石化工程项目文件归档审核要点方法

摘 要 ：石化工程项目文件归档关系着公司档案的质量,为其他部门利用提供坚实有力的基础.本文通过剖析归档审核工作的意义和重要性,探讨归档审核工作对相关档案人员的要求,并提出应分层次分内容对归档材料进行审核,确保石化工程项目文件归档得以高质量完成.

关 键 词 ：石化工程项目文件归档审核

中国昆仑工程公司,成立于百业待兴的1952年,是新中国最早组建的国家级勘察设计单位之一.公司长期致力于石油化工、纺织化纤、煤化工等领域项目的建设.成立六十年来,承担设计和建设石油化工、化纤等工程近千项.为实现零事故、零缺陷、国内领先、国际一流的质量目标,公司实行全面质量管理,制定诚实守信、精益求精、消除隐患、避免事故的质量方针,把质量方针贯彻在公司工作的每一个环节中.我们档案部门严把归档质量关,以达到归档档案完整、准确及有效提供利用的要求.本人结合工作实践,就如何做好归档审核工作谈谈自己的认识.

一、归档审核工作的意义和重要性

石化工程项目档案是每个建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的,具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件.根据石化工程项目的特点,项目的建设和生产运行通常是在有毒、有害、易燃、易爆的环境下进行,并且由于石化装置设备繁多,工艺复杂,稍有差错,就会引发严重的事故.在石化项目的设计、制造、生产过程中,安全责任重于泰山,而保证设计、制造和安全生产运行的重要依据就是设计图纸及相关资料.因此,必须认真做好归档审核工作,以确保档案的完整、准确、系统.档案完整就是要按《国家重大建设项目文件材料归档范围和保管期限表》所确定的内容,将建设项目全过程中应当归档的项目文件归档,各种文件原件齐全.档案准确,要求项目档案的内容真实反映建设项目的实际情况和建设过程,图物要相符,签字手续完备.档案系统,要求项目档案按其所形成规律,保持各部分之间的有机联系,分类科学,组卷合理.

二、归档审核工作对档案人员的要求

归档审核是一项专业技术性较强的工作,因此需要档案人员不仅要掌握档案业务知识,熟悉档案管理制度,并且要熟悉国家有关建设管理方面的政策,掌握项目规划与设计、招投标、监理、质量检测与工程验收等方面的相关规程、规范、要求.

三、分层次对归档材料进行审核

石化工程项目中形成的档案主要分为：文书、图纸及其他类型载体的档案.归档审核工作主要分为三个层次：一是对归档范围的审核；二是对归档文件材料内容真实性的审核；三是对归档案卷质量的审核.

(一)对归档范围的审核

要严格按照《国家重点工程项目文件归档范围和保管表》所确定的接收内容,抓住项目的特点和形成规律,分阶段将工程前期、设计阶段、采购阶段、实施阶段、试车和开车阶段、工程收尾阶段所形成的各类文件材料收集齐全,及时查漏补缺,保证归档档案的完整、齐全.

(二)对归档文件材料内容真实性的审核

1.审核文件材料内容是否填写完整

石化工程项目档案的内容直接反映了工程项目建设的实际情况,是评定工程质量的重要依据.由于技术人员的档案意识不强,往往造成施工技术文件的内容填写不完整,无法反映工程项目的详细情况,例如,在施工文件中只有施工单位的申报意见,没有监理单位的审核意见；竣工文件中缺少监理单位的意见等.针对内容填写不完整的情况,要由施工技术人员、监理人员根据实际情况补充完整后方予归档.

2.审核图纸的更改与作废是否符合规定

全面质量管理对于图纸更改与作废的要求是：确保图纸的更改和现行修订状态得到识别.确保图纸保持清晰,易于识别.防止作废图纸的非预期使用,如果出于某种目的而保留作废档案,需要对图纸做相应的标识.为保证底图的真实性,在底图发生修改、替换、作废时,由修改人员填写《工程底图修改、替换、作废申请单》,经项目负责人批准、签字,才能调出底图进行修改.若变更不大,可由设计人员用刀片直接在底图上刮去需要变更的部分,进行局部修改后再归档.档案人员要认真检查修改部分是否做好修改标识,修改变更栏是否标明修改日期、修改内容、修改人.若需用新图替换作废的旧图,要检查新版图纸是否标明新版次,并在卷内目录上注明替换图纸的图号、替换时间、新图版次.同时,要及时对归档的蓝图进行修改或替换,与实际情况一致.设计更改记录要归档保存备查.在作废的底图和蓝图上,要加盖作废章,由档案部门定期集中统一销毁.这样,可以确保归档图纸的真实性、准确性,防止因更改造成的工程图纸与实际状况的不符,而给设计、生产、工程维修造成损失.

