建设项目文档管理程序

大型煤化工EPC建设项目是集石油化工、电力、铁路等行业的综合性大型建设项目,涉及行业、专业及人员多而复杂,工程建设周期较长,文档控制工作是集专业知识、信息技术及工程建设经验的一项管理工作,必须采用科学合理手段才能保证工程建设项目的顺利进行.

建设项目必须符合“四纳入”“三同步”“三参加”的要求

“四纳入”：是指将档案工作纳入项目法人制、招投标制、工程监理制和合同管理制.石化行业同时要求应将文档管理纳入工程计划管理,纳入施工管理及考核范围,纳入领导和工程技术人员岗位职责,纳入经济责任制.

“三同步”：下达工程计划任务与提出归档要求要同步；检查进度与项目文件形成要同步；工程验收与档案验收要同步.

“三参加”：文控人员要参加与工程管理相关会议及质量检查；参加重要设备、仪器开箱；参加项目建设竣工验收. 建设项目各方文件控制管理责任划分

1　建设单位职责

(1)作为项目建设的法人主体,对各参建单位负有组织、协调、检查和指导的职责.

(2)落实领导责任制,组建有监理单位、设计单位、施工单位、调试单位等参建单位参加的文档管理领导小组；建立健全基建文控制度；统一业务标准和规范；构建文控管理网络体系.

(3)对建设项目的前期文件、施工管理性文件、竣工验收文件和生产准备及试生产等阶段形成的文件负责收集、整理和归档.

(4)对各参建单位移交的交工文件进行检查、验收,并汇总统一编目,编制档案检索工具.

2　设计(勘察)单位职责

(1)负责收集、整理移交项目勘测、设计阶段形成的勘察设计文件,并按项目、专业对文件进行整理,向建设单位移交归档.

(2)按合同或协议规定,编制与建设项目实际情况相符的竣工图和竣工文件,确保竣工图的完整、准确、系统.

3　承包商职责

(1)负责收集、整理、移交归档承建工程在施工(调试)中形成的各种施工、设备厂商资料、竣工文件,并按合同或协议规定,按时向建设单位移交.

(2)负责收集、整理并确认编制竣工图的变更依据的有效性,编制竣工图,完成的竣工图进行审核签字确认.

4　监理单位职责

(1)负责对承包商在工程建设中文件的形成以及交工文件的编制进行监督与审核,特别是对竣工图进行完整、准确、系统地监督和审查.

(2)对在项目监理工作中形成的文件材料进行收集、整理,并按时向建设单位移交归档.

项目文件的控制管理

声像文件是项目建设历史过程的影像记录,以往一般是由项目行政部和项目管理控制部收集整理,项目结束后移交归档.但在实际项目进行中,往往不能收集到位,造成很多文件难以找到.因此,声像文件应由项目部文控中心直接收集整理,保存在声像防磁专用柜中.

项目前期文件,包括可研(可行性研究)、评估、项目建议书、政府审批等,要由相关对口部门收集整理,及时归档.应该在项目立项可研阶段,设专人管理文件,并及时扫描录入计算机文档管理系统中.

设计文件(包括总体设计、基础设计、详细设计等)在出版之前应由设计审查部门对其内容进行审查,文控中心应对其出版的版式进行审查,要求采用成册交付,每册厚度不超过5厘米,采用封面和脊背可插入式硬塑质文件夹,并且尺寸要统一.以往,设计文件一般发放给控制部、施工部、采购部、商务部、区域项目组、生产厂等,设计部自己保留纸质文件2套,电子文件2套.但是,这种管理方式造成了基础设计管理文件非常散乱,有些部门不经常使用这些资料,造成了浪费甚至丢失现象.为了加强管理,保证项目招投标和各部门使用,设计文件应全部归文控中心统一管理,提供借阅,这样一方面节约了成本,减少了开支,另一方面,文控中心也加强了设计文件的管理,避免了因丢失而造成的损失.

