企业内部信息传递中的内部控制

2010年4月,财政部会同证监会、国资委、审计署、保监会、银监会等部门发布了《企业内部控制配套指引》.该配套指引与2008年发布的《企业内部控制基本规范》共同组成了中国企业的内部控制规范体系,从2011年起首先在境内外同时上市的公司施行,2012年1月1日扩大到在上海、深圳证券交易所主板上市的公司；在此基础上,择机逐步在中小板及创业板上市的公司施行.同时,鼓励非上市大中型企业提前施行.这是有效提升上市公司及非上市大中型企业管理水平的重要措施,也是我国应对国际金融危机的重要制度安排.

《企业内部控制基本规范》非常重视信息与沟通这一要素,并多次强调内部信息传递的重要性,为此,专门制定了内部信息传递应用指引.内部信息在传递中面临许多风险：企业内部报告的系统缺失、内容不完整,功能不健全,可能会影响生产经营的有序运行；内部信息传递不通畅、不及时,则可能会导致企业经营决策失误、相关政策措施落实困难；内部信息传递中商业秘密的泄露,则可能会削弱企业的核心竞争力等.针对这些内部信息传递中存在的各类重要风险,本文提出相应的内部控制措施,为企业理解内部信息传递应用指引提供有益借鉴,同时,为企业有效利用内部报告奠定基础,使企业能充分发挥内部报告的作用.

一、企业内部信息传递与内部控制

内部信息传递是企业内部各管理层级之间通过内部报告形式传递生产经营管理信息的过程. 因此, 企业内部控制配套指引中内部信息传递应用指引的本质是在探讨企业内部报告的内部控制问题.

企业内部控制是指企业管理层、董事会及员工为遵循相关法律规程,提供企业决策及控制相关的可靠会计信息,实现企业战略、经营及作业目标而提供合理保证的过程.企业无论进行何种类型的内部控制,都必须具备控制标准和报告信息,只有将内部报告的实际情况与控制的标准比较,才能发现其偏差,进而采取有效措施对偏差进行纠正.因此,在企业内部控制实施中内部报告具有十分重要的作用.

首先,从内部控制的目标看,要提供与企业决策及控制相关的可靠会计信息,本身就包括内部报告信息和外部报告信息；此外,要实现企业战略、经营及作业目标,内部报告信息的相关及可靠程度将决定着这些控制目标的实现.

其次,从内部控制的要素看,内部报告是内部控制的重要要素.企业内部控制的要素,无论是五要素（风险评估、控制环境、控制活动、监督控制、信息与沟通、）,还是八要素（目标设定、内部环境、风险评估、事项识别、风险应对、信息与沟通、控制活动、监督控制）,或是十要素,其中内部报告信息都是内部控制必要和关键的要素.

最后,从内部控制的系统程序看,编制控制报告是实施内部控制的核心任务.控制报告主要是依据控制目标及标准,对内部控制的实际执行情况进行披露,并在此基础上进行分析比较而形成的报告.内部报告是内部控制报告的重要组成部分.因此,如果没有企业的内部报告,那就不会存在内部控制报告,更不可能存在内部控制的实施与评价.

综上所述,企业内部控制配套指引中内部信息传递应用指引的本质是在探讨企业内部报告的内部控制问题,企业内部报告在内部控制实施中具有十分重要的地位与作用.内部信息在企业传递中,面临的主要风险包括内部报告形成的风险及内部报告使用的风险,下面予以详述并提出相应的内部控制措施.

二、内部报告形成中的主要风险及关键内部控制

内部报告形成中的主要风险是内部报告系统缺失、功能不健全、内容不完整,可能影响生产经营有序运行.其关键内部控制是要建立完善的内部报告制度,明确内部报告的形式、格式、时限及内容,同时加强对内部报告制作的控制.

第一,明确内部报告的格式及形式.企业应对发展战略、风险控制要求等进行认真研究,依据不同管理层级对信息需求的详略程度,明确不同层级内部报告的设计要求.

