档案管理工作的问题

摘 要:随着电子档案的发展,档案管理工作遇到了很多新的麻烦.本文通过对目前档案管理工作中存在问题的探讨,提出了具体的解决对策.

关 键 词 :档案管理 问题 解决对策

中图分类号:G25 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2012)05(a)-0238-01

信息技术的广泛应用使得现代档案的管理工作中融入了大量的网络和计算机技术.档案工作不再停留于纸质阶段,而是被赋予了新的时代特征.它具有信息化、数字化、智能化、社会化和国际化等特征,实现了从纸质档案到电子档案的转换.虽然电子档案具有无可比拟的优势,它实现了无纸化办公和办公自动化,从而明显提高了办公质量和效率.但是目前档案管理工作的问题出现了很多新的问题,给工作带来了很大的麻烦,因此,需要探讨这些问题的相关解决对策,以提高工作效率.

1.档案管理工作中存在的问题

1.1 接收电子档案存在困难

电子档案的接收[1]一般是通过网络来实现的,但首先由于网络具有不稳定性,可能导致档案的接收不完整而遗漏了很多重要的信息,甚至可能不存在从而无法被利用,其次,档案人员面对太多的电子版档案,有可能出于疏忽而使得档案没被良好地保存,最后,由于计算机软件的开发慢于硬件的发展速度,不适应各方面存储的需要.而且各地区之间在档案系统管理上没有使用统一的软件,电子档案也没有统一的保存和应用形式,而传收双方各自的存储方式不同,以及使用的软件不同,也使得档案的接收存在困难.

1.2 电子档案难以保证真实性和完整性

由于电脑里的电子文件很容易被删改,在之后的应用中很难再找回,使得真实信息全部不复存在或完整性和真实性下降.而且,在形成电子文件的过程中, 拟稿者和单位负责人双方都无法在档案上直接签名,这就为档案验证带来了麻烦.

1.3 电子档案信息的安全问题

由于用网络的任何终端设备都能搜索到一个终端上储存着的电子文件,而该文件也能同时被发送到任何终端设备,加上电子档案储存的载体是不确定的,它随时可以转换,这就使得电子档案信息面临着被修改的危险.而电脑“”的入侵则增加了档案信息被窃取和销毁的风险.档案信息被恶意删改或者移动之后,就很难恢复原始状态,而且电子档案里的信息会以共享或互联的渠道泄露出去.“”还可能使整个网络瘫痪或被毁,从而档案电子文件也会消失,失去了长久性的保障.

1.4 电子档案信息的长期可读性问题

档案信息的读取依赖于各种阅读软件作为载体,当是各种阅读软件的开发速度虽然很快,目前已有大量的阅读软件,但这些软件往往由于不能兼容,无法互换,所以导致那些需长期保存的电子档案在很多年以后缺乏合适的读取设备,从而造成了档案信息的不可见问题.

2.针对档案管理工作中存在问题提出的对策

2.1 制定科学合理的档案管理工作规范和标准

标准化管理是各项工作的基础,建立起一个电子文件从命名到归档及利用等全过程的标准管理体系,对于保障档案的信息安全具有重大意义.另外,研制和开发具有统一数据格式,可以兼容互换的档案管理软件,并在全国推广应用.这样子可以使得档案的接收不再存在格式不同而难以保存的问题.

2.2 建立健全的维护电子文件真实和安全的法规和管理制度,以法律形式规范电子档案保存的流程,以约束管理人员的行为,提高其管理水平,确保电子档案的真实性和完整性不受到破坏

还需要通过立法确认电子档案的法律凭证作用,确保国家档案行政管理部门的依法管理.还要参照国家有关文件制定本单位的《电子文件管理办法》,监督档案人员做好电子档案信息的收集和管理工作,确保档案信息的真实性和完整性.

2.3 为了维护电子档案信心的安全性,必须从入口、传输、使用这三个方面分别采取措施,加强档案的加密和备份工作,结合专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等措施,比如及时修补管理软件的安全漏洞,对防火墙等软件实现自动升级等,来有效保证电子档案的安全性,防止电子文件删改、盗窃、移动等风险

同时,还应随着时代的发展,不断研究出新的保护措施,提高电子档案的安全管理水平.

2.4 为了使现存的档案在多年以后仍旧具有可读性,由于计算机软硬件更新换代速度快,所以应该及时做好电子档案的转换储存工作,使其具有长期可读性

可以通过探索新的途径来储存电子档案,例如刻录光盘等,采用通用格式归档电子文件和数据资料.同时应该不断完善保存电子文档的电子环境及做好各种设备的维护工作,确保档案信息的安全性.

人才是做好工作的核心.尤其是在信息技术飞速发展的今天,对于以实现电子化的档案管理工作来说,更需要有精通计算机技术的专业人员来管理.在这一问题上,可以针对不同层次的档案管理人员的具体要求来展开目的性强的专业培训,不断提高档案管理人员的业务素质和知识水平,同时还可以以深造的形式选拔和培养计算机管理人才,为档案管理工作做好铺垫.另外,还要进行积极的宣传[2],以实现档案信息的潜在价值.通过加强与新闻媒介的联系和合作和贴近社会的宣传来增强社会档案意识,使更多的人了解和利用档案信息资源.