声像档案归档与保存的数字化管理

摘 要：声像档案的归档与保存,是其有效管理与利用的首要问题.引入数字化管理模式,可以提高声像档案归档、检索的效率,有利于信息资源的整合利用和加工处理.有计划、有步骤地开展数字化工作,控制其归档与保存过程中的可预见风险,可使声像档案的数字化管理落到实处.

关 键 词 :声像档案；归档；保存；数字化；管理创新

中图分类号：C93 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）06-0222-02

声像档案是指在社会活动中形成的,以影像、声音为主,辅以文字说明的具有保存价值的历史记录,也称为声像资料.其主要是以照片与底片、影片、唱片、录音带等不同材料为载体,将有重要意义的事件以最直观的形式记录下来并予以再现,具有现时性和不可重复性.

一、声像档案归档与保存管理存在的问题

由于过去物质和技术条件所限,产生的声像资料很少.随着社会的发展及办公条件的改善,数码相机、摄像机的使用越来越广泛,随之产生了大量的声像文件.如何对声像档案进行归档与保存,是其有效管理与利用的首要问题.

1.摄录人员对声像档案的归档意识薄弱.或者对声像档案的性质并不了解,导致未能得到妥善的归档保存；或者在数码、影音设备使用过程中,因存储空间不够等原因,将原有声像资料在没有备份的情况下进行覆盖、删除,造成声像档案大量流失；或者部分声像档案未及时移交档案部门统一保存,因无相应的记录和说明导致归档困难.另外,档案人员的变动和机构调整,也会造成声像档案的失控或流失.

2.档案部门在声像档案收集上难以控制.拍摄多为业务部门,档案部门对其拍摄时间、内容及照片、录像数量没办法进行相应的控制措施,声像档案的归档往往处于被动地位,滞后于业务活动,且多数情况下收集到的声像档案仅为不完整的一部分.因此,不能全面完整反映当时业务活动的原貌,失去了声像档案的历史意义.

3.声像档案归档范围不明确.目前多数单位在归档材料类别中均有声像档案的类别,但对于哪些范围内的声像档案应该归档没有明确规定,这在很大程度上影响了摄录人员将声像资料主动归档的积极性.

二、声像档案归档与保存中的数字化管理引入

如何保管好声像档案的完整性,最大限度地延长声像档案的寿命,是摆在档案人员面前的一项重要课题.随着计算机技术、网络技术与现代通信技术的快速发展,声像档案的数字化管理,是档案现代化建设的大势所趋,有利于实现声像档案的应有价值,也是人类社会发展的必然结果.

1.照片档案归档的数字化管理创新.对原有已归档的纸质照片档案,如果数量较多,可以用扫描仪分批进行扫描,并标注说明,包括时间、事件背景、人物、地点.而作为档案保存的数码照片,原则上不要进行处理,照片上的原始数据,不仅是拍摄时间与光线条件的记录,还可以起到原始凭证作用.另外,数码照相机拍摄的照片档案,可以直接用数据线传输进电脑,存储在硬盘盘上,并可编写程序对其进行管理及利用.

以电子文档形式保存的照片档案,电子文档即是照片也是底片,可以根据用户的需要,随时进行打印.同时,对于破旧或由于保管不善造成损坏的老照片,也可以使用Photoshop图形处理软件进行修复和处理,以达到最佳效果.调看电子照片档案,次数再多也不会对图像效果有任何损耗.

2.磁带、录像带、光盘等其他声像档案的数字化管理创新.对于原有的磁带、录像带等,可以通过计算机技术,转换成数字化模式,进行数字化处理,并存储入硬盘,可以长久保存.在归档的过程中,可根据其所反映的内容或专题来进行,使同一内容或同一事物的照片归入同一类中.

声像档案的数字化管理形成了声像电子档案,可以随时进行归档,方便快捷.在接收到电子文档的同时,就可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号或相应的分类号和档案号,在归档的同时,即可进行电子档案的主题词标引、著录.技术条件允许时,还可以方便地编制多角度、全方位的检索工具,便于检索查询.用户查阅时,只需给出文件号或主题词,即可以检索出相应的文件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度.

