在教学中轻松应对数据处理

【摘 要】在教学管理工作中,处理学生成绩是一项枯燥繁琐的工作,掌握了Excel的一些简单操作可以大大缩短工作时间,提高工作效率.

【关 键 词 】录入 参数 函数 数据表

【中图分类号】G717 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2013）11-0134-02

作为教师,每次考试结束后,为了掌握学生的学习情况,对于学生考试成绩的分析处理是必不可少的.这就要求我们算出与之相关的一些数值,如每一名学生的总分、平均分及在班级中的名次等有了Excel,处理这些问题变得很简单.

一、录入学生成绩

这个工作只要会打字就可以完成,主要的难点在于学生学号的输入.如要输入“0205001”,直接输入“0205001”后,会发现最前面的“0”输入不进去,这时我们可以用以下方法解决：

方法一：在输入学号前加单引号“’”（英文标点）.即“’0205001”,按回车键后就会发现最前面的“0”保留下来了.

方法二：预先进行单元格格式的设置.在输入之前,将准备输入学号的单元格区域选中,单击“格式”→“单元格”命令,在“数字”选项卡中将“分类”设定为“文本”.然后再输入“0205001”时,就可以了.

二、突出显示不及格的成绩

在分析学生成绩时,往往需要突出显示不及格的分数.使用“格式”菜单中的“条件格式”命令可以帮助我们达到这个目的.

例如：将成绩表中不及格的成绩用绿色底纹红色字体突出显示.选中成绩单元格区域；单击“格式”→“条件格式”命令；在弹出的对话框中,左边使用默认的“单元格数值”,中间选“小于”,右边填写60,然后单击右边的“格式”按钮,设定字体颜色为红色,底纹为“绿色”；单击两次“确定”按钮,成绩表中不及格的成绩就按要求突出显示了.

三、计算总分

计算学生的总分我们一般用SUM函数.一般来说,我们输入成绩单时都是一行一名学生的成绩,在计算该学生的总分时,所用的函数为“SUM（初始单元格：结束单元格）”.

例如：右图表中学生张成祥的成绩显示在C2、D2、E2、F2四个单元格内,在G2单元格中显示该学生的总分.具体操作为：将活动单元格定位于G2,单击“自动求和 ”；用鼠标圈选确定求和区域为“C2∶F2”,这时在公式栏中显示“等于SUM（C2∶F2）”.然后单击“输入按钮 ”就可以计算出该学生的成绩；然后运用Excel的填充柄向下填充,就可以计算出所有学生的总分.

四、计算平均分

计算学生的平均分我们要用ERAGE（初始单元格：结束单元格）函数.

例如：在H2单元格中放置该学生的平均分.具体操作为：将活动单元格定位于H2,单击“自动求和 ”按钮中的下拉按钮,从中选择“平均值”；用鼠标圈选求平均值区域为“C2∶F2”,这时在公式栏中显示“等于ERAGE（C2∶F2）”.然后单击“输入按钮 ”就可以得到平均分.

五、求单科的最高分和最低分

计算单科的最高分和最低分,Excel提供了MAX和MIN函数,其使用方法与求和函数和平均值函数的使用类似.

六、排列名次

方法一：将数据表排序.

选中放置学生成绩的数据区域,单击“表格”→“排序”.在“排序”对话框中选择按照“总分”“降序”排列.（说明：大家可以看到下方的“我的数据区域”中有两个选项“有标题行”和“无标题行”,这个功能可以帮助我们对于表头比较复杂的数据区域进行排序操作,我们可以在上一步选择数据区域时,不选择表头,按照“列X”进行排序.）实现按照“总分”从高到低“排序”以后,在“名次”列中,运用自动填充功能输入学生名次.如果希望还原为原来的按照“学号”排列的成绩表,重复上面的操作即可.

方法二：运用RANK函数.

例如,在I2单元格中放置“名次”.活动单元格定位于I2单元格,单击“自动求和 ”按钮中的下拉按钮,从中选择“其他函数”,在弹出的对话框中找到“RANK”函数,它的语法为RANK（number,ref,order）,其中number为需要找到排位的数字,故number在这里为G2.

Ref为包含一组数字的数组或引用,其中的非数值型参数将被忽略.即G2单元格中的数据参与排位的数据范围（G2∶G14）.

在这里要强调一点,无论计算哪名学生的名次,其参与排位的数据范围都是（G2∶G14）,所以要用到绝对引用,即需要加“$”.故Ref在这里为G$2∶G$14.

Order为一数字,指明排位的方式.为0或省略,按降序排列将数据清单进行排位.不为零,按升序排列将数据清单进行排位.在这里我们选择0或省略.

最后,在公式栏中显示为“等于RANK（G2,G$2∶G$14,0）”.如果想按名次显示学生顺序,可以再利用“排序”来实现.

七、统计不同分数段的人数

例如对数学成绩分90～100、80～89、70～79、60～69、小于60不同分数段进行统计.

方法一：自动筛选.

这种方法可以将不同分数段的学生的成绩信息都显示出来,但不能显示人数数值,其操作如下：定位活动单元格于数据表中,单击“数据”→“筛选”→“自动筛选”.这时,每个列字段名后出现一个下拉按钮 ；单击“数学”字段名后的下拉按钮,在其中选择“自定义”；在弹出的对话框中设定相应的筛选条件；确定以后就可以看到原数据表中只显示满足设定条件的记录.

方法二：运用COUNTIF函数.

如果要统计出不同分数段学生的人数还可以用COUNTIF函数.它的语法为：COUNTIF（Range,Criteria）.其中Range为统计的范围,同理用绝对引用$；Criteria为统计条件.

例如：统计小于60分的人数,只需要用一个COUNTIF（）函数.选择COUNTIF函数以后,在弹出的对话框中设定Range为D$2∶D$14,Criteria为<60,在公式栏中显示为“=COUNTIF（D$2∶D$14,"<60"）”.

对于其他在两个分数之间的分数段的人数统计,需要用两个COUNTIF（）函数相减.例如：统计90～100分数段的人数,在公式栏中显示为“等于COUNTIF（D$2∶D$14,"<=100"）-COUNTIF（D$2：D$14,"<=90"）”,即用小于等于100的人数减去小于等于90的人数.

以上是我们常用的一些方法,将其运用到日常的教学工作中,可以大大减少教师的工作量,广大教师都应熟练掌握Excel的一些常用操作.