Word实用操作技巧

点赞:24574 浏览:115982 近期更新时间:2024-01-26 作者:网友分享原创网站原创

【摘 要】本文通过作者在Word应用中的经验和体会,对文本字号、上下标、自动编号的设置、裁剪图片的方法和Word文档中图片压缩等使用技巧进行了阐述.

【关 键 词 】Word;设置;裁剪图片;图片压缩

1.改变文本字号

Word的字号下拉菜单中,中文字号为八号到初号,英文字号为5磅到72磅.这对于一般的办公人员来说,已经绰绰有余.但在一些特殊情况下,比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字,这时可以用下述方法快速改变文本的字号.


(1)先在Word中选中相关汉字,然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框,直接键人数值,即可快速改变文字大小.而且这个技巧在Excel和Wps/Offlce中同样适用;

(2)选中文字后,按下Ctrl+Shifi+>键,以10磅为一级快速增大所选定文字的字号,而按下Ctrl+Shift+< 键,则以l0磅为一级快速减小所选定文字的字号;

(3)选中文字后,按Ctrl+1键逐磅增大所选文字,按Ctri+[ 键逐磅缩小所选文字.

2.取消自动编号

虽然Word中的自动编号功能较强大,但常常出现错乱现象,可以通过下面的方法来快速取消自动编号.

(1)当Word为其自动加上编号时,只要按下Ctrl+Z键反悔操作,自动编号就会消失,而且再次键入数字时,该功能就会被禁止;

(2)选择“工具”/“自动更正选项”命令,在打开的“自动更正”对话框中,单击“键入时自动套用格式”选项卡.然后取消选择“自动编号列表”复选框,最后单击“确定”按钮即可.

3.设置上下标注

将文字或数字设置为上标,最常用的方法是选定要设置为上标的文字,然后单击“格式”菜单中的“字体”命令,再单击“字体”选项卡,选中“上标”复选框.如果需设置的次数较多这种办法就不太方便了,现介绍一种较为简单的办法:

单出“工具”菜单中的“自定义”命令,选“命令”选项卡,在“类别”中单击“格式”选项,选中”上标”或“下标”按住鼠标左键把它们拖到工具栏,这样以后就可方便得使用了.

另外,选中需要做上标的文字,然后按下组合键Ctrl+Shifi+等于就可将文字设为上标,再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+等于可以将文字设为下标,再按一次也恢复到原始状态.

4.输入大写中文数字

在一些特殊领域,例如银行等金融部门.经常需要输入中文数字,其快速输入方法如下:

执行“插入”菜单上的“数字”命令,在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字,如输人1231291,然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁”,单击“确定”,中文数字“壹佰贰拾叁万壹仟贰佰玖拾壹”就输入好了.

5.巧妙裁剪图片的方法

我们在使用Photoshop等图像处理软件时,可以将一幅图片裁剪成任意形状.但是你知道在Word中也可以进行图片裁剪吗?下面就让我们来看一下在Word 2003中裁剪图片的三种方法.

(1)规则裁剪

单击“插人”菜单下“图片”命令.插入一幅准备好的图片.在图片上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“显示图片工具栏”.打开图片工具栏,单击“裁剪”按钮,此时鼠标变成裁剪指针形状,然后将鼠标指向图片四周的尺寸控制点,上下左右拖动即可进行裁剪.

(2)利用文本框进行规则裁剪

检测如我们有一幅图片,我们只想截取打开“视图”菜单以及“工具栏”子菜单部分,首先单击“插入”|“文本框”|“横排”命令,用鼠标拖一个横排文本框.然后调整其大小及位置,使它遮住我们不想要的部分.单击“绘图”工具栏上“线型”列表框中“其他线条”按钮,在弹出的“设置文本框格式”对话框中选取“颜色和线条”标签.

单击“颜色”列表框中“白色”按钮框,单击“确定”按钮.选中图片单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“设置图片格式”命令.单击“版式”标签中“衬于文字下方”并确定.接下来按住Shift键同时选中文本框和图片,然后单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“组合”菜单的“组合”命令,将它们组合在一起.按照上述步骤,将我们不需要的部分都用文本框盖住,并组合起来使它们成为一个整体即可.

