档案数字化涉的相关法律问题

近年来,我国档案数字化工作迅速发展,档案数字化规模不断扩大,档案数字化技术日渐成熟,数字档案作为一种新的资源利用方式已经越来越多地被社会认识和接受.档案数字化在给我们提供极大便利的同时,也带来了一些摆在我们面前亟待解决的法律问题,需要我们深入研究和妥善解决.

一、档案数字化工作中应注意的法律问题

馆藏档案的数字化,应该从法律策略上要保证整个数字化工作在合理合法的前提下进行,规避侵犯知识产权、隐私权以及保密法等相关的法律风险.

1、电子档案的法律效力问题.由于电子文件的易变性、信息与特定载体之间的可分离性等特点,使得在对电子文档的管理过程中,电子档案的法律问题始终困扰着档案界.电子档案在输入、存储、传输和提供利用过程中存在着信息失控、污染、干扰、丢失、窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素,这些不安全因素和不稳定性特点,使电子档案容易失真,因而难以成为合法的证据.此外,我们知道通常文件的法律效力都是与其载体相关来确定的,电子档案没有固定的载体,其信息具有可变性、可操作性、流动性等特点,电子文件转化为电子档案过程的原始性和凭证性难以得到确认,电子档案就无法真正取得“档案”的资格,发挥“档案”的凭证作用.

2、档案数字化产生的“著作权”保护问题.首先,要区分哪些档案受知识产权保护.1999年12月,国家版权局颁发的《关于制作数字化制品的著作权规定》中明确规定：“将已有的作品制成数字化制品,不论已有作品以何种形式表现和固定,都属于《著作权法》所称的复制行为”,而复制权是著作权人的专有权,不容更改.根据《著作权法》的有关规定,在档案馆中保存有大量具有著作权意义的档案,如立档单位的年鉴、工程设计图、项目设计文件、影像材料等等,这些都是受著作权法保护的载体,也是社会感兴趣、利用率较高的档案.而档案馆不能因为著作权问题而剥夺了人们的利用权利,这就造成了著作权和公民知情权的矛盾.其次,档案数字化由此产生合理使用的法律适用.合理使用作为对著作权人权利的限制,主要着眼于协调著作权人与社会公共利益的冲突.依据我国修改后的《著作权法》第22条第8项的规定,“图书馆、档案馆、纪念馆、博物馆、美术馆等为陈列或者保存版本的需要,复制本馆的作品的行为,可以不经著作权人许可,不向其支付报酬,但应当指明作者姓名、作品名称,并且不得侵犯著作权人依照《著作权法》享有的其他权利.”这是法律直接规定的档案馆等类似性质机构的合理使用, 与《著作权法》第22条其它项规定共同构成著作权法上的“合理使用”制度.但这需要注意一点的是,复制的目的仅仅限于本馆陈列和保存,不得用于借阅、出售和出租,这就说明如果数字化的目的是为了陈列或者保存档案,则属于合理使用,但档案馆对传统档案进行数字化,不仅仅是为了保存和陈列的需要,而更是为了建立数字档案馆,便于网上利用,事实上就可能超出了合理使用的范围,如果未经著作权人授权或者许可,把馆藏内受著作权保护的档案擅自进行数字化处理则有侵权行为之嫌疑,这就要求我们要按照著作权法的规定采取相应的措施加以解决.

3、档案数字化产生的公开与保密问题.政府信息公开制度是公民享有知情权这一宪法权力的具体化.《政府信息公开条例》明确指出：“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所,并配置相应的设施、设备,为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利.”这就要求档案馆应当依法公开公众所需的档案信息,以最大的热情投入到社会信息资源共享的建设中.而档案信息与政府信息的紧密联系使得数字化档案信息成为电子政务信息资源深度开发和及时处理的核心资源,但由于种种原因,档案的开放鉴定工作非常缓慢,使得大量本应解密开放的档案仍处于不开放状态,档案的公开和保密之间的矛盾非常紧迫,造成了档案的保密性和社会大众的利用需求二者之间的矛盾.与此同时,档案数字化不仅涉及著作权的法律问题,还涉及到保密法与隐私权问题.这些具有密级的档案信息中不仅涉及到国家的利益,而且还包含着大量的个人隐私信息,这些档案在危害国家安全或者未经个人同意的情况下数字化是要经过特殊处理的.

