电子档案形成阶段应考虑的长期保存策略

电子档案在形成阶段是否考虑保管和长期保存的需求,从某种程度上就决定了保管和保存档案的质量和价值.单个业务人员自发的、无意识的保存工作是收效甚微的,机构在制定档案形成政策、标准和程序,购写或写作电子档案管理软件时应该考虑机构的电子档案保存需求,需要制定从上到下的指导性的保存原则或指南,从而进一步把保存需求具体纳入到电子档案形成、流转、利用等各个环节.电子档案形成阶段是电子档案生命周期的开始,此时制定的政策、条件和约束为以后的活动定下基调,具有事半功倍的效果.

一、应该考虑内容、格式,数字组成、元数据等电子档案本身的问题

形成具有稳定内容和固定格式的电子档案有利于长期保存.内容的稳定性指不受非法的、未授权的修改和恶意篡改,这可以通过技术和管理的手段实现,如具体的管理流程或制定档案形成规则等.电子档案格式的固定是相对的,把一份word文档转换成PDF格式进行保存,二进制代码和编码方式发生了改变,但是只要档案的呈现方式不变,即可以认为档案的格式是固定的.对于复合档案来说,一份档案可能包含一个以上的数字组成部分,比如一份电子邮件可能同时包含,正文和附件,一个网页可能包含文本文档、图表、视频、音频等多个组成.那么形成这样的电子档案时就要考虑不同的数字组成是集中保存还是分散保存以及如何实现等问题.

二、应该考虑电子档案管理功能需求及管理软件孰先孰后的问题

电子档案管理软件是确保其形成和管理的电子档案可靠性、真实性和准确性的保障,如果对所购写的电子档案管理软件的功能需求不甚了解,同时对单位内部的档案管理需求了解不深,那么匆忙购写的电子档案管理软件作为单纯的外部技术引入很难与内部的档案管理活动相契合,会出现软件自带的某些功能可能永远用不到,某些功能可能不利于效率的提高,某些机构特有的电子档案管理活动可能无法通过系统或软件完成仍需要手工操作等.

电子档案管理功能需求往往与机构的业务活动、电子档案的形成意图息息相关.机构在购写或写作电子档案管理软件或系统之前,应该根据机构的业务活动需要和保存需求制定自己的电子档案管理功能需求,而不能受限于具体的管理软件和系统.同样的,电子档案本身的内容、格式、元数据等问题,也应该从档案形成意图、机构保管需要出发,不能从可用的或选择的电子档案生成和管理的技术出发.

三、应该考虑电子档案的管理政策、规则,程序等约束条件能否确保形成真实可靠的档案

生成真实可靠的电子档案需要采取一定的措施进行控制,比如制定档案的管理政策、规则、流程、程序等一系列约束条件.这些约束可能通过制定具体规章条文的方式实现,也可能通过技术手段实现.无论哪种方式,应该确保制定的管理规则能够生成完整可靠、真实准确的电子档案.采取多种手段在不同环节实施控制,比如身份验证、数字签名、不允许未授权修改、档案流转遵循一定流程、日志等方式.

不同的机构应该对本单位内部形成的电子档案有一定了解,对电子档案的真实性、准确性、可靠性有清晰的界定,同时对涉及知识产权、证据效力等法律问题也应有所了解.这些做法将有利于机构制定符合实际需要的档案管理政策和保存需求,比如某些保险类纠纷的诉讼期限是合同签订后两年时间,那么机构在保管相应的保险档案、制定保管期限时可以参考上述法律法规要求.

四、应该平衡电子档案形成需求与保存需求之间的矛盾

电子档案在形成阶段应该首先考虑电子档案的形成目的和意图,实现工作目标,完成既定任务,兼顾时间和效率问题.有时由于时间紧迫或业务需要,可能在无法完全满足保存需要的情况下生成档案.机构在制定政策或设计软件时,应该考虑到这种情况的存在,一定程度上允许灵活地处理这些档案,或者采取其他补救措施进行后期控制.同时应该综合考虑电子档案形成人员和保管人员的工作需求和任务分工,进行妥善安排,分配好工作量,不宜过重或过轻.以元数据为例,应该进行详细说明哪些元数据由档案形成人员采集,哪些元数据由档案保管人员采集,考虑到业务活动的紧迫性,与电子档案身份相关元数据应该在形成阶段由形成人员采集,其余的可由保管人员或其他管理人员在不同时间采集.