(三)对案卷质量的审核

1.审核案卷分类、组卷、编目是否符合要求

审核案卷的分类是否准确,案卷题名是否正确,是否能够简明、准确地揭示卷内文件的内容.组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系.同期限、同事项的文件应组合在同一卷册中.案卷页号要按规定要求填写,只要有文字就要编写页码,卷内目录和卷内备考表不编页号.页号编写位置要符合：单面书写的文件在右下角编写页号；双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角.案卷封面要填写准确,卷内目录与原目录相符,卷内备考表要填写完整,案卷脊背要按要求填写,案卷装订要美观、整齐.

2.审核文件材料是否为原件

原件是石化工程项目档案作为法律凭证最有力的依据.我国实行建设工程质量终生负责制,文件的签名和盖章意味着参与工程建设的单位和个人对工程质量负责.在审核工程建设活动中形成的各种文件、图纸、试验记录、施工记录等材料时,若发现有漏盖章、漏签名时,要及时找有关人员补齐盖章和签名,绝对不允许代签名.此外,复印件、传真件字迹易掉色,不利于档案的长久保存,因此,档案人员要重点检查,尽量避免归档复印件和传真件. 3.审核文件材料是否符合耐久性要求

为保证档案能够长久保存,归档时,要审核归档文件材料的制成材料、书写材料是否符合耐久性的要求.用纸方面,文件材料不能采用热敏纸、复写纸.在书写材料方面,由于一些人的随意性行为,有一些文件用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等书写,这些不耐久的字迹会随时间的推移而褪色.发现这些现象,要及时采取补救措施,有条件的,要更改为耐久材料,无法更改的,采用复印件加盖印章,将复印件在前,原件在后,一并存档.

4.用纸及书写格式是否符合国家规定

文件材料用纸格式及书写格式要符合国家有关规定,字迹工整、图样清晰、图表整洁,装订边的空白间隙内不得留有书写信息.归档文件材料必须标准化、规范化,便于档案的保管及提供利用.

5.对图纸质量的审核

工程底图送交档案馆时,档案人员要认真底图交接手续,防止由于交接手续不全,造成底图归档的遗漏.要对照底图移交清单,严格依据验收标准进行清点、验收.首先,要检查图纸的图幅是否符合标准；是否扎好图边；字迹、图形是否清晰.然后,要检查签字、盖章是否完全；图纸目录内容是否与图纸相一致；图纸的工程名称、工程号、子项号、专业号是否相符.还要对照底图账本,与之前归档的图纸有无矛盾,检查有无重复归档.发现问题,要及时找有关人员进行修改.检查合格的底图,要在图纸右下角加盖底图归档章后,才正式成为底图档案,保存备查.对项目竣工图的归档审核是：检查图纸是否逐张加盖并签署了竣工图章,竣工图章中的内容是否填写齐全、清楚,签名不得由他人代签或以个人印章代替.对蓝图的归档要求是系统、成套,图纸必须采用国家标准图幅,字迹和线条清晰、整洁,并按照《技术制图复制图的折叠方法》的要求,统一折叠成手风琴式,A4幅面,图签外露（右下角）,便于查阅.

6.对其他载体档案的审核

针对石化项目设计建设过程中形成的特殊载体文件材料,如磁盘、光盘、照片、影像资料等的审核,应确保其今后可有效提供利用.要审核从建设项目的提出到竣工投产全过程中形成的声像材料是否完整,符合归档要求.对事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要具备相关说明.建设工程形成的电子文件也要与纸质文件一起归档,归档时应审核载体有无病素、划痕,电子文件储存介质是否符合《电子文件归档与管理规范》的要求.电子文件储存介质和软、硬件平台技术条件是否一致.对归档份数的要求是：声像文件一般一式二份,电子文件一般一式三份.

实践证明,认真做好石化工程项目文件的归档审核工作,有效地提高了本公司档案的质量,为本公司历年顺利通过质量技术监督部门的核查奠定了良好的基础.充分发挥和利用档案这一宝贵资源,对于提高本企业的自主创新能力,使企业在激烈的市场竞争之中立于不败之地具有重要的作用.