施工(监理)文件由施工(监理)单位管理.施工单位在施工过程中,要及时收集、整理相关文件,在工程竣工验收后3个月内,工程承包商(或施工、监理单位)应提交符合归档要求的施工文件(或监理文件)和相对应的电子版光盘.所有文件由项目组文控进行初步审查合格后,交项目文控中心予以正式验收归档.

各项目组形成的过程往来文件属于设计、施工管理性文件,如会议纪要、传真、通知、联络单等,各项目组文控人员要随时汇总电子版文件；纸质文件由各项目组文控进行管理、保存,年度结束进行整理、编目后移交文控中心.

设备仪器类文件.在工程施工阶段,随时交付的设备仪器类文件(含制造厂商文件)由承包商收集、整理和保存.在项目竣工阶段,由承包商把收集齐全的设备仪器类文件(产品规格书、产品外形图、装配图、安装指导、操作指南、维修手册、备品备件清单、检查报告记录及其他相关文件图纸)经整理、组卷,提交项目组审查合格后,移交文控中心.建设单位采购的设备仪器,由采购部门收集、整理和随时提交文控中心归档.

项目电子文件的控制和管理采用“项目文档过程管理系统”和“项目档案管理系统”相结合的办法.在过程文件发生过程中,文控中心进行密切监控,实行严格的电子文件权限管理,把经过验收的成品电子文件及时转入电子档案系统中进行管理,保证电子文件的安全、准确和齐全.

项目文件的归档要求

归档文件应做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续齐备.需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制；用热敏纸形成的需要永久、长期保存的文件归档时应附一份复印件.竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位,真实反映项目竣工验收时的实际情况.且竣工图应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB／T 10609.3-1989)的要求折叠,幅面为A4大小、手风琴式,图面向里,且标题栏显露在右下角.

长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘.当设计、施工文件以只读光盘形式提供时,必须提供一份经责任人员签字确认的原件,并确保光盘内容与纸质文件的一致性.这一点必须高度重视,有的工程项目完工后,专门委托第三方人员对电子文件与纸质文件的一致性进行审查.

项目文件的整理和竣工图的编制

1　项目文件整理组卷原则和方法

项目文件的整理组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系；分类科学,组卷合理；法律性文件手续齐备,符合档案管理的要求.项目管理文件按年度、问题和时间整理组卷,其中施工管理文件按装置、问题、时间整理；商务、采购合同及合同管理文件按年度装置、合同号进行整理,并按招、投、评文件、合同书、合同管理文件综合组卷,如一卷文件太多可分开组卷.勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件,应按装置和专业整理组卷.施工文件以装置或单位工程为基础,按专业组卷.

2　竣工图的编制

(1)质量要求：竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位,真实反映项目竣工验收时的实际情况,做到图实相符、技术数据可靠、签字手续完备、书写材料耐久、应无覆盖现象,符合档案管理的规范.

(2)编制要求：竣工图编制单位应以施工图为基础,依据由设计、施工、监理、调试、建设单位审核确认的“设计变更单”、“工程联系单”等与设计更改有关的文件以及现场验收记录、调试记录编制竣工图,以保证竣工图的准确性.

建设项目文档管理需注意的几个问题

1　正确区别原件与正本

原件,是指最初产生的区别于复印件的原始文件(即是带有文件编制人与各方检查人亲笔签名特征的文件).正本,是有规范格式和生效标志的正式文本(既是指符合规定格式的,盖有责任单位公章的文件).

2　有效保证归档文件的有效性

项目审批等合法性文件为复印件时,应在复印件上注明原件存档处,并由原件存档单位盖章以示证明.

原材料质量证明文件为复印件时,复印件上应盖有供应商的确认章,物资部门应盖验货(入库)检验章.

3　做好可追溯性材料的编制

原材料跟踪记录的编制,主要内容应包括：编号、厂家名称、到货日期、规格、数量、出厂合格证编号、报验单和复试报告编号、领用单位、数量、使用部位等.

设计变更一览表的编制,主要内容应包括：变更单编号、变更原因、变更内容、图号对照、核定单编号、执行情况等.