EXCEL函数在学生信息管理中的应用

摘 要 ： Excel是办公自动化中非常重要的一款软件, 以方便、实用、易操作等特点广泛应用于各行各业,Excel电子表格在学生信息管理中也有不错的表现,灵活运用Excel 函数可以快速实现年龄计算、提取出生年月、统计各类学生人数、排名次、统计不及格门次、统计各分数段人数等数据处理工作,因此在学生信息管理中有着广泛的应用.

Abstract： Excel is a very important software in office automation, and is widely used in various industries with the features of convenient, practical and easy to operate. Excel spreadsheet also has a good performance in the student information management. Flexible using Excel functions can quickly implement the data processing works, such as age calculation, date of birth extraction, various types of the number of students statistics, position, fail specialties statistics and the number of score section statistics, so the Excel functions has been widely used in student information management.

关 键 词 ： Excel函数；学生信息管理；数据统计

Key words： Excel function；student information management；data statistics

中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）06-0195-02

0 引言

Excel是办公自动化中非常重要的一款软件,很多行业都依靠Excel进行数据管理.然而目前很多人对于Excel函数的应用始终停留在求和、求平均值等简单问题上,而对Excel强大的数据自动处理和计算功能不甚了解.本文通过学生信息管理工作中应用Excel函数完成数据处理的例子,说明Excel函数的强大功能,以便人们在进行数据处理时更充分的应用其功能资源.

1.Excel在学生基本信息管理中的应用

1.1 解读 编制新生名册时,新生就是一项重要数据.根据 18 位的意义,第7-14位数字代表持证人的出生年、月、日,第17位数字表示持证人的性别,奇数为男,偶数为女.我们可以通过有关函数,进行有关信息的查询,不仅快速简便,而且不容易出错,核对时只需要对进行检查,可以大大提高工作效率.以下操作基于学生基本信息表完成,如图1所示.

1.2 中提取出生日期 从中提取出生日期,可以通过mid（ ）函数完成.该函数实现从文字指定位置开始提取指定长度的字符串.语法格式为：mid（text,start_num,num_bytes）,如图1所示,在单元格G2输入公式：等于MID（F2,7,8）即可从F2单元格的中,从第7位开始截取8位,取出出生日期.鼠标移动到右下角填充柄处,下拉完成其他出生日期的提取.

1.3 计算学生年龄 在单元格H2输入公式等于YEAR（NOW（ ））- MID（F2,7,4） 该公式可以理解为：从当前日期now（ ）中取出年份,减去中的出生年份.鼠标移动到右下角填充柄处,下拉完成其他年龄的计算.

1.4 统计男女生人数 在Excel中,计算某个区域中满足给定条件的单元格数目可以通过COUNTIF（）函数完成,该函数的语法格式为：COUNTIF（range,criteria）.

统计男生人数,在单元格D9中输入公式：等于COUNTIF（C2：C7,"男"） .

统计女生人数,在单元格D10中输入公式：等于COUNTIF（C2：C7,"女"）.

1.5 统计党、团员学生人数 统计团员人数,在单元格D11中输入公式：等于COUNTIF（E2：E7,"团员"）.

统计党员人数,在单元格D12中输入公式：等于COUNTIF（E2：E7,"党员"）.

1.6 统计少数民族学生人数 统计少数民族学生人数,在单元格D13中输入公式：等于COUNTIF（D2：D7,"< >汉族"）,其中,< >表示不等于.

2.Excel在学生成绩管理中的应用

在学生信息管理中,经常需要对学生成绩进行数据处理,除简单的求和、求平均值外,我们要了解以下公式及处理技巧.以下操作基于学生成绩表完成,如图2所示.

2.1 根据总分排名次 RANK（）函数返回某数字在一系列数字中相对于其他数值的大小排位.其语法格式为：RANK（number,ref,order）.

选中G2单元格,输入公式：等于RANK（F2, F2：F7,0）,按下Enter键后,张三同学总分的名次即排定,并填入G2单元格中.用填充柄就可以将G2单元格中的公式复制到G3-G7单元格中,用于排定其他学生的名次.公式中F2：F7表示全体学生,在排名过程中比较范围不变,因此需要压F4键将F2：F7转换为绝对引用F2：F7.

2.2 各分数段学生人数的统计 要分别统计每门课程各分数段学生的人数,可以通过COUNTIF（ ）函数实现.以语文成绩为例,分别选中C9和C13单元格,输入公式：等于COUNTIF（C2：C7,">等于90"）和等于COUNTIF（C2：C7,"<60"）,就统计出了大于等于90分和低于60分的学生人数；分别选中C10、C11、C12单元格,依次输入公式=COUNTIF（C2：C7, ">等于80"）-COUNTIF（C2：C7,">等于90"）、等于COUNTIF（C2：C7,">等于70"）-COUNTIF（C2：C7,">等于80"）、等于COUNTIF（C2：C7,">等于60"）-COUNTIF（C2：C7,">等于70"）即可统计出该学科其他各分数段的学生人数.

2.3 统计学生不及格门次 要获得一个学生不及格的门次,只要统计该生成绩小于60分的单元格数即可,因此,可在H2单元格中输入等于COUNTIF（C2：E2,"<60"）,鼠标移动到右下角填充柄处,下拉完成其他同学的科目统计.

2.4 用条件格式将成绩分类显示 通过“格式”菜单下的“条件格式”,我们可以最多把成绩分为四类显示.例如,可以设置条件1“>等于90”,格式为红色、加粗；设置条件2“<60”,格式为25%灰度填充标识优秀与不及格,将成绩分为三类.

2.5 成绩误录入为文本类型,快速转换为数值类型 学生成绩是数据类型的,可以直接参与计算,在误操作后,成绩可能被录入为文本类型（左上角出现绿色三角标识）,该类成绩不能参与运算,为数据后期处理带来很多麻烦.如何将此类数据快速转换为数据类型呢?我们可以通过在空白单元格录入数值型数据“1”,复制“1”,选择文本类型的成绩区域,单击鼠标右键,点击“选择性粘贴”,在“运算”中选“乘”,确定,即可完成转换.

2.6 实现自定义数据的快速排序 在EXCEL中排序,通常情况有按字母或按笔划排序,但在实际应用中,往往要求按特定的顺序进行排序,如职称的教授、副教授、讲师、助教顺序,如按照普通的排序,其升序为：副教授、讲师、教授、助教.根据特定要求,需要按职称由高到低进行排序.

完成此功能,首先需要输入按特定要求的序列,即自定义序列,选择“工具”菜单中的“选项”子菜单,在弹出的选项对话框中添加“教授、副教授、讲师、助教”顺序的自定义序列；其次,在排序时,选择“工具”菜单中的“排序”子菜单,在排序对话框中单击“选项”按钮,打开自定义排序对话框,选择刚设置好的自定义序列,最后,点击“确定”按钮,即可完成自定义数据的快速排序功能.