内部报告的格式设计包括：文本格式、图表格式、数字格式及综合格式等.对于不能量化的信息常适用文本格式,而对于可量化信息可据实际情况采用图表格式或数字格式,在具体格式设计时,还要考虑字体、颜色等内容,以突出重要信息.但对格式进行设计时,主要还是要考虑传递信息的特点、信息使用者的偏好和理解能力,以及成本费用等因素.

内部报告的形式设计有多种,如口头介绍、书面报告、视频会议、音像制品、计算机多媒体显示等.不同报告形式适用范围不同：书面报告是最常见的内部报告形式,其成本相对较低,能提供正式的数字、文本和图表,且便于复制、携带、传发,但它无法进行双向信息传递,使报告的制作者和使用者之间缺乏必要的交流.口头介绍是书面报告的补充形式,在一些紧急状况可采用.视频会议由于使用成本较高适合在一些大型企业中使用.音像制品由于只能单向传递信息,常用于培训、指导等一般信息的提供.计算机多媒体及信息中心,由于具有强大的数据处理功能及快捷的怎么写作方式,适用范围较为广泛.

实践中,企业应根据自身的特点、经济状况及管理层级,本着及时有效节约的原则来设定以何种方式进行哪一层级的内部报告.

第二,限定内部报告的上交时间及时限.企业应依据自身特点在内部报告制度中明确规定不同类别内部报告的上交时间及时限设置.企业内部报告一般分为两类：定期报告和非定期报告.对于定期报告,其时间频率的设计与信息的具体内容有关,有的信息按月报告（如企业的资产信息、成本收益信息等）,还有的信息则需按日报告,如商店的销售信息等.而对于非定期报告,主要是用于临时信息的传递,其报告频率具有一定的灵活性,因此,制度的设计者需要在内部报告制度中明确规定不同类别临时报告的报告频率,时限的设计需依据报告制作程序复杂度的不同而存在差异.同时企业需建立相应的奖惩机制,将内部报告的时效性与相关责任人的绩效考评体系挂钩,以保证内部报告能够及时披露.

第三,规范内部报告的内容.内部报告的内容指需要传递的各种信息,一般分为以下两类：一是计划完成情况的报告.其又可分为单项经济指标及综合类报告两类.单项经济指标包括日销量、日产量、银行存款等,内容相对较多；而综合类报告的内容包括：企业的存货、应收款项等资产类情况、主营业务收入、其他业务收入、营业外收入、管理费用、营业费用、销售费用等企业收入费用类指标,以及企业获利能力、流量等信息.二是调查分析报告,这要求专业人员依据管理层的决策需求,通过对各类信息的数据挖掘,将管理决策执行中出现的问题,进行调查分析,将问题存在的原因及具体处理方案等内容进行详尽的报告.

在规范内部报告内容时,要依据企业的类型明确重要指标,即把握好报告内容与管理决策的相关性.这就要求内部报告内容的设计者在充分理解企业经营战略、组织结构的基础上,综合考虑各种财务及非财务性因素,合理设计报告指标,并透彻理解各种指标的内涵及其对企业的经济意义,同时,需要注意指标的维护,关注指标的生成过程,在企业经营情况发生较大变动时,能及时修复及重建指标.

第四,加强对内部报告编制的控制.对内部报告编制的控制包括：一是加强对内部报告相关生成数据的控制,对各类数据的可靠性、相关性、及时性进行监控,依据企业的内部会计制度来保证数据质量.二是加强对内部报告相关责任人的控制,明确规定报告的主体、方式、权力及责任.将内部报告的编制者与审核者岗位分离,重要信息应由专人审核,以确保内部报告的信息质量.

三、内部报告使用中的主要风险及关键内部控制

内部报告使用中的主要风险有：内部信息传递的不及时、不通畅,可能会导致决策失误、有关政策措施落实困难；内部信息传递中商业秘密的泄露,可能会削弱企业的核心竞争力.应对此类风险,关键内部控制有：

其一,构建合理的内部组织结构.具体包括：

（1）组织结构应趋于扁平化.信息传递层次越多,信息传递的效率就会越低,信息污染及失真的风险也就越大.因此,企业应在组织结构的垂直化中大大压缩管理层次,加强企业跨级的信息交流及横向信息交流, 实现企业高级管理者和员工间的交互式沟通.

