完善总结快速汇集修改意见

我们平常编写的各种总结、报告类的文档,在初步完成后往往还要先征求一下各级领导的修改意见后才能最终定稿成文.那么我们该如何从领导修改发回的文档中找出并汇总各位领导所做的修改,以确实领会领导的意思,更有针对性地进行修改编辑呢?

办公室的小陈现在正好有一份写好的总结报告需要交给分管王经理、办公室黄主任和财务科陈科长三位主管查看征求意见,以参照各位领导的意见修改整理.让我们一起来看看经验丰富的小陈如何搞定这个麻烦问题吧.

自动记录修改内容

首先是要给王经理看的总结文档,王经理比较熟悉电脑,所以只要让他先启动修订功能再修改,Word就会自动记录对文档的所有修改.当然直接要求领导在修改前启动修订功能显然有点失礼.还是事先对文档设置一下限制编辑权限,让文档自动就以修订的方式打开为好.

用Word2010打开总结文档,切换到“审阅”选项卡,单击“保护”区域的“限制编辑”.在“限制格式和编辑”窗格中单击选中“仅允许在文档中进行此类编辑”复选项,在下面的下拉列表中选择“修订”.然后单击“是,启动强制保护”按钮,在“启动强制保护”窗口中输入两次（如图8）,确定完成设置,保存文档.

OK,把这文档发给王经理,他打开文档时就会自动启动修订,他所做的修改都会以红色标出.删除的内容打上删除线,新增加的内容加下划线,格式修改则会在右边标注说明.小陈回收文档打开后,只要先在“审阅”选项卡中单击“限制编辑”,在“限制格式和编辑”窗格中单击“停止保护”,输入原先设置的保护确定停止保护,就可以关闭修订模式进行正常的修改编辑了.

快速找出修改意见

来要考虑的是给黄主任和陈科长修改的文档.启动修订后页面看起来比较杂乱,黄主任和陈科长对电脑又不是太熟练,估计可能不喜欢在修订视图下编辑,就不要碰钉子了,直接给他们原文吧.

对于这种在没有使用修订下进行修改的文档 ,要找出领导所做的修改似乎不太容易吧?对此小陈还有一招,他事先保留了一份“总结报告.docx”的原文档,准备通过与修改后的文档“修改总结报告.docx”进行比较来找出修改内容.当然自己比较显然很难,这种事交给Word就行了.

打开Word2010,切换到“审阅”选项卡,单击“比较”,在下拉列表中选择“比较”.在打开的“比较文档”窗口中单击“原文档”后的“打开”图标,选择打开“总结报告.docx”,“修订的文档”则选择打开“修改总结报告.docx”.在“修订者显示为”中输入修改领导的名字,这个名字在后面合并修订后是很重要的区分标记.单击“更多”按钮以显示高级选项,在“修订的显示位置”下单击选中“修改后的文档”（如图9）.最后单击“确定”,Word就会打开“修改总结报告.docx”并在其中标出领导所做的全部修改,其显示效果就和在启动修订下进行修改的效果完全一样.最后关闭Word确定保存 “修改总结报告.docx”即可.

汇总各级修改意见

现在小陈手里已经有包含黄主任、王经理、陈科长三位领导修订记录的三篇文档.这样,在综合考虑所有领导意见进行修改编辑时,就需要同时打开这三篇文档和原文进行查看,不仅费力还很容易弄混.小陈的对策还是很简单,先把多个文件的修订记录全部合并到同一文件中,不就可以在一篇文档中兼顾所有修改记录了吗?

在此把三篇修订文档分别命名为修改总结1、 修改总结2、修改总结3以便说明.打开Word 2010,切换到“审阅”选项卡,单击“比较”从下拉列表中选择“合并”.在打开的“合并文档”窗口中单击“原文档”后的“打开”图标,选择打开“修改总结1.docx”,再单击“修订的文档”后的“打开”图标,选择打开“修改总结2.docx”.按实际情况输入“修订者显示为”中的姓名.单击“更多”按钮,在“修订的显示位置”下选中“原文档”（如图11）.确定后就会打开“修改总结1.docx”集中显示两文档中的所有修订.先保存关闭“修改总结1.docx”文档.在Word中再次单击“比较/合并”,原文档仍选择“修改总结1.docx”,“修订的文档”则打开“修改总结3.docx”,再次重复合并操作后“修改总结1.docx”中就会包括三个文档中的所有修订了.

现在打开“修改总结1.docx”就能同时看到三个人的修改记录,效果和多人修订同一文档一样.合并后不同人的修订会显示成不同颜色,把鼠标指向修改处则可看到相应修改内容和修改者.此外有的领导喜欢以批注的方法提出修改意见,这些批注也同样会被合并在一起显示.

综合处理修改意见

记录下领导的所有修改后,接下来就是要视情况决定是否接受这些修改了.你只要把输入光标定位到被修改处,单击“审阅”选项卡下的“接受”或“拒绝”图标,即可接受或拒绝修改意见.不管选择接受还是拒绝,Word都会在接受、拒绝的同时消除该项修订记录,以后就不能再对此修改进行恢复了.因此建议只选择拒绝,至于需要接受的就不必去特意接受了.只要在“审阅”选项卡中单击“最终：显示标记”的下拉列表选择“最终状态”,即可隐藏所有修订,看到接受所有修改后的效果.若选择“原始状态”则可查看到全部拒绝后的修改前原文效果.

显示“最终状态”虽然使屏幕显示和打印页面上看不到那些修订记录,但别人打开时还是会自动显示修订记录.因此在完成所有编辑后,需要在“审阅”选项卡中单击“接受”的下拉按钮选择“接受对文档的所有修订”来消除所有修改记录,然后才能保存文档上交.在接受所有修订前最好先另存一个备份文档,以便将来查看修改时使用.

Tips

事实上修订记录中删除的文字只加了删除线,并不会消失,这一点才是让原文变得杂乱的主因.相对来说,格式修改和添加文字的记录倒不怎么影响显示效果.在Word中我们可以设置让删除文字从原文中消失.在默认的“最终：显示标记”显示状态下,你只要单击“审阅”选项卡的“显示标记”,选择“批注框”下的“在批注框中显示修订”,即可消除删除文字,改以批注框方式来显示（如图13）,这样就好看多了吧?此设置只对本机有效,而且是对以后Word打开的所有文档都有效,以后若想恢复默认的删除文字显示得重新在显示标记中选择设置.