二、涉及相关法律问题的解决途径

档案数字化中涉及的法律问题对当前的档案数字化工作提出了一个重要的课题.如何在信息时代下更好地规避这些法律问题,在此提出几点看法与大家共同探讨.

1、统筹规划,认真做好档案数字化前期准备工作.档案数字化是一项长期而艰巨的系统工程,有其自身的特点和规律,必须从档案工作的全局出发,从档案利用需求出发,从档案事业整体发展需要出发,综合考虑,科学、合理、务实地制定出近期目标和长远规划.同时,加强基础性工作,认真做好前期准备工作.针对可能出现的新情况、新问题,应在抓好档案原件数字化工作的同时,组织力量开展档案数字化问题的研究,及时解决工作中出现的新情况、新问题,统一思想认识,确保档案数字化工作的顺利开展.在制定档案数字化方案时,可邀请法律专家担任数字化的知识产权顾问,解决档案数字化过程可能出现或遇到的法律问题,处理与产权人之间发生的法律纠纷,维护档案馆的各项权益,保护数字化后的作品档案的使用安全.

2、加强立法保障,推进档案信息化的法制建设.社会的发展日新月异,档案信息化进程不断加快,需要对新的领域、新的载体、新的档案关系和新的档案管理主体进行立法,同时修改、废止不适应发展要求的档案法规.特别是大量电子档案的产生,原本清晰的法律责任界限变得模糊,需要制定相关法律加以界定,从而更好地发挥电子档案的作用.因此,电子档案的法律效力问题,最终的、最直接的解决办法还是要以专门的法律对电子档案的证据价值予以界定.国家应加强电子文件和电子档案的立法工作,在法律、法规及相应的档案法规中明确电子文件和电子档案的法律地位.

3、档案数字化建设中行使合理使用权.从目前著作权保护的趋势来看,人们基本上认同了著作权人利益优先的国际保护原则,著作权人的权利随着技术的发展得到了不断的扩张,公众合理使用的范围越来越小.但从著作权的立法精神、著作权保护的目的以及著作权保护范围主要针对作品的商业性利用而设定来看,基于个人学习目的、基于公益事业或其他不以赢利为目的而进行的“合理使用”,就仍有存在的价值和必要性.档案馆是集中保存、管理档案的文化事业机构,它的公益性质决定了档案馆是可以享有合理使用的权利的.同时,《信息网络传播权保护条例》的第七条和第十二条还对档案馆等非赢利性质的机构的权利给予了认可.这些机构可以不经著作权人许可,通过信息网络向本馆馆舍内怎么写作对象提供本馆的合法出版的数字作品和依法为陈列或者保存版本的需要以数字化形式复制的作品,不向其支付报酬,但不得直接或者间接获得经济利益.明确了档案机构的临时复制使用权.

4、开展档案开放利用的鉴定工作.着重分析档案涉及隐私的内容和有关保密档案内容,从而确定哪些档案属于控制范围.对档案的重要程度划分等级,以决定采取不同的保护措施.还要建立一些规章制度,避免使所有的档案馆人员都能接触到敏感的个人资料（如出身、种族、政治倾向、宗教信仰、犯罪记录等）,确保只有经过批准的人员才能收集、查阅、传播这些个人资料.对于已到开放期的档案,要严格按照《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》中的相关规定,对拟开放档案组织认真鉴定,以决定包含个人资料的档案的开放时间、开放方式和范围.

5、推进档案信息的标准化建设.档案数字化的目的是适应信息时代档案利用需要,实现网上共享共用,统一的标准则是档案资源网上交流实现的基础.档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件.档案信息的标准化与规范化建设包括了计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准,档案文件、电子文档信息化处理的规范,电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等.档案信息化工作的开展,将彻底改变在传统档案工作条件下各自为政、标准各异的档案管理状况.

总之,档案数字化是信息化时代对档案部门的挑战,也是给档案部门带来的机遇,在档案数字化建设时合理地利用法律保护,规避侵权问题的发生已占据了重要的位置.

（作者单位：福建省南安市教育局）