西华大学数字档案馆建设构想

摘 要 ：西华大学数字档案馆建设主要内容是资源体系建设,主要采取几个措施：办公自动化（OA）系统与档案管理系统的有机衔接；与应用系统的数据交换、集成和整合；建立收发文登记和网上预立卷归档系统；建设档案管理信息系统；馆藏档案信息数字化.建设数字档案馆使档案工作发生深刻变革,首先,实现电子文件的文档一体化管理；其次,实现档案基本业务现代化管理；再次,档案怎么写作利用多元化、网络化,实现日常档案怎么写作利用的流程化管理；最后,实现档案安全保管的智能化控制,初步建立全方位的数字档案馆安全体系,建成面向教学、科研、管理怎么写作的档案文献信息保障体系和怎么写作体系.档案信息化建设是一个长期的、系统的工程,数字档案馆还需继续深入建设.

关 键 词 ：数字档案馆；建设

西华大学档案馆于1998年成立,是全校档案工作的主管部门和集中管理全校档案的业务机构.截止2009年底,档案馆共库存档案51690卷（册）.随着档案信息化建设的发展,2005年档案馆引进了“南大之星”档案管理系统,2010年又使用了其配套的信息发布系统,建立了档案管理局域网,实现了档案收集、编目、著录、利用、信息发布的网络化管理.

和第二段之间如何衔接.“随着信息技术的发展,学校档案工作的需求,有必要建立数字档案馆.”

数字档案馆建设工程是一个系统工程,包括：档案资源数字化、档案管理方式信息化、立卷归档和怎么写作利用网络化、档案库房区和档案怎么写作功能区管理智能化、档案馆基础设施设备现代化.上述“五化”是构成 “数字档案馆”项目工程建设成果的基本内涵.

一、数字档案馆建设构想的成因

1.全球进入信息社会,各个领域都在加快信息化建设步伐

我国的档案信息化建设呈现出强劲的上升趋势,各省、自治区及一些大中城市均把信息化建设列入了各自的档案事业规划之中.随着资金、设备、人力等方面的大力投入,档案信息化建设工程在轰轰烈烈的行进中档案信息化建设作为一个庞大的系统工程,当前主要体现在两大要素：档案信息网络一体化；建设档案信息资源建设.档案信息作为一种原生信息,是我国战略信息资源的重要组成部分.

2、2002年11月25日 《全国档案信息化建设实施纲要》正式颁布,教育部及时转发《全国档案信息化建设实施纲要》,是对各部属高校提出的具体要求.

3、我校档案工作的客观需求：史长,档案资源丰富,亟待开发利用.西华大学由四川工业学院、成都师范高等专科学校、西华大学三校合并,存有建校以来党群、行政、教学、科研、基建、出版、外事、设备、财会、人事、产品、实物、声像、人物等十四大类不同载体形式的档案.截止2009年底,档案馆共库存档案51690卷（册）.第二,多校区办学,空间跨度大,需要档案管理信息化.第三,西华大学加快数字化校园规划与建设,为数字档案馆建设提供了良好的运行环境.

