会计电算化对手工会计核算形式的影响

［摘 要 ］把以电子计算机为主的现代信息技术应用到会计工作中,实现会计电算化后,出现了记账过程虚拟、对账环节不复存在、核算形式统一等诸多新现象,对传统会计核算形式产生了深远影响.

［关 键 词 ］会计电算化会计核算形式影响

在会计核算处理过程中,账簿组织和记账程序相互结合的技术组织方式,称为账务处理程序或者会计核算形式.账簿组织是指会计凭证和账簿的种类、格式及其相互关系；记账程序是指从审核、整理原始凭证开始,到填制记账凭证、登记各种账簿以及编制会计报表为止的一系列顺序和方法.

不同的企事业单位,采用不同的账务处理程序.各种不同的账务处理程序的区别,主要体现在登记总分类账的依据和方法不同.因此在手工会计核算形式下,账簿组织是账务处理程序的核心.

传统手工会计核算形式主要有：记账凭证账务处理程序、记账凭证汇总表（或科目汇总表）账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序、日记总账账务处理程序、多栏式日记账账务处理程序等.企业可以根据自身规模大小和业务量大小选择适当的账务处理程序.

传统手工会计核算形式缺点集中体现在：处理环节多,处理内容分散；处理流程重复,数据核对工作复杂；处理周期长,信息传递、反馈慢,财务报告的时效性差.

随着现代信息技术在会计工作中的运用,电算化会计是否还有必要完全照搬手工会计下的会计核算形式呢?答案是否定的.因为在手工会计条件下,不同会计核算形式的划分并不是会计数据处理本身所要求的,而是手工处理手段的局限性所致.现代信息技术的引入,使上述这些具体会计核算形式的客观限制条件不复存在.账簿组织不再是账务处理程序的核心,会计核算形式从程序设计角度考虑也只需要采用一种就可满足数据处理的需要.具体表现在以下几个方面：

一、账簿组合体系虚拟化

1.无纸化使账薄可以脱离纸质载体而存在账簿,作为存放经分类汇总的会计数据的载体,是会计处理承前启后、不可缺少的桥梁与纽带,手工会计账务处理的核心问题就是账簿组织问题.手工会计离开账簿,其会计报表的编制便成无本之木.簿籍只是账簿的外表形式,账簿的内容则是账户记录.

在电算化会计信息系统中,信息的生成仍然离不开账户基本概念.但账户完全可以脱离账簿而存在.现代信息技术的运用,使账户记录与纸介质呈现出分离的趋势,纸介质不再是账户分类和汇总数据的惟一载体.实践已经证明,在磁、电、光等介质保存会计数据的可靠性得以保证的前提下,人们需要的各种核算资料尽可通过调用这些介质上的数据库文件并加以显示,完全可以不使用纸张作为账户记录的载体.既然账户记录可以完全与纸张分离,那么手工会计中关于账簿的定义也就不存在了.

2.电算会计系统的虚拟载体使得账簿可以以文件格式存在,也可以根本就不存在.电算化系统中的账簿实际是“虚拟”的.所谓“虚拟”,是指磁盘上一般并不存在真正的账簿文件,不是一个手工账对应一个磁盘文件.账簿上反映的数据不外有两类,一类是发生额,另一类是余额.作为记账对象的发生额数据,来自于记账凭证,而作为记账结果的期末（或期初）余额数据,则是在账簿被登记之后形成的.所以,账簿记录只不过是记账凭证上账户记录的分类、汇总罢了.由于计算机具有强大、快速的数据处理功能,它对记账凭证库文件的分类、汇总不过是举手之劳.而对于账户余额,只要保证系统初始化时输入的初始余额数据正确无误,以后各个会计期的发生额和余额可以通过运算即时得到.

因此,电算化系统中的“账”是会计凭证数据库文件及相关数据（主要是各会计账户的期初余额数据）自动准确无误地派生出来的.所以从理论上说,保留了会计凭证数据库文件及相关数据,也就保证了账簿的存在.传统会计账薄在电算化系统中不再存在,其本质是虚拟的.

