基于可写作工作流的OA系统设计

摘 要 ：工作流技术是办公自动化的一项重要应用.介绍了由最初的固定模式工作流到可写作模式工作流的转变,它使系统使用者可以根据实际业务需求自行创建或修改工作流程,推动业务流程按照设定好的工作路径进行流转,具有很好的灵活性.该系统已在西安市人才怎么写作中心取得了良好的应用效果.

关 键 词 ：工作流技术；办公自动化； 可写作模式

中图分类号：TP302 文献标识码：A 文章编号：16727800（2013）009002403

作者简介：张敏（1989-）,女,西安工程大学计算机科学学院硕士研究生,研究方向为计算机技术；陈菲（1989-）,女,西安工程大学计算机科学学院硕士研究生,研究方向为控制工程；赵亚娜（1989-）,女,西安工程大学计算机科学学院硕士研究生,研究方向为控制工程.

0引言

20世纪80-90年代,办公自动化系统开始在世界各国得到较快发展[1].

它的出现实现了日常办公由传统的纸上办公到电子化的转变,使企业内部人员能够方便快捷地共享信息,高效地协同工作.随着科学技术的发展,基于工作流的办公产品也开始出现.

西安市人才怎么写作中心是负责全市人才交流和人事写作技巧的专业怎么写作机构,近年来,人才流量大,日常办公业务的信息量也随之不断增加,许多业务流程随之也变得更加复杂,以往的部分业务靠纸张填写,人工处理的方式越来越不方便,不仅浪费人力、资源、时间,也不利于查询统计,而且人为失误多,工作效率低下；部分已经实现计算机化的业务也因为流程的变化,不能根据现有需求对系统进行灵活变通,对企事业单位的正常运转造成了很大影响.为此,开发一套面向中心内部工作人员,不限办公时间和办公地点,采用工作流技术,通过网络发布消息、提交文档、审核文件,有利于日常办公维护和适应复杂多变业务流程的办公自动化系统己刻不容缓,系统中的各个审批等业务需要各个部门的不同角色通力合作,通过写作不同的流程来完成[2].

1工作流相关概念

工作流是实现日常工作具体业务的步骤和规则,它被当作是业务流

程的一个同义词.工作流就是一类能够完全或者部分由计算机自动执行的业务过程,在此过程中,文档、信息或任务按照预定的规则传递,企业人员、应用软件之间协调工作,以实现企业业务流程所要达到的整体目标[3].工作流注重的是完成一项活动的过程,它需要依靠工作流管理系统来实现[4].

工作流管理联盟（WfMC,Workflow Management Coalition）给出的关于工作流管理系统的定义是[6]：工作流管理系统是一个软件系统,它完成工作流的定义和管理,并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行.这个软件通过它们的信息流来支持业务流程.换句话说,工作流管理系统能够确保正确的信息,在合适的时间传递给合适的人,或者是在适当的时候提交正确的计算机应用程序[5].因此,工作流管理系统不需要实际执行任何一个过程中的任务.它的优点是软件通用,因此可以在许多情况下使用；它的弱点是通常实际应用软件也需要.工作流管理系统已成为实现BRP的理想工具.

工作流管理系统都由以下3个模块组成[6] ：①建立流程模块,通过该模块用户可以根据自己的业务流程处理需求来定义一个工作流程；②执行流程模块,该模块也简称为工作流引擎模块,它的主要功能是根据用户定义的流程和用户操作产生的数据环境来执行流程；③用户和工作流系统的交互模块.

2可写作工作流设计

系统中有很多子系统都需要有审批的流程,在调研过程中发现这些流程情况复杂,以请销检测为例,请销检测管理主要功能是实现请检测、销检测的电子化管理,按

照中心实际实施的《请销检测制度》设计实施.主要功能包括：①请检测申请（个人填写请检测申请表单、起止时间、请检测事由等等,提交申请）；②请检测审批（系统根据审批流程转有审批权限的审批人进行审批）；③跨级审批（当某一审批人不在时,高一级领导人可代替其审批）；④销检测（员工请检测归来必须进行销检测,填写实际请检测起始时间）；⑤请检测撤销（请检测已经审批通过,但因某种原因不请检测了）；⑥请检测信息统计分析（部长可以看到本部门的请检测情况,分管主任可以看到所分管的部门请检测情况,主任和人事写作技巧部门的人员可以看到整个人才中心的请检测情况,以便于月统计或年统计）.