(3)利用自选图形进行不规则裁剪

首先打开绘图工具栏,绘制一个自选图形.比如心形.选中画好的自选图形,单击绘图工具栏上“填充效果”,在“填充效果”对话框中选择“图片”标签,单击“选择图片”按钮选择一幅图片并确定.然后单击“颜色线条”按钮,选择“无线条颜色”即可去掉自选图形的边框线.

另外我们还可以调整自选图形的大小、形状以及进行旋转等.如果你觉得自选图形满足不了你的要求,可以单击图片工具栏中的“自选图形”中绘制“任意多边形”、“星形”、“爆炸形”等任意形状,然后再按照上述步骤进行操作即可.

6.Word文档中图片压缩

在Word文档中使用图片会让文档变得图文并茂,但图片却会让文件变得巨大.人可以减肥,那么图片文档能够减肥吗?我们发现“图片”工具栏上的“压缩图片”功能能减轻该问题的影响,从而节约硬盘上的空间,并减少下载时间.通过该功能提供的选项,可以降低图像分辨率、在不损害质量的情况下进行压缩、丢弃不需要的信息(如图像的裁剪部分).

(l)优化图片之一:降低分辨率

在“图片”工具栏上单击“压缩图片”时,打开“压缩图片”对话框.

该对话框中名为“更辨率”的区域.在“更辨率”下面,单击“Web/屏幕”.清除“选项”下的复选框.另一被选定的是上方的“选中的图片”单选框;使该单选框保持选中状态.单击“确定”.当不需要当前图像中的每个像素都按原样进行复制时,我们可以使用这些选项.对于已经调整为更小尺寸的图像来说,这可能很有效,但是更辨率可能影响图像质量.在降低图像分辨率之前,应将图像调整至需要的大小;如果先降低分辨率,然后调整图像大小使其更大,则可能降低图像质量.在降低图像分辨率之后,如果您对降低以后的分辨率不满意,可以重新选择该图片,然后使用“图片”工具栏上的“重置图片”按钮恢复原始分辨率. (2)优化图片之二:减少颜色格式

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根据图像中所用颜色种类的不同,有时可以减少图像的颜色格式,以减小其文件大小.“压缩图片”选项(位于“压缩图片”对话框中)可以完成此项工作,从而使颜色占据较少的位/像素.不会对质量带来损失.

(3)优化图片之三:裁剪图像并丢弃所裁剪的部分

裁剪图像:在Word中,单击图片将显示“图片”工具栏.单击“裁剪”按钮;指向某个顶角裁剪控点,当指针变为裁剪控点时,按住Ctrl键将图像角向内拖动,裁减到合适的位置时释放Ctrl键和鼠标按钮,该图片即裁剪完毕.现在已切掉图片的若干部分,若要删除已剪裁掉的部分,首先单击工具栏上的“压缩图片”按钮.然后在对话框中选择“删除图片的裁剪区域”选项,单击确定.使用这一选项可以显著减小图像文件的大小,而且压缩图片时,将只影响Word文档中的图片,而不会影响原始图像文件.

我们可以在图片压缩之前把文档保存一下,查看一下文件菜单中属性命令常规选项卡中文件的大小,压缩后再查看一下,我们会惊喜的发现文档已经成功减肥.

使用这个功能,要注意两点:

(1)通过操作发现并不是所有的图片都可以进行优化处理,只有某些图像类型可以进行优化.我们先介绍一下那些文件类型的图片可以优化,那些文件类型的图片不可以优化.不能进行优化的图片具有图画类型的格式并且具有如下文件扩展名:WMF、EMF、CDR和EPS等.高分辨率图像,如照片等,非常适合进行优化,可以进行优化的文件类型包括PNG、JPEG、TIFF、BMP和GIF.

(2)必须以特定方式将这些图像插入到Word文档中,以使其可以通过Word进行编辑.使用“插入”菜单上的“图片”命令,并且从“剪贴画”任务窗格插入,或者从文件、扫描仪或照相机插人,这样会将图像存储为Word所固有的图像;相反,如果执行复制并粘贴操作,Word会将图像视为无法进行优化的对象.所以不要将图像复制并粘贴到Word中,也不要将其拖到Word中.

以上是笔者在Word学习和操作应用中的一点体会,在学习和工作中会发现,有很多经验和技巧,方便我们处理各项工作,只要善于总结和提炼,就可以与大家分享.