二、记账过程虚拟化

登记账簿,是手工会计核算账务处理流程的核心环节.会计产生以来,就一直与记账、算账、报账密不可分.从填制凭证、登记账簿到编制报表等会计处理方法和程序,处处打上了“记账”的烙印.所以,在传统观念上,“记账”似乎成了会计的代名词.

在电算化系统中,记账过程却是一个虚拟过程,因为并没有生成实际的账,当然不排除程序设计允许独立的账簿数据库文件存在.所谓的“记账”就是将账前凭证库文件中审核通过的记账凭证做上过账标识或者另外形成一个账后凭证库文件,表明该记账凭证已入账,不允许再对其进行无痕迹修改或作废、删除操作.如果有错误,只能采用类似于手工会计下的红字冲销法,通过输入“更正凭证”予以纠正.所以,在电算化系统中,记账环节完全可以取消,即平时不登记日记账、明细账及总账,只将记账凭证保存在一起,在需要时再采用瞬间成账的做法：根据科目余额库文件的期初余额数据和记账凭证库文件的科目发生额数据,当即形成所需的“账簿”并予以输出.同时,这种瞬间成账的方式也使会计报表瞬间形成成为可能.至于很多财务软件所提供的记账模块功能,主要是为了满足会计人员的账务处理习惯,即只有先记账才能查询和打印.

三、对账环节不复存在

手工会计中,分类账分为总分类账（总账）和明细分类账（明细账）.其登记的原则是“平行登记”,即把来源于记账凭证的信息一方面记入有关总账账户,同时还要记入该总账所属的有关明细账账户,并通过定期对账来检查和纠正总账或明细账中可能出现的记录错误.这种通过低效率的多重反映和相互稽核来换取数据处理的正确性与可靠性是手工会计核算形式的一个重要特征.然而,对账是设置账簿的产物.如果没有设置账簿,也就无所谓账证、账账、账表之间的核对了.

我们知道,计算机本身是不会发生遗漏、重复及计算错误的.只要会计软件的程序正确且运行正常,账证、账账、账表一定是相符的.这样,就使手工会计下的对账环节不复存在了.会计软件中即使设置了类似于总账和明细账的数据存储结构,这样做的目的并不会为了对账.因为总账和明细账之间并不存在统驭与被统驭的关系,其目的只是为了加快信息检索的速度.诸多财务软件设置的对账功能也仅仅是为了迎合传统会计核算方式下会计人员的应用习惯,实质上已经没有任何意义.

四、账务处理流程呈现一体化趋势

手工会计的账务处理流程,简单地说就是：凭证一账簿一报表.会计人员的工作重点是在填制凭证以后的阶段,要登记账簿直至会计报表,必须经过填制凭证、过账、结账、试算平衡、对账等诸多程序.

在电算化系统中,整个账务处理流程分为输入、处理、输出三个环节,首先将分散于手工会计各个核算岗位的会计数据输入计算机,此后的各种数据处理工作都由计算机按照会计软件的要求自动完成,不受人工干预.从输入会计凭证到输出会计报表,一气呵成,一切中间环节都在机内自动处理,而需要的任何中间资料都可以通过系统提供的查询功能得到,真正实现了数出一门（所有的数据都来源于凭证）、数据共享（账簿报表甚至分析表都可以使用凭证中数据）.整个账务处理流程具有高度的连续性、严密性,呈现出一体化趋势,极大地提高了财务报告的时效性.

因此,在手工会计核算中非常费时、费力和繁琐的工作,在电算化会计系统成了简单的操作指令.过去繁杂的填制凭证、记账、编表等工作,现在只需要少量的录入人员进行操作就可以了.因此,手工会计条件下不同会计核算形式的划分已没有必要,可以采用一种统一的会计核算形式,这就为实现电算化系统中会计核算形式的通用化提供了前提.

综上所述,会计电算化对会计核算形式的影响是深刻的,我们必须突破传统观念的束缚,从会计核算工作所要达到的目标出发,重新构造会计核算模式,设计出适合计算机处理的,效率更高、数据处理流程更加合理的会计核算形式,以充分发挥现代信息技术的优势,进一步满足会计核算与管理的需求.