如何促进档案管理科学化和规范化

摘 要 ：本文主要介绍了促进档案管理科学化和规范化的重要性,以及对档案工作的思考.关 键 词 ：档案；管理；科学化；规范化1档案管理工作改革的困难和重点

1.1大多数人对档案管理工作的重视不够

许多人认为档案管理工作就是简单的记录和抄写,然后把档案放在档案室里存档和分类,定期整理和补查,需要用时取出即可.大多数人由于对档案管理工作缺乏认识和研究,误以为档案管理工作就是以上的简单流程,所以对其不够重视,认为这是一项简单的工作.正是这种错误的观点,才导致了档案管理工作的长期停滞不前,更新缓慢,改革工作无从下手.其实档案管理工作并不是把资料放到资料室正确的位置就可以了.档案管理工作在许多人看来只是普通的事务性工作,而不是单位的主要工作和重点工作.他们认为搞好档案工作并不能给单位创造经济效益,更不会实现任何社会效益,所以收集整理从不重视档案管理工作,以至于出现了诸多档案管理方面的问题.

1.2档案交接制度不严谨

每年,巨大的档案变动、更新、调取和维护工作确实是档案工作的重点和难点.档案的分类和存档并不困难,最容易出乱的环节就是档案交接时.现如今,大多数单位的档案交接制度不够严谨,导致许多档案在交接时出现错乱和丢失.因为档案一旦错乱和丢失就代表着档案管理工作失去了大半意义,而且档案的重新填写和弥补是很复杂和费时的,会严重耽误单位工作的正常进行.应着力加强档案交接制度的严谨性管理,在交接时,交接双方都应认真对待档案交接工作,一丝不苟地完成交接任务.档案管理工作者更应该负起重要责任,告知调取和变动档案的人员相关规定,告知擅自调取或是删改档案的严重后果和所应负起的法律责任,做到完成本职工作的基础上,时刻以单位利益为重,重视档案交接工作.

1.3档案管理工作者未切实履行宣传档案重要性的义务

很多人由于缺乏对档案的重要性认识,在面对档案工作时只是应付而已,甚至对本人的档案都不够重视,没有充分考虑到档案对今后工作的重要性和广泛应用性,等到真正需要档案时,才发现档案不完整或是没有及时更新,以至于影响了正常工作需要和职位调度,给档案本人带来了极大的不便.这充分说明档案管理人员对档案的重要性宣传不够,许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务.在今后的工作中,档案工作人员需要及时明确的告知档案持有人有关档案的相关事项,明确档案持有人的责任和不重视档案可能造成的不良后果.

1.4当前的档案管理工作不够现代化和信息化

多年来档案管理工作依然是以纸质做为档案的重要载体,以手写的抄录为主要的记录方式.档案在填写时容易丢失,也容易弄脏弄乱.档案在收录时需要分类,分类时很容易把各类档案归在不相属的一类里,等到需要用时不能迅速的发现.档案的存储需要档案室,档案室不宜空气潮湿,不然容易引起纸质的档案发霉或发潮,导致档案失真,档案室需要密闭,并且要防火防潮.由此可见,这种陈旧的档案管理方式不仅需要耗费大量的人力物力,而且对于档性也很难保证,容易丢失和遗漏,一些不可预知的事件很容易导致信息的丢失,比如档案室失火和漏水,都有可能导致大量重要的档案丢失,造成严重的后果.

2档案管理工作的对策及思考

2.1强化档案管理意识,严格档案管理程序

强化每一名档案管理管理工作者的管理意识,养成严谨认真的工作作风.同时在硬件设施上完善档案管理设备,每个单位都应配备单独隐蔽的档案库房,库房内加装空调、除湿机、档案密集架和电脑等所必须的应用设备和管理配件.为加强档案信息化发展,应在档案管理程序中引进计算机管理软件,充分发挥计算机技术的应用.与此同时,应提高每一名档案管理工作人员的综合素质,调动其工作主动性,从根本上确保档案材料准确完备、及时归档.此外,还应建立健全档案管理制度,努力做到档案收集的齐全完整、内容真实可靠.

2.2档案交接严格按程序进行

档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作,稍有不慎就有可能导致档案丢失或失真,所以交接时应严格按程序.档案交接的正确手续应是：一是对所保管的档案进行一次全面清理,做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还；三是对未整理的零散文件材料要分类存放,应清理没有的材料,整理可靠的文件,汇编成案,认真将其排序后及时归档.只有按照这样的顺序进行档案交接工作,才能确保档案交接工作的顺利完成.

2.3健全档案管理制度

健全档案管理制度时应按照规范的操作流程,杜绝档案在操作过程中可能出现的风险.首先应加强档案管理人员的职业道德意识和安全操作规范培训,使档案管理员具备较高的职业操守,同时通过规范的操作,杜绝在人员操作的过程中出现不该出现的漏洞.其次,应尽量统一各单位档案存储的格式、统一成相同的处理软件.这样能够防止文档在格式转换中由于软件兼容性问题被损坏或丢失.

2.4建章立制,有章可循,规范操作

如今不同的单位在档案管理工作上的规定和标准各不相同,甚至许多单位缺乏规定和标准,这大大降低了档案管理工作的标准化程度,造成工作效率低.所以,建立相关制度规范档案管理工作迫在眉睫,加强制度的建设和章程的规范需要提出标准化的档案管理工作流程,这个流程应符合实际工作的需要.统一了规范和章程后,需要档案管理工作部门和工作人员的认真遵守,规范其操作流程,认真细致的工作.做到有章可循.在调取、更新和存储档案时更应该加强规范性,避免错误的发生.