电子文件中心的作用和功能

电子文件中心的建设,是我国进入21世纪以后,档案部门适应现代化建设发展,尤其是电子政务的建设形势,在借鉴发达国家经验、应用现代技术与标准,通过自身实践探索开展的一场档案管理模式的变革.它是站在档案信息资源是生产要素的高度,对于档案工作的一种创新,有效地应用了文件生命周期和连续体理论,着眼规避和防范电子政务建设中文件管理风险,构成了档案部门肩负的涉及未来国家发展和民族数字文化遗产保护与利用的战略任务.

电子文件中心在电子政务建设中的角色分析

电子文件中心是为适应电子政务发展的需要而建立起来的,要了解其作用,首先必须分析它在电子政务建设中的角色定位.实践证明,电子政务的大量成果除了产生经济效益和社会效益外,最终都是以电子文件的载体和形式固定下来,电子文件中心作为电子文件的集中“着陆地”以其社会化、集约化、专业化的特点自然也就成为电子政务不可或缺的组成部分.它在电子政务和档案馆之间担当了“承上启下”的角色.

1、社会化角色.电子文件中心是依托电子政务环境整体规划的,由管理标准体系和集成系统构成.档案部门在网络和公共平台建设上不需要重复投资,作为电子政务的一种综合应用可以充分利用本地区电子政务网络环境、数据交换平台和相应的管理制度,保证电子文件数据流进出畅通；它的怎么写作对象与电子政务完全一致,能够为社会公众、党政机关团体工作人员提供主动、综合的政务信息怎么写作,推进政务公开,保证信息对称,在构建和谐社会中作用积极.

2、集约化角色.电子文件中心实现的目标是实时接收电子政务内外网中流转产生的电子文件,尤其是电子公文,并实行集中保管和提供利用.通过与电子政务网的无缝连接,节约了由于分散管理带来的人力、物力的浪费,有效解决了电子政务建设中长期存在的信息孤岛问题,突破时空限制,打破信息资源整合的瓶颈,为政务信息的发布利用提供了平台,将“信息孤岛”变为“信息大陆”,体现出规模效益,实现电子政务信息资源的高度共享,提高了政府决策的透明度和行政效率.

3、专业化角色.电子文件中心的管理重点是电子文件,既包括与传统纸质文件相对应的字处理文件、图像文件、电子表格等电子文件,还包括元数据、数据库文件、网页文件、CAD图形文件、系统文件及虚拟现实模型等类型.既要满足当前工作的需要,又要保证电子文件的真实性、有效性和完整性,满足电子文件永久保存和法律效力确认的需求,其专业性非电子政务应用单位所关注.

电子文件中心的公益性价值和作用

电子文件中心从机制上保证了政务公开的持久性和稳定性.政务公开将是由法律固定下来的政府工作要求,一方面是满足不断增长的对信息共享和利用的社会需求,一方面是消除传统载体文件档案利用的不便和低效,需要在实践中由稳定的机制加以保障.《关于进一步加强信息资源开发利用工作的若干意见》的纲领性文件中明确：档案馆为政务信息公开指定场所.在电子政务和信息社会发展环境下,电子文件中心作为档案馆的机制创新载体,将以其高效、节约、便利成为网上政务信息集中公开的法定场所,通过收集、鉴定、保管、发布等程序将政务系统文件资源有机整合起来,达到文件信息资源最集中、最权威、最有效、最长久的效果,通过最大限度的开发利用,满足政府部门和老百姓对政务信息的时效性需求.

电子文件中心作为数字档案馆的核心拓展了档案馆公共怎么写作功能.数字知识时代要求档案馆长期保存国家机构在任何地点产生的、任何类型的、具有查考价值的电子文件,并提供积极有效的利用,这是数字档案馆诞生的基本依据.电子文件中心收集的范围首先就是国家机构产生的公务性电子文件,保存的首先是电子公文等政务信息文化遗产,反映了一个地区政治、经济、文化的发展轨迹,一级政府履行职能的真实历史性记录,保证了党和政府的数字记录遗产仍然能够为现在和将来保存使用,它构成了数字档案馆内容和结构的核心,数字档案馆是它的扩展和延伸.

