网站原创摘 要：教务部门是一个学校里处理数据最多的部门,Excel是处理数据常用的软件.在工作中,常常会碰到一些棘手的数据处理任务,手工操作不可能完成,通过VBA编程,解决这样的困难,更有助于工作自动化,提高工作效率.
关 键 词 ：Excel；VBA；宏
中图分类号：TP391.13
Excel是微软办公软件家族中重要软件.大量的数据统计、计算、处理都是使用Excel进行操作的.教务管理日常工作中基本就用这个软件作为办公软件来进行事务处理.
1.Excel的功能简介
电子表格软件经历了从“VisiCalc”（即“可视计算”）到Louts 1-2-3,再到微软Excel的发展,Excel几乎成了电子表格的代名词.
Excel应用范围甚广,无论是在科学研究、医疗教育、商业活动还是家庭生活中,Excel都能协助人们进行大部分的数据处理.
Excel具有如下的主要功能：
（1）数据的记录与整理；
（2）数据计算：普通的数学运算只有要用简单的公式来完成,复杂的运算借助函数就可以进行；
（3）数据分析：要从数据中获取信息,光靠计算是不够的,Excel还可以对数据进行分析；
（4）商业图表的制作：Excel可以快速创建各种各样的商业图表；
（5）VBA编程：Visual Basic for Applications（VBA）是微软开发出来在其office套件中执行通用的自动化（OLE）任务的编程语言,主要能用来扩展Microsoft Office应用程序功能.
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2.Excel编程实现数据格式的转换
教务在处理毕业生数据时要进行数据格式转换,毕业生名单数据以图1为例,最终数据要以图2的形式显示.之前是用手动复制、粘贴的方式来做的,工程浩大.经研究后,笔者考虑用VBA语言编程进行宏定义,得到格式正确的表格后,再拷贝到Word中.下面介绍操作的具体过程.
图1 源数据表
图2 结果数据表
源数据放在Excel工作簿的sheet1工作表中,打开“工具”菜单,选择“宏”,再打开菜单“宏”下面的“Visual Basic编辑器”,进入代码编写窗口.解决问题的思路是从存放第一个学生名字的单元格开始,先统计班级的个数和学生总人数及班级列表；统计这些数据后,再依次按班级名称,将学生的姓名按照每9个一行的规律写入sheet3,遍历完所有的学生名单也就完成了学生名单按要求进行转置的功能要求.部分代码如下所示：
For p等于3 To i
If Worksheets（"sheet1"）.Cells（p,3）等于strbj（k） Then
Worksheets（"sheet3"）.Cells（y,x）等于str（p）
x等于x+1
If x Mod 10等于0 Then
x等于1
y等于y+1
End If
Else
k等于k+1
y等于y+1
Worksheets（"sheet3"）.Cells（y,1）等于strbj（k）
y等于y+1
x等于1
End If
Next
代码写好,进行调试,成功后保存关闭.数据格式转换时,只要把表复制进该工作簿的Sheet1,执行这个宏,就可以在Sheet3里得到格式设置好的数据,再把数据拷贝到Word文档里就大功告成了.
3.结束语
Excel的数据处理能力、编程能力强大,不仅适合于一般的工作人员进行数据处理,编程人员也可以编程解决复杂的数据格式转换.只要我们灵活运用,它可以让我们在教务日常工作的过程中节省时间,提高工作效率和质量.