电子档案的整理和保护

[摘 要 ]社会的快速发展,科学技术的不断进步,随着计算机技术在各个领域的广泛应用,使得各单位逐渐用上了电子档案,建立科学的整理与保护的管理制度已经成为档案管理的―项重要的工作.

[关 键 词 ]电子档案；整理：保护

一、电子档案的整理

为了更好地做好整理工作.应按档案的种类分别进行整理,电子文件归档的类型主要在磁盘、光盘、磁带.

(一)文书电子档案整理

内部文件：1.按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘.2.将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,有利于按要求定期拷贝.以达到延长归档电子文件的保管寿命.3.同一部门的归档文件存储在同一盘上.要确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案内部文件目录,便于计算机对盘内文件进行查找.

外来文件：经过文书室处理,使扫描成影像的文件进入网络.各类公文的传递、批办都可以在网上操作.电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性、确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,经过档案人员审查后,再加上档案管理信息,如：分类号、档号等等,然后进入档案数据库.

(二)科技电子文件归档

科技电子文件档案基本上可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理,然后再按项目归档.

1　基建档案.利用计算机打印,使用规范的纸张输出形成基建档案,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,扫描纸质文件内容,并且按序号排列起来,以便可以查询到每一张图纸资料.

2　设备档案.现在国内很多企业在购置设备或者引进先进技术时,供货商提供的资料、图纸正在逐渐以电子文件形式呈现,因此,在引进设备的同时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如：系统环境、文件格式、缩微胶片等等.对归档电子文件应按规定严格检验,检验合格后将其如期移交档案管理部门,统一保管.移交电子文件软盘、光盘等载体时,必须附上电子文件内容说明以及注意事项等.

(三)会计电子文件整理

1　工资单.单位工资如果以光盘形式进行归档时,应附带纸质的每月工资汇总表,同时还应附移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证.文件形成单位在移交电子文件之前,档案保管部门在接收电子文件之前,均应对归档的每套载体进行检验,合格率达到百分之百对方可进行交接,检查项目包括：①载体有无划痕,是否清洁、有无病毒；②核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；③核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；④对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整.

2　账簿.计算机管理系统中已经存入了会计的账簿内容,计算机账簿的格式比较统一,因此内容也可以以光盘形式进行保存.但光盘归档时必须启用账簿交接表,以增强账簿的真实性、完整性、有效性和凭证作用.

二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存,因此,当前归档电子文件载体保护的重点仍然是软磁盘和光盘,必须制定严格的保护措施.

(一)软磁盘的保护

1　软盘的规格要统一,应使用3.5寸高密盘保存.在购写时要认真把好软磁盘质量关.软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,在良好的保管条件下高质量的软磁盘可保存接近10年,而低质量软磁盘则不到1年时间,数据就读不出来了.现在市场上有很多产品质量低劣.因此在选购软磁盘时要认真识别.

2　注意防范病毒.各业务部门应加强对计算机的病毒检测,保证保存电子文件的磁盘不能带病毒,并将磁盘经常置于保护状态.

3　加密盘的管理.对在存盘时进行过加密处理的电子文件,为了防止遗忘而打不开电子文件,应该进行解密后再归档保存.

4　保管条件.软磁盘存放的地方应该远离强磁场、强热源、无尘、并与有害气体隔离而且温湿度应该适中,环境温度范围应控制在17℃-20℃.空气相对湿度应控制在35％-45％.

(二)光盘的保护

1　小心摆放和使用.单片载体应装盒,在盒中竖立存放,且避免挤压,以防光盘翘曲.归档载体应作防写处理,在使用过程中避免擦、刮、划、触摸记录涂层.

2　必须避光保存.光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化.因此,光盘要特别注意避光.不管磁盘还是光盘.定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施.磁盘每2年,光盘每5年转储一次.光盘作为新型的存贮载体,比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳健性,有利于归档文件的长期保存.所以,在实际使用中提倡档案部门应配备光盘刻录仪,将归档电子文件转储到光盘上保存.

3　保证存放环境.电子档案载体受温湿度影响聚酯底基会膨胀或收缩变形,载体中使用的塑料、铝和多碳材料发生弯曲.高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基光盘霉变,导致档案信息缺失,不能重见,因此,光盘存放的温度宜控制在17℃-24℃,相对湿度则应控制在35％-45％.