企业项目采购管理在某体育馆电子信息系统建设中的应用

[摘 要] 项目采购管理包括从项目团队外部购写或获得为完成工作所需的产品、怎么写作或成果的过程,是现代企业管理的重要内容.本文基于重庆某体育馆电子信息集成系统的建设,探讨了企业项目采购的系统管理过程,分析了企业系统管理在场馆建设中的应用.

[关 键 词 ] 企业管理 采购管理系统 场馆建设

一、PMBOK2004项目采购管理

项目采购管理包括从项目团队外部购写或获得为完成工作所需的产品、怎么写作或成果的过程,组织既可是产品、怎么写作或成果的写方,也可以是卖方.项目采购管理包括为管理项目团队授权人员签发的合同或采购定单所需的合同管理和变更控制过程.

项目采购管理也包括外部组织（写方）从实施组织（卖方）获取项目而签发的任何合同,以及管理合同规定的项目团队应承担的合同义务.

采购过程包括：

采购规划――确定采购何物及何时如何采购.

发包规划――记录产品、怎么写作或成果要求,并确定潜在卖方.

询价――根据情况获取信息、报价、投标书、报盘或建议书.

选择卖方――评定报价,在潜在的卖方中进行选择,并与卖方洽谈书面合同.

合同管理――管理合同以及写卖双方之间的关系,审查并记录卖方当前的绩效或截止到目前的绩效,以确定所需要的纠正措施,与为将来与卖方的关系提供依据,管理合同提供依据,管理与合同相关的变更,并在适当时管理与项目外部写方的合同关系.

合同收尾――完成并结算合同,包括解决任何未决问题,并就与项目或项目阶段相关的每项合同进行收尾工作.

项目采购管理过程涉及的写卖双方之间的合同是法律文件,项目团队负责促使合同符合项目的具体要求.组织制定具体的政策或程序.项目管理涉及的各种活动构成合同生命期,应进行积极的管理,并认真斟酌合同条款和条件的措词,可避免或缓解可识别的项目管理风险.就产品或怎么写作签订合同,是管理或检测定潜在风险的一种责任分配方式.

二、某体育馆综合电子信息系统集成系统工程概况

重庆某体育馆是一个集体育比赛、文艺演出、大型展览、休闲娱乐、全民健身于一体的多功能建筑群.本公司承接该体育场馆综合电子信息系统集成工程的深化设计、设备材料供货、安装、调试、测试、验收、培训和售后维保,本工程主要内容包括了13个子系统：

1．综合布线系统GCS.常规PDS系统、电视转播及评论布线、场地扩声联络管线敷设；设计采用流行的六类布线系统及光纤到配线间的光纤布线系统,积木式的标准接插件使系统的扩充和升级极为容易,为体育馆提供高速的信息传输通道.

2．计算机信息网络系统CIS.计算机网络系统采取星型拓扑方式,运用中心和配线间的二级管理模式,在中心机房设网管中心(核心网络层,最高级网管中心),构成级局域网.配线间设二级交换网(骨干网络层,本地网管中心),核心网络及骨干网络均采用intra模式,网络的骨干解决方案是千兆以太网.

3．有线电视系统CATV.系统采用5-860MHZ双向邻频HFC电缆电视传输网络系统,节目容量大,除了提供有线电视台全部节目以外,并可以开通自办节目.同时系统的传输方式可以满足今后在利用HFC宽带传输数据时,留有另一条高速传输网络通道的接口.为今后在场馆内实施”三网合一”(即：电视网、网、计算机网) 的综合传输方式预留网络接口.

4．不间断集中供电系统UPS.设计UPS不间断电源系统则针对体育中心的中心机房、重要设备提供了最可靠的电源支持,并建立双机热备份功能.

5．防雷接地系统.设计雷电过电压及电磁干扰保护防机房线路、设备及人身安全,确保数据线路、设备运行安全,是体育馆智能化系统数据通信网建设及运行管理工作的重要组成部分.

6．闭路电视监控系统CCTV.在场馆的各主要出入口及重要部位设置功能不同的摄像机,在场馆监控中心设置电视监控墙,配备先进的数字硬盘录像系统保存图像资料,通过管理计算机、矩阵控制主机完成对任一路摄像机的显示、调用及控制.

另外还有音响扩声系统PAS、公共广播系统、计时记分系统TSS、电视转播及评论系统BTCS、场地LED大屏幕显示系统DAS、停车场管理系统以及机房建设等

三、项目采购管理在本工程中的应用

(一)采购规划

根据项目的招投标书、项目投标报价清单表、详细的设备材料工程技术要求书、项目进度计划表等相关文件,制定本体育馆电子信息系统集成系统的采购规划.但采购内容的深化调整,需要在工程中标后,应甲方要求进行项目深化设计,并对部分技术参数进行适当修改和调整,进而得出较准确的实际工程预算造价,最后根据综合深化后进度和费用作出实际的采购计划.（见表1所示）

(二)发包规划

本体育馆综合信息系统集成项目中计算机信息集成部分由本公司项目部完成,其它系统的软、硬件等主要材料采用外部购写方式,由采购部完成.

在项目投标期间,部分外购的项目已经确定,采购部原则上以已确定的外购单位作为主要的潜在卖方,但是为了减少项目的成本风险,我们要求采购部在已往的同类似经销商数据库中选择２～３家单位作为候选卖方,若没有,则寻找新的类似经销商及卖方.在选择新的候选卖方时,要求对卖方进行商务评审,包括经营资质、业绩、信誉和售后怎么写作等,一般按照公司ISO9001质量管理体系标准的相关程序和要求进行.

(三)询价

分别与潜在卖方和候选卖方进行沟通、询价、比较,其实也是一个讲价还价的过程,这个过程是技术知识、人的沟通技巧和智慧的综合应用,最后形成采购比较表,承送给主管批准后,实施合同签定.（见表2）

(四)选择卖方

当主管审批后,就与确定的卖方开始签订合同,对合同条款进行谈判.合同格式和主要条款均由公司法律顾问草拟,在谈判的时候我公司一般要求按照我们的格式条款来签订,以期达到最小的合同风险.特别在一些关键性条款上（如付款、交货期等）,采购人员必须力争.

(五)合同管理

项目合同签订后,我认为合同管理的最主要的环节是监督合同的执行,我们这个工程各项合同加上有近百个,而且合同的执行还应该和项目的实际进度相配合,并按实际的进度付款,因此正确、及时、顺利的执行合同监管合同是很重要环节.我公司对合同的监管执行,是通过物料统筹表来完成的,这张统筹表必须经项目经理和采购部老总的共同审批通过的.（见表3）

(六)合同收尾

在合同收尾阶段,采购部要核对到货清单,包括收到的、返工的、退货的总数,并与财务部核对账目,确定无误这之后,再进行各项合同的清算.

通过对项目采购管理知识的应用,规范了我公司的采购流程,使各采购环节清楚、职责分明,是实现项目整体高效管理关键的部分.但是在应用中,我们发现目前的采购管理缺乏一定的灵活性,在处理一些紧急事件时,应该有灵活的应急措施,从而提高采购效率.

作者简介：

罗剑蓉(1972.7-),女,重庆籍人,大学本科学历,重庆思源建筑技术有限公司工程师,主要研究方向：建筑科技与应用.