声像档案资料转化为电子文档后,利用计算机可对电子档案信息资源进行信息整合和加工处理,克服手工信息加工模式时间长的缺陷,缩短信息整合加工的时间,提高了档案信息利用的时效性；与纸质照片档案相比,电子档案信息传递更快捷、更方便.

三、声像档案数字化归档与保存的风险控制

由于国内外至今没有声像档案归档、保存的规范和标准,因此很多单位采取与纸质档案同样的存储方法来保存声像档案.声像档案归档时采取迁移或多次迁移声像档案来达到长期保存的目的,在迁移过程中常常伴随着很多风险.同时,存储硬件设备在归档过程中也存在着几个需注意的问题.

1.数字化格式转换的迁移风险.技术环境的变化主要体现在格式的转换方面,格式的转换对数字声像档案来说具有至关重要的影响,而通常的格式的转换就是将文件由一种格式（多数为压缩格式）压缩为另一种格式,这里就需要先解压缩,再进行压缩.数字声像档案格式的转换过程中,对档案的真实性、完整性都可能造成严重的危害,面对这样的风险,《电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）》做出规定：音频电子文件以W、MP3为通用格式,视频和多媒体电子文件以MPEG、I为通用格式.

以W为例,其属于声音文件的“源”,上述《规范》的规定也是考虑到了避免经过有损压缩破坏文件的二进制数据流配置,进而破坏声像档案内容信息.然而作为声音文件的“源”,W占用了极大的存储空间,因此,在保存档案时要综合考虑档案价值与存储空间,根据不同情况做出不同选择.然而,《规范》提出了声像档案的通用格式并不意味着档案工作人员在存储档案时要将档案全部转换成一种格式.目前并没有统一的格式规范,也没有形成真正的国际标准,这就导致了一旦格式规范由某个组织或个人所专有,一旦这个组织或者个人消亡,则所有的数字档案将成为不可解读的无用信息.因此,采用专有格式存储声像档案面临数据丢失的巨大风险.

2.数字化硬盘存储的设备风险.在硬盘式管理模式下,声像信息都存储在硬盘中,如果硬盘发生老化,就会导致声像档案数据的损失.一方面,可以对存储声像档案的硬盘采用“自监测、分析及报告技术”,监测磁头、磁盘、马达、电路等,当监测对象出现安全值范围以外的情况时,会自动发出警告,自动降低硬盘的运行速度,把重要数据文件转存到其他安全扇区,甚至把文件备份到其他硬盘或存储设备.因此,可以对硬盘潜在故障进行有效预测,提高数据的安全性.另一方面,可以采用驱动器健康检测技术,让用户方便快捷地检测硬盘的运转状况,通过读取伺服位置错误信号来计算出盘片交换、伺服稳定性、重复移动等参数,并给出图形供用户或技术人员参考,可以对硬盘式声像档案进行备份,以移动硬盘的方式在合适条件下保存,并定期在独立系统的计算机上进行检测,确保档案安全.

四、声像档案数字化归档与保存的措施建议

1.有计划、有步骤地开展数字化管理工作.这是实现声像档案数字化的有效途径.首先,对原有的声像档案材料进行数字化处理；其次,把数字化的声像档案材料实行信息资源网络化管理.各单位可利用局域网,建立档案馆主页,把数字化的声像档案放到局域网怎么写作器上,直接通过网页点击来选择和播放相应的声像资料,设立相关声像档案资料库查询专栏,方便检索；最后,加强计算机的防毒措施,对声像档案实行分级、分类管理.

2.提高档案管理人员的业务素质.这是实现声像档案数字化的组织保证.要加快培养造就一大批既懂档案理论基础知识、又有较高专业素质和现代信息技术的复合型人才.“人才先行”是加快声像档案数字化、信息化进程的前提.由于历史原因,企业档案管理人员大多数不熟悉信息技术.为此,必须突出做好以下两个方面的工作：首先,通过在职学习、脱产培训和外出进修等各种方式,对档案管理人员进行计算机操作技术的再教育；其次,继续加强有关网络技术以及与信息技术相关的专业英语学习,使她们尽快适应数字化、信息化工作的要求,是当前乃至今后相当长一段时期内,档案管理人员继续教育的重要内容.