电子文件中心的主要功能

电子文件中心系统,除应具备电子文件管理系统的一些基本特性,例如完成电子文件的报收,实现电子文件的审核、发布和利用,提供报收量及访问量的统计之外,还涉及高度的权限分管制度、多种访问权限设置方案、文件防泄漏篡改、大文件与多文件上传、增强多媒体信息发布能力、多点查询、协同工作,和省、市、县多层级电子文件中心互连互通等功能.整个系统应包括两个部分：一部分是依托电子政务内网的电子文件中心管理系统和内网统一查询平台,另一部分是面向社会发布的电子政务外网门户.电子文件中心主要功能可以概括分为电子文件的采集、管理、利用和保存等四个部分.

一、电子文件的采集

电子文件的采集必须着重考虑以下两个问题：一是电子文件的采集制度,明确电子文件的采集范围,制定详细的电子文件采集范围表,与电子文件归档范围和保管期限保持一致.另外就是解决因文件生成平台的差异性引发对各种应用软件的“依赖性”问题,兼容各种软件格式,也可以使用国家推荐的统一格式,一种类型唯一性越强越好,或者采纳开放档案信息系统模型（OAIS）在采集模块中嵌入一种媒体或格式向标准媒体或格式的移植工具.例如江苏省在电子政务内网发送的电子公文都统一为北大方正CEB格式,并由公文交换平台统一转换,方便了归档.

电子文件中心对于电子文件的采集可以有以下三种应用模型：

1、具备良好数据交换平台的政务网络可以采用以“接收数据交换平台为主”的应用模型.各职能部门通过政务内网的数据交换平台报送文件――交换平台将文件自动转发给电子文件中心――电子文件中心将接收到的文件经审核后在线向政务网或离线向互联网发布,以实现文件的集中存储与利用.

2、不具备数据交换平台的政务网络可以采用以“发文单位报送为主”的应用模型.各单位通过文件中心的报送端口上传到电子文件中心,既可以实现单个文件的报送又可以进行批量报送；对于OA软件或档案管理软件进行适当的改造,通过调用电子文件中心提供的报送怎么写作自动完成文件的上传.

3、数据交换平台不成熟,或应用范围有限的政务网络可以采用“接收与报送并存”的混合应用模型.在数据交换平台成熟前期采用以报送为主的应用模型,后期可以逐渐过渡到以接收为主的应用模型.

二、电子文件的管理

电子文件中心的管理范围包括：文件报送,报送单位上报的每一份文件必须设置针对角色和职务的权限并标明公开、国内、内部等密级.文件发布,按单位报送―电子文件中心预发布―主管单位复核―发布程序.文件查阅,电子文件所有用户根据权限查阅电子文件.内容维护,实现电子文件内容的录入、对所有发布文件的维护和管理、数据挖掘、电子文件归档,修改文件的查看权限等操作.统计,报送数量及访问情况统计.系统维护 包括人员管理、分类维护（现行文件、行业文件、法律法规等等）、权限维护（一般用户权限、单位报送权限、发布复核权限、管理权限等）.数据备份,含数据库备份、电子文件全文备份和电子文件中心系统的备份.

三、电子文件的利用

以人为本,怎么写作社会,是电子文件中心建设的出发点和根本目的.电子文件中心提供了信息资源的新利用途径,实现了在电子文件的现行期就可以开发利用信息资源,改变档案利用怎么写作以提供物理实体的为主的传统方式,引导用户通过网络获取档案信息资源,为用户提供超越地域和时空限制的个性化怎么写作,同时在电子文件中心中应用先进的技术对数据进行分析和挖掘,利用数据仓库技术,得到潜在的更有价值的信息.它的利用方式大体可分为社会公众在档案馆通过查询系统直接利用或通过互联网查询可公开电子文件信息；公务人员通过电子政务内网查询平台随时按照权限,通过数字证书最大限度利用；开发利用的专题数据库通过光盘发布等形式的有偿利用.

四、电子文件的保存

电子文件中心在充分发挥信息资源开发利用的同时也扮演了保存历史、证明历史的角色,通过数据迁移、备份计划、光盘或缩微存储等方法集中保存有查考价值的电子文件并按计划和鉴定策略向数字档案馆移交.电子文件中心必须采取足够的防攻击检测、安装放火墙、防病毒软件、防磁、物理隔离等安全措施保证电子文件的真实可靠.为防止数据库、电子全文数据及电子文件中心系统等关键数据的灾难性丢失,采用安全可靠的备份策略至关重要.

(作者单位：江苏省档案局210008)