个人知识管理工具综述

>>【摘 要 】

在把握个人知识管理概念和特点的基础上,按照个人知识的类型,将个人知识管理工具划分为文献管理工具、专利深度分析工具 、思维导图 、云端笔记和网络资料管理工具、社会性网络工具等几大类并进行逐一介绍.对每类工具的使用场景、使用特点以及试用人群进行分析,对同类工具之间进行功能差异化对比,方便用户选择.最后结合现有理念和技术预测个人知识管理工具的发展趋势.

>>【关 键 词 】

个人知识管理 知识管理工具 文献管理工具 专利分析工具 思维导图 云端笔记

现代管理学之父德鲁克曾经说过：“科研人员的生产率是21世纪管理的最大挑战.”而个人知识管理工具的使用无疑能帮助科研工作者从海量信息中把握线索,从复杂关系中梳理结构,从瞬息万变中挖掘规律,从而对个人知识的管理起到事半功倍的效果.个人知识管理工具在国内外都有了一定的技术发展和用户积累,各类工具有共性也有各自的特性,并且有各自的应用场景,个人知识管理的理念也被引入到科研机构、高校和图书馆等众多信息提供和管理机构的怎么写作中,并且表现出巨大的发展前景.

个人知识管理概述

1.1 个人知识管理的概念

随着信息技术和知识经济的发展,人类社会跨入知识经济时代,人们越来越重视知识的学习、积累和更新,终身学习的理念更是深入人心,个人知识的管理越来越受到人们的重视.美国的P. A. Dorsey教授最早提出了个人知识管理的概念,他认为“个人知识管理应该是一套既有逻辑概念层面又有实际操作层面的解决问题的技巧和方法”[1].个人知识管理是知识管理的一个分支,它是个人在日常生活和工作中搜集、分类、存储、检索和共享知识的一个过程[2].多尔塞 （Dorsey）认为,个人知识管理可以被看作是一系列解决问题的技能,这些技能是21世纪成功地完成知识性工作所必须具备的[3].国内学者孔德超认为个人知识管理包括三层含义：“第一,对个人已经获得的知识进行管理；第二,通过各种途径学习新知识,吸取和借鉴别人的经验、优点和长处,弥补自身思维和知识缺陷,不断建构自己的知识特色；第三,利用自己所掌握的知识以及长期以来形成的观点和思想再加上别人的思想精华,去伪存真,实现隐性知识的显性化,激发创新出新的知识.”[4]总结上述几种定义不难发现,个人知识管理主要包括三个层次：强调知识的获取和积累是进步的基础；强调知识的交流与共享是实现知识价值最大化的有效途径；强调知识的利用和创新[5].而个人知识管理工具可以实现以上三个层次的管理.借助工具,科研人员可以最快、最全地获得科研动态、跟踪科研进展、管理参考文献、理清科研思路、挖掘科研精髓、记录科研灵感、管理科研项目并进行科研协作等.

1.2 个人知识管理的特点

用户在日常生活和工作中会产生各种各样的知识,所以个人知识管理的范围也是相当广泛,大致可以分为对显性知识的管理和对隐性知识的管理,显性知识管理主要包括对于平时工作中产生的文档、文献、数据、网页信息、笔记等的管理,隐形知识管理主要包括对于灵感、念头、经验、诀窍等的管理.此外还包括在人常生活中积累的“3W1H（what,why,who,how）”知识,即事实知识、原理知识、人际知识、专业技能知识的管理.可见,个人知识的管理范围广泛而繁杂,个人知识的有序化、条理化管理对于提升工作效率、节省科研人员的时间具有重要的意义.

个人知识管理工具

2.1 个人知识管理工具的划分标准

个人知识管理工具的划分标准各式各样,如按照功能可以分功能单一的个人知识管理工具和综合性的个人知识管理工具；按照知识流程可以划分为知识的获取分类、知识的存储管理、知识检索、知识分析与挖掘、知识创新和知识共享等工具；按照知识的特点划分为显性知识管理工具和隐性知识管理工具；还可按照学科划分个人知识管理工具.以上分类标准虽有可取之处,但是不能突出不同知识类型的个人知识管理工具的特点.笔者认为,可以按照知识的转化流程进行知识脉络的梳理（见图1）,按照不同的知识类型,如文献、数据、专利、笔记、日常信息、隐性思维信息和社交信息等,将工具划分为文献管理工具、专利深度分析工具 、思维导图 、云端笔记和网络资料管理工具、社会性网络工具等几大类工具（见图2）.

图1按知识流程划分工具 图2按知识类型划分工具

2.2 个人知识管理工具的类型

随着计算机技术和网络技术的普及,各种知识管理硬件和软件应运而生,硬件有手机、笔记本、计算机、PDA 等个人数字工具.软件有在线的、离线的,如Google等搜索引擎,还有如微软 Office、MS Outlook、Lotus Notes与ICQ、MSN 等常用软件以及概念地图、心智地图、网络日志和维基百科等辅助小工具,文档资源知识可选用 Mybase,个人知识获取时选用搜索引擎,对个人知识进行加工时选用概念图,进行知识交流与共享时可用 BLOG 或个人主页等[6].科研人员可以根据科研中遇到的不同的知识类型有针对性地选择所需要的个人知识管理工具,例如在引文管理和参考文献管理方面可以选择EndNote和Mendeley等文献管理工具；在专利分析中,根据数据特点和数据分析目标选择所需的专利深度分析工具；对于日常生活中的灵感和思维的管理,选用思维导图进行协助记录和管理；对个人记事、日常笔记和网络信息,采用当今比较流行的云端笔记和网页捕捉工具；随着Web 2.0和E-learning的开展,可以使用社会性网络工具进行写作、在线交流、协作和共享.

个人知识管理工具介绍

3.1 文献管理工具

科研过程中令科研人员感到头疼的是在科研和论文写作过程中对参考文献的高效管理和准确标注以及在投放期刊时格式的处理等问题,如果网络数据库支持文献管理工具的相应格式,则无疑提高了对于题录信息的处理速度.目前市场上有很多文献管理软件,国外的有EndNote、Reference Manager、ProCite、Refwork以及BIblioscape等；国产的有NoteExpress、PowerRef、医学文献王等,这些软件已经具备较完善的参考文献管理的基本功能,如：题录信息的导入、导出、增加、删除、修改等,不同的软件又具备各自的特色功能[7].