根据请检测人身份（岗位职务）的不同、请检测事由（病检测、婚检测、产检测等等）的不同、请检测时间长短的不同等都会进入到不同的审批流程,如图1所示.

如果把审批流程在程序中固定下来,设计开发过程虽然可以省一些事,但是一旦实际审批流程发生了变化,或者有了新的情况,则会出现问题.因此,为了更好地适应将来可能出现的需求变化,专门设计了审批工作流子系统来解决这个问题.具体的审批流程由系统管理员根据《请销检测制度》通过审批工作流子系统制定.

审批工作流子系统的主要任务就是对各种审批操作流程进行写作管理,管理员可以灵活自由地写作各种审批流程及各个环节的审批人,可以将权限分配给部门或科室,也可以具体到某一个岗位和人.

当请求者需要创建新的过程实例或者需要修改当前已有的过程实例时,系统首先会对请求者的身份进行验证,如果系统对此人分配了审批工作流子系统的权限,则该请求者具有创建审批流程的权限.在了解了具体的业务流程之后,确定该过程实例的每一步审批流程,从而确定过程定义表.根据过程定义表实例化每一步步骤,并为每一步骤选择具有审批权限的部门、岗位或者人员,并设置工作流的流转条件,为下一步的流程走向限定条件,从而创建一条记录,并将该条记录存储到审批工作流表中,这条记录将贯穿于整个业务流程的始终,用以描述活动的运行情况[7]. 3可写作工作流实现

本系统用到工作流的子系统包括：请检测申请、出差申请、出外勤申请、加班申请、会议室申请、车辆申请.请检测申请是使用最频繁的,以下以请销检测申请为例.

3.1过程定义表示

工作流过程定义是将日常实际业务流程按照一定的模型标准进行形式化描述的过程,是实际工作流程中过程逻辑的表达[8] .

根据本系统的业务需求,可将员工按照申请时间长短分为两天以上请检测、两天以内请检测、五天以上需主任审批的请检测.不同类型的请检测,审批流程也是不一样的,了解了具体的业务流程,我们可通过分支语句来解决业务流程的变化,从而确定该过程实例的每一步审批流程.将员工请检测流程整体抽象为一个“过程定义”[9],如图2所示.

3.2流程写作

根据以上过程定义,就可创建审批流程.可以看出,申请文件由员工起草,由各级领导进行审批,再由员工进行销检测,根据工作流的定义,可以预先定义申请审批的过程,这些过程是相互独立又相互联系的任务节点,通过为各个结点分配不同的用户角色,实现不同部门不同用户之间的分工与合作.

如图3,首先可以选择要创建的工作流过程实例所属的工作流类型,输入流程名称,选择该流程名称的前一流程,由此可确定流程的走向,并选择审批意见为同意,设置具有权限审批此条流程的参与者,即对哪些单位、岗位、员工可用.点击保存按钮,完成创建之后就可在此表单前一流程这一栏看到已经添加好的流程名称,如图4.在审批工作流查询中还可以对已经添加好的审批流程进行删除或修改.

3.3审批

审批流程设置分为传统和比例计算两种审批模式.传统模式就是某个审批流程被指定的审批人通过之后,才可走向下一环节.比例计算模式就是某个流程可被多个审批人审批,只有这个审批人数不小于预先设定好的比例,才可通过.本系统主要采用传统模式.

一般都是由用户触发来决定流程.用户申请请检测,首先填好表单提交申请,系统会根据申请的起始时间判断该申请将进入哪项工作流,此时每一步的审批流程和下一步走向也已经知晓.根据过程定义,如果有审批权限的参与者登录系统,将会在待办事务列表看到需要处理的任务,点击任务名称将进入申请详情界面,点击否决,则终止该流程；点击同意,则流程将继续导入下一个任务节点,一级一级地往上审批传递,直到工作流中的所有审批流程被执行完成才结束该过程实例.在执行过程中,系统会给用户自动返回每一步的审批详情,让用户或者企业高层能够及时了解审批动态.如图5所示.

4结语

本方案可自行写作工作流流程,适应了复杂多变的业

务流程,特别是专门设计的跨级审批,为申请人和审批人提供了更多方便,使系统的设计更人性化,提高了工作效率.可写作工作流也在很大程度上提高了系统的可维护性和扩展性,避免了二次开发,成为企业成本控制的重要途径之一,具有很好的实际意义.