（2）组织结构应趋于柔性化.企业应利用先进的管理方式及信息技术提高企业经营管理的柔性化水平,减少信息传递的延迟,增强企业对市场和竞争动态变化的反应.

（3）组织结构应趋于网络化.企业应当设立多个管理组织中的决策点,从而形成多个关联密切的信息中心,形成纵横交错的信息传递通道.这样可以将组织内外的信息联为整体,避免信息割据及扭曲,为企业分权化决策创造有利条件,同时,可提高信息的可靠性.

其二,建立内部报告安全保密机制.企业应建立内部报告安全保密机制,内部报告义务人及其他知情人员在信息披露前,应当将该信息的知情者控制在最小范围内,不得泄漏公司的内幕信息,不得进行内幕交易,对于泄密者加大处罚,追究其相关责任.同时,可以对重要信息进行加密,提高信息传递的安全性.

其三,建立合理的内部报告传递机制.一方面要完善内部信息自上向下的传递机制,使参与企业经营活动的管理者及全体员工了解企业经营目标的具体信息,理解自身在内部报告控制体系中的地位及作用；另一方面要完善信息自下向上的传递机制,使企业员工能将其所了解的重要信息及时向管理层、董事会等各方传递.

同时,企业还需建立横向信息传递机制,使信息能在管理层、董事会及委员会之间进行有效沟通.需要注意的是：一是企业应建立先进的、多元的信息传递渠道.创造先进、多元的传递信息渠道可以有效提高信息传递效率.企业应当利用计算机技术促进信息的集成与共享,充分发挥计算机技术在信息传递及沟通中的重要作用；同时,企业应根据其经营、内部控制目标及经营活动的具体特征,建立符合企业自身特点的信息管理系统,促进企业有效沟通,充分发挥先进的信息技术在在内部报告体系中有效的控制作用.二是应加强企业信息传递过程的规范性.信息传递过程的规范化是消除信息污染及失真的重要手段,也是企业提高内部信息传递效率的必然要求.

为规范企业内部信息传递过程,需要注意以下三个方面：一是保证信息流通渠道的畅通,消除信息时滞.二是保证信息的正确性.三是信息流通的规范化.由于信息内容、形式多种多样,因此,在信息传递的过程中要将信息进行合理的规范,这有助于信息使用者对信息的有效分析及利用.

其四,建立内部报告的评估制度.建立内部报告评估制度,对内部报告的使用进行全面评估,重点关注报告信息的准确性和沟通机制的有效性.内部报告评价主要内容包括:一是将评估报告的形式、格式与内部控制制度的要求进行比较；二是对内部报告内容的有效性进行评定；三是对内部报告内容的真实性、准确性予以评定；四是对内部报告编制的技术质量进行评价.

为保证内部报告制度实施的有效性,企业必须建立合理的奖惩机制,将内部报告评估结果与相关责任人的绩效考评体系挂钩.

其五,加强对内部报告制度的维护.内部报告制度付诸实施后,还应不断地进行检查并在必要时予以修正,以确保其能恰当地反映内部需求,同时,应加强反馈来自各方不同的意见.一般的,当企业经营策略、管理政策及内部机构发生变化,或反馈意见表明内部报告制度中存在较大缺陷时必须对内部报告制度进行修正.

其六,建立投诉制度.投诉作为信息沟通的重要手段,是信息由下而上沟通的重要形式.企业员工处于生产经营活动的前沿,在工作中能及时发现经营及内部控制实施中存在的问题及相关舞弊行为,并能提出完善内部控制体系合理化建议及意见.为此,企业应当建立健全投诉制度,设置专线,鼓励员工及利益相关者及投诉企业内部的违规行为,同时,明确投诉处理的相关程序,做好相关投诉记录,以确保投诉成为企业掌握重要信息的有效途径.