术可以顺利地完成对于不同信息的收集与储存工作.计算机系统通过扫描或者是手动录入,迅速地将信息转变为自身可以识别的语言,并将这些信息压缩处理进而储存起来,不但加快了工作效率还节省了存储空间.

计算机技术还可以轻松地实现对于档案资料的系统化管理.档案资料数量庞大,而且种类繁多,单纯依靠人力很难保质保量高效完成.而计算机则可以通过自身的数据库,实现对于档案信息的系统化归类,并通过建立检索通道,方便人们查阅.

1.2计算机技术在档案管理工作中应用的可行性.

国家《档案法》规定,必须采用高端的技术,实现对于档案资源的现代化管理,这样积极倡导的态度为计算机的广泛使用提供了方便的准入通道.而信息网络的快速发展更是为实现档案资源的信息化提供了一个便利的平台.目前世界范围内的信息网络的融汇贯通,加速了信息在全球的交流.我国较为完善的信息网络体系,也极大满足了档案资源管理工作信息化、交互化的网络需求.再者由于档案管理机关掌握着大量的信息资源,若要使得这些无形的资源完全为社会各界所用,就必须使用计算机技术实现资源的信息化管理.计算机技术本身的优势,加上这一系列的需要,使得计算机在档案管理中的应用成为一项非常必要而且切实可行的技术.

2计算机技术在档案管理工作中的应用存在的问题及解决措施

目前,随着我国经济社会的飞速发展,档案信息管理工作也逐年呈现出数据量、检索应用量均大幅增加的新情况,这就给计算机技术的应用开展提出了更高的要求.而在计算机应用技术广为普及的现代,仍然存在着许多亟待解决的问题.如何解决好这些问题,使计算机技术为档案管理工作提供更大的便利,成为一项非常迫切的研究任务.本文接下来就档案管理工作中计算机的应用呈现的问题,提出一些优化措施.

2.1计算机技术在应用于档案管理工作时出现的问题.

近年来,各档案管理部门纷纷加强了档案管理工作中计算机技术的应用,然而,在实际应用计算机技术的过程中,依然存在着许多不容忽视的问题.

首先我国现在大部分的档案馆还只是将计算机技术作为一项辅助手段使用,一些可以用计算机完成的工作依然在使用人工处理,既浪费了计算机资源,又浪费了人力.档案信息数据极其庞大复杂,目前我国很多地方计算机的软件和数据库建设还无法完全跟上档案管理工作的发展要求.最后,档案管理的计算机信息化应用,很大程度上还依赖工作人员良好的专业知识技能,而我国很多的操作人员现在还只能做一些简单的计算机初级应用.档案管理中的资金投入不足和专业人才的缺乏,是目前制约档案管理现代化的瓶颈,阻碍了档案资源的有效利用.

2.2计算机技术在档案管理工作中应用的优化措施.

若要在最大程度上实现档案管理工作的现代化进程,必须针对档案管理工作中出现的一些问题,认真地找寻解决措施.笔者下面简单谈论几点计算机使用的优化对策：

首先,必须摆正档案管理工作的怎么写作意识、大局意识,使工作人员规范地应用计算机技术来处理相关工作.这方面一是要完善国家档案管理相关法律、法规,使其能够与社会发展进步相适应.二是要从制度上提高对各级档案管理部门的工作考核验收标准,落实奖惩制度.三是提高档案管理工作人员的社会待遇,稳定技术人才队伍.

其次,必须提高计算机操作人员的专业技术水平,使他们能够熟练地运用计算机完成相关的档案管理工作.因此,定期和不定期地对档案工作人员进行计算机全面应用知识的培训提高也是必不可少的.

再者,还必须重视对于计算机的使用和维护.如果要完全实现在档案管理工作中计算机技术的应用,除了要安装好相应的软硬件设施、不断地更新数据库的功能、使计算机更好的进行工作之外,还必须加强对于计算机的维护,重视数据的备份技术措施,避免因为计算机损坏或者是传染病毒而造成档案信息缺失或者档案露等此类问题的发生.

3结语

当今社会,人们对于档案管理工作的要求越来越高,实现档案管理工作的全面信息化已是大势所趋.因此,必须采取加大资金投入、进行技术设备更新换代、加快人才交流培养等举措,充分调动各个方面的力量来促进档案管理工作的信息化进程.此外,还须通过大力宣传提高全社会的档案资源使用知识,提升利用水平,使之更好地为社会的和谐发展、文明进步提供信息保障.