二、数字档案馆建设的主要内容

数字档案馆建设主要内容是资源体系建设.信息资源是一种特别重要的战略资源,它与物质资源、能源资源一起构成了现代社会经济发展的三大支柱.在档案信息系统中最有价值、最有待发掘的宝藏就是其积累的档案信息资源.档案信息资源的建设就成为了数字档案馆建设的生命线.主要包含以下几个内容：① 办公自动化（OA）系统与档案管理系统的有机衔接建立横向通道,衔接办公系统.针对电子文件与纸质文件“双套制”保存的问题,建议在纸质文件和电子文件,建立一个通道,即将电子文件以方本方式和映像方式共存工作的发展以及数字档案特点,制定特定的、完善的、符合实际的需要的管理规章制度：支持一体化工作制度、归档制度,文件保密制度、网络安全管理制度等,从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展.其中,尤为值得一提的是电子文档的安全管理制度.档案作为一种特殊的文字资料,有的可以完全公开,有的则需要保密,特别是档案数字化之后,安全工作显得尤为重要.既包括硬件的安全管理,也包括软件安全管理,硬件方面严把信息存储载体质量关,提高电子文件载体的保存寿命,为电子文件长期保存打下基础,软件方面,通过采用多级、权限管理,多层结构,加密通讯,防火墙等各种安全控制方法,有效保证系统保密,使系统以及系统内数据不被别的方式访问、修改、破坏. ②与应用系统的数据交换、集成和整合③收发文登记和网上预立卷归档系统④档案管理系统（归档电子文件真实、完整、有效保证）电子文件的真实性保证包括电子文件归档的真实性保证以及保证已归档电子文件的真实性⑤馆藏档案数字化是数字档案馆的重要信息资源源泉.从历史学研究的视角,以档案利用为中心,档案保护为宗旨,拓展档案利用的潜在用户,全面开创网上档案信息怎么写作新局面.在确保电子文件的基本描述信息、原件信息一起归档的同时,对已归档电子文件采用数字摘 要 技术（MD5技术）加密,进行防篡改处理,保证其真实性.

加快数字校史博物馆网站的建设尤为重要,数字校史博物馆利用数字网络新技术,以信息丰富、功能强大的档案全文信息数据为依托,突破了实体校史博物馆的时空局限,完整地展现学校历史长河中发生的重大事件、历经的坎坷磨难、取得的辉煌成就、形成的优良传统以及深厚的文化底蕴,实现了历史与现实的完美结合,是一个规模较大、内容丰富、展示新颖、特色鲜明、富有时代气息的数字校史博物馆.它满足不同层次观众的不同需求,多方面、多层面、全视角地进行学习浏览,使之受到启迪与教育.

三、数字档案馆的建成使档案管理方式发生深刻变革：

（一）实现文件材料收集、立卷归档网络化,在档案“收集”环节,实现网上远程立卷归档、业务指导；电子公文的文档一体化管理；数字加工成果的集成化管理.在档案“管理”环节,是实现档案审核、编目、分类、入库、转移、销毁等基本业务管理环节的网络化、信息化；实现人事档案的条码管理、智能化控制；在.档案“利用”环节,实现档案怎么写作利用的流程化管理、网络化、多元化怎么写作；在档案“保管”环节,库房、机房等重要区域实现温度、湿度、消防报警、灭火等的自动化、智能化控制.

（二）实现电子文件的文档一体化管理.实现对办公自动化系统电子文件的前端控制,全程管理；实现了电子文件及元数据的自动生成,网上实时归档；实现电子文件的自动分类、自动形成档号信息；实现现行文件的及时查阅利用,为建立我校现行文件中心提供数据.

（三）实现档案基本业务现代化管理.馆内专职档案人员基于档案管理信息系统,实现档案立卷、审核、编目、移交、转档、销毁、目录打印等业务的计算机网络化管理.实现档案基本业务从传统手工方式向依托计算机管理信息系统的网络化、自动化方式转变.

（四）档案怎么写作利用多元化、网络化.构建档案信息发布利用平台,实现日常档案怎么写作利用的流程化管理,实现数字档案资源的网上授权查阅利用.档案查全率、查准率提高,档案怎么写作质量和水平明显提升.

(五)档案安全保管的智能化控制,初步建立全方位的数字档案馆安全体系

四、数字档案馆建设的完善与提升

档案信息化建设是一项长期的、系统的工程；我们要以校园网、公众信息网为依托,以档案信息资源数字化和文档一体化管理为重点,实现档案管理现代化,档案信息怎么写作网络化,档案资源数字化,构建门类齐全的数字档案资源体系,实现档案信息的集成化管理运行和高效怎么写作利用,为学校的教学、科研、管理和可持续发展以及学校各部处、学院及广大师生员工和社会提供方便、快捷的档案信息综合怎么写作,为学校各级领导提供辅助决策信息. （作者单位：西华大学校长办公室）